Cómo trabajamos
Un proceso suyo, funcionando en siete días
Vernie Studio implanta el sistema por fases, empezando por donde más aprieta: la primera semana deja la recepción y la reclamación de documentación funcionando con un piloto de clientes reales. Sin cambiar de programa y sin parar el despacho.
30 minsin costesin seguimiento comercial
- Treinta días, un sistema. 5.000 € de implantación; la primera semana ya trabaja.
- Su equipo pone unas 2–3 horas en total. El resto lo hace Vernie Studio.
- Todo vive en su Microsoft 365. A3, Sage o Glasof no se tocan.
- Garantía firmada como anexo del contrato. Funciona o seguimos trabajando gratis.
Implantación · la primera semana
Qué pasa cada día
Tres columnas por día: lo que se le pide, lo que hace Vernie Studio y lo que usted recibe. Sin letra pequeña.
Antes de empezar
Llamada de 30 minutos
Usted cuenta tres cosas que le roban tiempo. Vernie Studio le dice cuál cabe en siete días, o que ninguna.
- Usted
- Contar cómo se hace hoy. No hace falta preparar nada.
- Vernie Studio
- Decirle qué proceso encaja y por qué, con precio cerrado.
- Recibe
- Una propuesta por escrito, o un «no le compensa».
Día 1
Acceso y mapa del proceso
Su administrador da un acceso limitado. Se deja por escrito cómo se hace hoy y cuánto tarda cada paso.
- Usted
- Unos 30–60 min de quien administre su Microsoft 365, y la lista de clientes implicados.
- Vernie Studio
- Medir el proceso actual y fijar por escrito qué tiene que pasar el día 7 para darlo por entregado.
- Recibe
- El mapa del proceso, con minutos por paso. Es suyo aunque paremos aquí.
Si algo no sale como se espera
Si sus carpetas históricas no siguen un criterio, no se migran: se prepara una estructura nueva para el ejercicio en curso y el histórico se queda como está.
Días 2–5
Construcción
Se monta el flujo en su propio inquilino. Ningún documento sale de su entorno.
- Usted
- Nada, salvo leer una nota diaria de dos líneas.
- Vernie Studio
- Construir el flujo con conectores estándar y redactar los avisos con el tono de su despacho.
- Recibe
- Una nota diaria con lo hecho y lo que falta.
Día 6
Prueba con tres clientes reales
Nada de datos de ejemplo: aquí aparecen los casos raros y se ajusta el tono.
- Usted
- Elegir tres clientes de confianza y revisar los textos (unos 30 min).
- Vernie Studio
- Lanzar la prueba, vigilarla y corregir lo que salga.
- Recibe
- Tres casos reales resueltos con el flujo.
Si algo no sale como se espera
Si un cliente manda una foto ilegible o un archivo dañado, el flujo no lo da por bueno: le pide otra copia y lo deja marcado para revisión.
Día 7
Entrega, formación y factura
Una hora de formación, la documentación y las credenciales. La factura se emite este día, no antes.
- Usted
- Una hora con quien vaya a usarlo.
- Vernie Studio
- Entregar el flujo a su nombre, con la documentación técnica.
- Recibe
- El flujo funcionando, la formación grabada y 60 días de ajustes menores sin coste.
El mapa del día 1 es la línea base: horas reales antes de automatizar. Sin ella no se puede demostrar ningún ahorro después, y en Vernie Studio se prefiere demostrarlo siempre con las cifras de su despacho.
- Primer Flujo
- 490 €
- 7 días
- se paga al entregar
- si no funciona, no se paga
Si el día 7 el flujo no está funcionando con sus clientes reales, no hay factura. Se queda igualmente con el mapa del proceso.
Un ejemplo: Cierre sin Perseguir
El mismo trimestre, antes y después
Es el proceso por el que conviene empezar. Las cifras son las de su ficha, con el supuesto a la vista.
Hoy
- Cuándo sabe quién faltaDía 19Lo descubre al preparar los modelos, con el plazo encima.
