Recogida de documentación
Portal del cliente o sin portal
Tres formas de que la documentación del trimestre llegue al despacho, comparadas con los criterios que deciden si funciona: la contraseña del cliente, quién la usa de verdad, cuánto cuesta y qué pasa si cambia de programa.
- Si sus clientes ya usan un portal, no lo cambie.
- Si no entran, el problema suele ser la contraseña, no el portal.
- Sin portal no hay cuenta para el cliente: enlace o correo, y archivo en su SharePoint.
- Se pueden combinar: portal para quien lo usa, enlace para el resto.
Comparativa
Tres enfoques, siete criterios
Categorías, no marcas: dentro de cada una hay productos mejores y peores. Los precios citados son públicos y están enlazados al pie.
| Criterio | Portal del programa contableEl que incluye su suite | Portal por suscripciónPlataforma independiente | Sin portal, en su Microsoft 365Lo que yo construyo |
|---|---|---|---|
| Contraseña del cliente | Sí: cada cliente tiene usuario y contraseña, o una app del fabricante. | Normalmente sí: usuario y contraseña, o app propia. Algunos permiten subir por enlace. | No. Enlace de carga individual o respuesta al correo del despacho. El cliente no crea ninguna cuenta. |
| Adopción por el cliente | Buena con clientes acostumbrados a lo digital y cuando el despacho lo exige. Parte de la cartera suele seguir mandando por correo o WhatsApp. | Parecida: depende de que el cliente recuerde entrar. Suelen tener app y avisos propios que ayudan. | El cliente usa lo que ya usa (correo y un enlace). No elimina al cliente que no responde a nada: lo señala con nombre el día 12. |
| Coste | Módulo o usuario dentro de la suite. A menudo no se publica; un distribuidor publica desde 19,50 €/usuario/mes más módulos. | Cuota mensual por tramo de clientes. Un precio público: 29,99 €/mes hasta 50 clientes y 59,99 €/mes hasta 250. | Pago único: 1.290 € para carteras de hasta 150 clientes (490 € si empieza por un solo proceso). Sin licencia nueva sobre su Microsoft 365. Supervisión opcional aparte. |
| Dependencia | Del fabricante de su programa contable, mientras siga con él. | Del proveedor de la plataforma, mientras pague la cuota. | De Microsoft 365, que el despacho ya usa. No depende de mí para seguir funcionando. |
| Dónde viven los documentos | En la nube del fabricante, en las condiciones de su contrato. | En los servidores del proveedor. Conviene revisar su contrato de encargado y la ubicación. | En el SharePoint de su despacho, dentro de su inquilino de Microsoft 365. |
| Si cambia de programa contable | El portal se va con el programa: hay que trasladar documentos y volver a dar de alta a los clientes. | No le afecta, salvo las integraciones con el programa anterior. | No le afecta. Los documentos llegan como PDF a sus carpetas; como mucho se ajusta el criterio de nombrado. |
| Lo que hace mejor | Integración directa con la contabilidad y la comunicación de modelos, en el mismo programa y con el soporte del fabricante. | Está listo en días, trae app móvil y el proveedor lo mantiene y lo mejora sin que usted haga nada. | Se adapta a su proceso y a cualquier programa. A cambio, exige Microsoft 365 Business Standard o superior y alguien que lo construya. |
Precios consultados en septiembre de 2026, sin IVA. El coste a varios años, con sus supuestos, está en Precios · coste a 3 años.
Recomendación
Qué elegiría yo según su despacho
Incluidos los casos en los que no le conviene contratarme.
- Perfil 1
Sus clientes ya entran en el portal de su programa
Si la mayoría sube la documentación sin que nadie la persiga, no lo cambie. Como mucho, automatice los recordatorios alrededor del portal.
Siga con el portal del programa - Perfil 2
Despacho pequeño que quiere algo mañana
Con menos de unos 25 clientes trimestrales, un pago único tarda demasiado en compensar. Una cuota baja y lista en días suele ser más razonable.
Portal por suscripción, o nada todavía - Perfil 3
De 40 a 150 clientes que no entran en portales
Si ya probó un portal y la cartera sigue mandando por correo, o trabaja con varios programas contables, quitar la contraseña es lo que mueve la aguja.
Sin portal, en su Microsoft 365
¿Los portales del cliente funcionan?
Sí, con los clientes que los adoptan. Muchos despachos tienen buena parte de la cartera entrando en el portal de su programa sin problema. La dificultad aparece con el cliente que no recuerda la contraseña o no quiere otra aplicación: ese sigue mandando por correo o WhatsApp, y ahí es donde un circuito sin cuenta ayuda.
¿Puedo tener portal y circuito sin portal a la vez?
Sí. Es una combinación frecuente: los clientes que ya usan el portal siguen con él y los que no, reciben un enlace o responden al correo. El circuito en Microsoft 365 recoge lo que entra por correo y enlace y lo archiva en SharePoint; lo que entra por el portal sigue su camino habitual.
¿Es seguro un enlace de carga sin contraseña?
El enlace es individual por cliente, solo permite subir archivos a su carpeta y no deja ver lo que hay dentro. Los documentos se guardan en el SharePoint del despacho, con el registro de auditoría de Microsoft 365. Si un enlace se filtra, se revoca y se genera otro.
¿Qué necesito tener para la opción sin portal?
Microsoft 365 Business Standard o superior, con SharePoint y Outlook. La recogida funciona con los conectores estándar de Power Automate incluidos en esa suscripción: no hace falta ninguna licencia nueva, salvo que quiera añadir el canal de WhatsApp.
¿Qué pasa si más adelante cambio de programa contable?
La recogida no se entera: los documentos siguen llegando a las mismas carpetas de SharePoint. Solo se revisa el criterio de nombrado si el programa nuevo importa los archivos de otra forma.
Siguiente paso
¿Sus clientes no entran en el portal?
En 30 minutos vemos si un circuito sin contraseña le compensa con su cartera. Si no, se lo digo.
30 minsin costesin seguimiento comercial
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