Custodia documental
Sus documentos, en su despacho. No en el de Vernie Studio.
Todo lo que se construye vive dentro de su Microsoft 365. Aquí se explica qué acceso hace falta, cuánto dura y qué pasa si un día dejan de trabajar juntos.
- Sus documentos no salen de su Microsoft 365. No pasan por servidores propios de Vernie Studio.
- Solo se pide acceso a las carpetas del proceso, no a A3, Sage o Glasof ni a su correo.
- Usted corta el acceso del técnico cuando quiera, desde su panel de Microsoft 365, sin pedirlo.
- Se firma el contrato de encargado (art. 28 RGPD) antes de empezar.
El perímetro
Qué queda dentro y qué queda fuera
Los flujos, los documentos y el buzón están dentro de su Microsoft 365. El responsable técnico está fuera, con una llave temporal que usted puede retirar.
- Dentro: flujos, documentos, buzón y registro de auditoría. Todo a nombre de su despacho.
- Fuera: el responsable técnico. Ese acceso es temporal y su administrador lo retira en un clic.
En una línea
Lo que preguntaría su informático
Respuesta corta primero. Si quiere el detalle técnico, despliéguelo.
¿Dónde se guardan los documentos?
En el SharePoint de su despacho. Nunca en un servidor propio de Vernie Studio.
Detalle: ¿Dónde se guardan los documentos?
La estructura de carpetas (cliente, trimestre, modelo) se crea en el sitio de SharePoint que ya tiene, o en uno nuevo bajo su inquilino. En ambos casos el propietario del almacenamiento es su despacho, no Vernie Studio. No hay copias en ninguna nube externa ni en sistemas intermediarios.
¿Qué permisos necesita?
Lectura y escritura en las carpetas del proceso. Nada más.
Detalle: ¿Qué permisos necesita?
No pido acceso a su programa contable, a sus bases de datos históricas, a su correo general ni a carpetas fuera del alcance acordado por escrito. Los flujos corren con una cuenta de servicio del despacho, auditada por Microsoft Entra ID.
¿Cuánto tiempo tiene acceso?
Durante la implantación y el soporte acordado. Fuera de eso, ninguno activo.
Detalle: ¿Cuánto tiempo tiene acceso?
Fuera de esas ventanas los flujos funcionan solos con la cuenta de servicio del despacho. Si contrata la Guardia de Cierre, el acceso activo se limita a los días 10 a 20 de cada mes de cierre.
¿Y si dejamos de trabajar juntos?
Revoca el acceso del técnico. Los archivos y los flujos se quedan donde están.
Detalle: ¿Y si dejamos de trabajar juntos?
No hay datos en servidores propios de Vernie Studio que haya que pedir o borrar: nunca los hubo. Los flujos de Power Automate siguen en su inquilino y puede mantenerlos, cambiarlos o borrarlos sin depender de ninguna licencia propia de Vernie Studio.
¿Queda registro de lo que se hace?
Sí: el registro de auditoría de Microsoft 365 y el historial de cada flujo.
Detalle: ¿Queda registro de lo que se hace?
Su administrador puede ver qué archivo se subió, quién lo movió y cuándo. Cada ejecución de un flujo deja fecha, hora, resultado y los datos de entrada y salida de cada paso, en su propio panel de Power Automate.
¿Qué pasa si un archivo no se puede validar?
Va a una carpeta de revisión y se avisa a su equipo. No se descarta en silencio.
Detalle: ¿Qué pasa si un archivo no se puede validar?
Si un archivo llega ilegible, en un formato no reconocido o no corresponde a ningún cliente, se deposita en «_pendiente_revision», se envía un aviso al correo interno del despacho con el motivo y queda en el historial. Su equipo decide qué hacer con él.
Artículo 28 RGPD
Usted es el responsable. Vernie Studio, el encargado.
Contrato de encargado de tratamiento
- Finalidad y duración
- Naturaleza del tratamiento y tipo de datos
- Obligaciones de ambas partes
- Cláusulas que exige el RGPD
Se firma antes de empezar · plantilla disponible bajo petición
Antes de empezar se firma un contrato de encargo de tratamiento. Si quiere leerlo antes de la llamada, pida la plantilla y se envía.
Dos tratamientos que conviene no mezclar
Los documentos de sus clientes (facturas, nóminas, modelos) se quedan en su Microsoft 365. No se copian a servidores propios de Vernie Studio ni se ceden a terceros, así que no hay transferencia internacional de esos datos. Tampoco se subcontrata el acceso a su entorno sin avisarle y tener su consentimiento.
Este sitio web es otra cosa. Lo que escribe en el formulario de contacto (nombre, datos de contacto y mensaje) se trata con Vercel Inc. (alojamiento) y Resend Inc. (envío de correo), con servidores en Estados Unidos, al amparo de cláusulas contractuales tipo y del marco de adecuación aplicable. Está detallado en la política de privacidad.
Los documentos de sus clientes nunca entran en ese segundo circuito.
Siguiente paso
¿Le queda alguna duda técnica?
Se la resuelvo en 30 minutos, con su informático delante si quiere, antes de firmar nada.
30 minsin costesin seguimiento comercial
¿Todavía no?
Pruebe una demostración
Toque el circuito con datos ficticios. Sin registro ni formulario.
Probar la demo (2 min)Calcule cuánto le cuesta hoy
Con sus propios datos, en 2 minutos. Sin cifras inventadas.
Calcular mis horas