- Tiempo reclamando10 a 18 h/mesDe personal cualificado, pidiendo y volviendo a pedir.
- Dónde llega cada documentoCorreo, WhatsApp, papel y una carpeta que nadie sabe quién tocó.
- Su programa contableA3, Sage o Glasof.
Con el circuito
- Cuándo sabe quién faltaDía 12Recibe la lista con nombres y apellidos; el día 15, la lista corta.
- Tiempo reclamando3 avisosAvisos los días 1, 7 y 12 que se paran solos cuando el cliente entrega.
- Dónde llega cada documentoEn la carpeta del cliente, en su SharePoint, con un nombre único.
- Su programa contableEl mismo. No se toca.
Supuesto de la ficha: cartera de 80 clientes trimestrales y coste-hora de 17 €; entre un 20 % y un 30 % de la reclamación sigue siendo manual. Ver el supuesto completo · Calcularlo con mis datos
Las cuatro semanas
De la primera semana al acta de puesta en marcha
La primera semana deja la recepción y la reclamación funcionando. Las semanas 2 a 4 completan la matriz documental, el panel, la formación y el acta de puesta en marcha que activa la garantía.
- Semana 1Recepción y reclamaciónLa documentación entra y se persigue sola
- Semanas 2–3Matriz y panelLas reglas del despacho, comprobadas sin nadie
- Semana 4Formación y actaSu equipo formado; la garantía, activada
Cuando algo se complica
Lo que suele preguntar un titular
¿Quién atiende si algo falla un día 19?
Con la Guardia de Cierre, el responsable técnico, por teléfono y antes de que usted lo note.
Detalle: ¿Quién atiende si algo falla un día 19?
Con la Guardia de Cierre (190 €/mes, sin permanencia) las alertas de los flujos llegan primero al responsable técnico y, del día 10 al 20 de cada mes de cierre, tiene línea telefónica directa con él. Sin la Guardia, el flujo le avisa a usted y el soporte es por correo, con respuesta en 24 horas laborables.
¿Y si el responsable técnico no está disponible ese día?
Los flujos siguen funcionando: corren en su Microsoft 365, no en el equipo de Vernie Studio.
Detalle: ¿Y si el responsable técnico no está disponible ese día?
Lo que se para si el responsable técnico no está son los cambios, no la operativa. Los avisos salen a su hora y los documentos se archivan igual. Las vacaciones de Vernie Studio nunca caen entre el día 10 y el 20 de un mes de cierre, y se avisan por escrito con antelación.
¿Qué pasa cuando entra un cliente nuevo?
Se añade una fila en su lista de SharePoint y el flujo lo incorpora.
Detalle: ¿Qué pasa cuando entra un cliente nuevo?
Secretaría rellena NIF, nombre, teléfono y correo en la lista de clientes. El flujo crea sus carpetas y lo incluye en la siguiente campaña, sin llamar ni pagar nada más.
¿Tengo que cambiar de programa contable?
No. El flujo trabaja antes de A3, Sage o Glasof, sin entrar en su base de datos.
Detalle: ¿Tengo que cambiar de programa contable?
El flujo deja la documentación ordenada en las carpetas que su equipo ya usa. Su programa sigue exactamente igual, con su histórico intacto.
¿Y después de la primera semana?
Las semanas 2 a 4 completan la matriz, el panel y la formación; la Guardia lo mantiene después.
Detalle: ¿Y después de la primera semana?
El sistema completo queda implantado en 30 días, con acta de puesta en marcha que activa la garantía. La Guardia (390 €/mes) lo mantiene vigilado los seis primeros meses; nóminas, onboarding e integraciones se presupuestan aparte, nunca por debajo del sistema base.
- Primer Flujo
- 490 €
- 7 días
- se paga al entregar
- si no funciona, no se paga
Siguiente paso
¿Listo para hablar?
En 30 minutos se le dice qué proceso cabe en 7 días y cuánto cuesta, o que no le compensa.
30 minsin costesin seguimiento comercial
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