Herramientas de automatización
Power Automate, n8n o Make para un despacho
Las tres automatizan bien. Lo que las separa en una asesoría es otra cosa: dónde pasan los documentos de sus clientes, qué contrato de encargado firma, quién puede mantenerlo y cuánto paga cada año.
- Documentos en Microsoft 365: Power Automate, sin añadir un encargado nuevo.
- Técnico propio y control total: n8n autoalojado.
- Casi todo fuera de Microsoft: Make conecta mucho y rápido.
- Con n8n o Make, revise zona de alojamiento y subencargados.
Comparativa
Siete criterios que importan en un despacho
No es una comparativa de funciones: las tres tienen de sobra para reclamar y archivar documentación.
| Criterio | Power AutomateMicrosoft, dentro de su Microsoft 365 | n8nEn su nube o en un servidor propio | MakePlataforma en la nube |
|---|---|---|---|
| Dónde se ejecuta y dónde pasan los datos | En el inquilino de Microsoft 365 del despacho. Power Platform está dentro del Límite de Datos de la UE de Microsoft [8]. | n8n Cloud: servidores en Fráncfort (Alemania) [1]. Autoalojado: donde usted lo instale. | Nube de Make, con zonas en la UE (eu1, eu2) y en EE. UU. (us1, us2) [4]. Conviene comprobar en qué zona está su organización. |
| Licencias | Los conectores estándar vienen con Microsoft 365 [7]. Los premium piden Power Automate Premium: 13 €/usuario/mes con pago anual [6]. | Cloud desde 20 €/mes (2.500 ejecuciones) o 50 €/mes (10.000), con pago anual [1]. La edición Community autoalojada es gratuita; el servidor, no. | Plan gratuito de 1.000 créditos; de pago desde 12 $/mes (10.000 créditos). Cada acción de un módulo consume un crédito [2]. |
| Conectores con Microsoft 365 | Nativos: Outlook, SharePoint, OneDrive, Teams, Forms, Excel y Lists, con la cuenta del propio despacho. | Tiene nodos de Outlook, OneDrive, SharePoint y Excel. En autoalojado hay que registrar una aplicación en Microsoft Entra; en cuentas de empresa puede hacer falta el consentimiento del administrador [9]. | Tiene módulos de Microsoft 365. La conexión se autoriza con la cuenta del despacho y puede requerir consentimiento del administrador. |
| RGPD: encargados del tratamiento | Microsoft ya es su encargado por el contrato de Microsoft 365. No se añade un proveedor nuevo por usar Power Automate. | Se añade n8n como encargado (ofrece un contrato de encargado ya firmado [5]) y sus subencargados. En autoalojado, el encargado es quien le aloje el servidor. | Se añade Make como encargado, con su contrato y su lista de subencargados [3]. |
| RGPD: transferencias fuera del EEE | Compromiso de almacenar y tratar en la UE y la AELC para los servicios incluidos en el límite [8]. | Cloud aloja en la UE [1]. Revise los subencargados de su centro de confianza. | Su matriz, Celonis Inc., está adherida al Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU.; para subencargados fuera del EEE declara cláusulas contractuales tipo [3]. |
| Mantenimiento | Microsoft mantiene la plataforma. Usted (o su técnico) revisa los flujos cuando cambia un buzón, una carpeta o un conector. | Cloud: lo mantiene n8n. Autoalojado: actualizaciones, copias de seguridad y seguridad del servidor corren de su cuenta. | Lo mantiene Make. Los escenarios se revisan cuando cambia la API de alguna aplicación conectada. |
| Quién lo puede tocar | Cualquier técnico de Power Platform, y hay muchos partners de Microsoft en España. Los flujos se ven en el portal del propio despacho. | Perfiles técnicos, cómodos con JSON y algo de JavaScript. Menos habitual entre los proveedores de informática de un despacho. | Muy extendido entre agencias. Visual y rápido de aprender, aunque la cuenta suele quedar a nombre de quien lo monta si no se pide lo contrario. |
Precios sin IVA y con pago anual cuando la web lo indica así. Los números entre corchetes remiten a las fuentes del pie. Esto no es asesoramiento jurídico: la valoración de un encargado corresponde a su despacho.
Cuándo elegir cada una
La herramienta depende de dónde está su trabajo
Si me pregunta por un caso que encaja mejor en n8n o Make, se lo diré.
- Elija Power Automate
Si los documentos ya viven en su Microsoft 365
Correo, SharePoint y Teams del despacho. Es lo que menos cambia en su RGPD y lo que más técnicos pueden mantener.
- Elija n8n
Si tiene un técnico propio y quiere control total
Autoalojarlo le da control sobre dónde está todo, a cambio de mantener un servidor. Muy flexible con IA y APIs.
- Elija Make
Si casi todo está fuera de Microsoft
Si trabaja sobre todo con aplicaciones en la nube de terceros, Make conecta muchas con rapidez y tiene un plan gratuito para probar.
¿Por qué usted trabaja con Power Automate y no con n8n o Make?
Porque mis clientes son despachos que ya tienen su correo y sus documentos en Microsoft 365. Construir ahí evita sacar documentos de clientes a otra plataforma, evita añadir un encargado del tratamiento nuevo y deja los flujos en manos de un perfil técnico muy común. Es un sesgo: vendo Power Automate. Por eso esta página dice también cuándo no conviene.
¿Power Automate viene incluido en mi Microsoft 365?
La parte con conectores estándar, sí: Outlook, SharePoint, OneDrive, Teams, Forms o Excel. Los conectores premium, las llamadas HTTP y la automatización de escritorio desatendida piden una licencia de pago. Power Automate Premium cuesta 13 €/usuario/mes con pago anual según la página de precios de Microsoft.
¿Usar n8n o Make incumple el RGPD?
No por sí mismo. Ambos ofrecen contrato de encargado del tratamiento. Lo que cambia es el trabajo del despacho: añadir el proveedor y sus subencargados al registro de actividades, revisar dónde se alojan los datos y, si hay transferencias fuera del EEE, con qué garantías se hacen.
¿n8n autoalojado es gratis?
La edición Community no tiene coste de licencia. Sí lo tienen el servidor, las copias de seguridad, las actualizaciones y el tiempo de quien lo mantiene. Para un despacho sin técnico propio, ese coste suele ser mayor que el de la licencia.
¿Puedo migrar luego de una plataforma a otra?
No hay un exportador entre ellas: un flujo de Make o n8n se reconstruye en Power Automate y al revés. Lo que sí se conserva es la lógica documentada del proceso, que es lo que más tiempo lleva.
Siguiente paso
¿Lo quiere dentro de su Microsoft 365?
En 30 minutos le digo qué proceso cabe en 7 días con Power Automate y qué licencias necesitaría.
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Fuentes
- n8n · precios y alojamiento de n8n Cloud
- Make · precios y créditos
- Make · privacidad y RGPD
- Make · zonas y direcciones IP
- n8n · contrato de encargado del tratamiento
- Microsoft · precios de Power Automate
- Microsoft Learn · tipos de licencia de Power Automate
- Microsoft Learn · Límite de Datos de la UE
- n8n Docs · credenciales de Microsoft