Recogida de documentación de clientes para asesorías · Cierre sin PerseguirEs día 18 y le falta la documentación de media cartera
La documentación del trimestre llega sola, antes del día 15.
- Para quién: Despachos con cartera consolidada, a partir de unos 40 clientes con obligación trimestral.
- 1.290 € · 3 semanas. 645 € al empezar y 645 € cuando el flujo ha funcionado con sus clientes durante un cierre completo.
- 2.ª mitad: tras funcionar. Sin licencias nuevas de Microsoft.
Lo que cuesta hoy
Lo que cuesta no empezar
Hoy
- Día del calendarioDía 18Falta la documentación de media cartera.
- ReclamarAlguien repite la misma frase cuarenta veces al teléfono.
- Canales4 canalesCorreos, un WhatsApp con una foto torcida y una carpeta compartida.
Con el circuito
- Día del calendarioDía 15Recibe la lista corta de quién queda.
- ReclamarAvisos los días 1, 7 y 12, que se paran solos al entregar.
- CanalesUn enlace por cliente, sin contraseña, y todo archivado en su carpeta.
10–18 h/mes
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El calendario dice día 18. La lista de clientes que han enviado todo cabe en media pantalla. Alguien del equipo lleva dos días al teléfono repitiendo la misma frase cuarenta veces, y las respuestas llegan por cuatro canales distintos: dos correos, un WhatsApp con una foto torcida y una carpeta compartida que nadie sabe quién actualizó.
Ese trabajo no se factura a nadie. Son entre diez y dieciocho horas al mes de personal cualificado dedicadas a pedir, ordenar y volver a pedir.
Cómo funciona
El circuito, paso a paso
Paso 1
Un canal por cliente, sin contraseñas
Cada cliente recibe su propio enlace de carga.
Detalle: Un canal por cliente, sin contraseñas
No hay usuario, ni contraseña, ni aplicación que instalar: es el motivo número uno por el que fracasan los portales del cliente. Si prefiere seguir recibiendo por correo, el buzón también entra en el circuito.
Paso 2
La escalera de recordatorios
Aviso amable el día 1 del periodo de recogida, recordatorio el 7, aviso nominal con lo que falta exactamente el 12, y el día 15 el asesor recibe la lista corta de quién queda.
Detalle: La escalera de recordatorios
La escalera se para sola en cuanto el cliente entrega.
Paso 3
Clasificación y archivo
Lo que entra se convierte a PDF, se renombra con un criterio único y se archiva en la estructura de carpetas que ya usa su despacho, por cliente, ejercicio y trimestre.
Detalle: Clasificación y archivo
Si un documento llega ilegible o incompleto, se avisa al cliente en el momento, no tres semanas después.
Paso 4
Panel de estado de cartera
Una sola pantalla en Microsoft Lists con el estado de todos los clientes: entregado, parcial, pendiente, avisado.
Detalle: Panel de estado de cartera
Quien entra por la mañana ve en diez segundos dónde está el trimestre.
Paso 5
El asesor valida
El sistema propone la clasificación; nadie contabiliza nada de forma automática.
Detalle: El asesor valida
La última palabra sobre qué es cada documento sigue siendo del profesional, siempre.
Qué recibe
Todo queda a su nombre
- Enlace de carga individual para cada cliente de la cartera
- Escalera de recordatorios de cuatro peldaños, con los textos redactados y revisados con usted
- Estructura de carpetas normalizada en SharePoint, con el criterio de nombrado documentado
- Panel de estado de cartera en Microsoft Lists
- Validación automática de legibilidad y aviso de documento incompleto
- Formación de una hora al equipo contable y documentación del flujo
Licencias: ninguna nueva
Funciona con los conectores estándar incluidos en su Microsoft 365: cero licencias nuevas. Solo si quiere añadir el canal de WhatsApp hace falta una licencia Power Automate Premium (13 €/usuario/mes, una para todo el despacho) y el coste por mensaje que Meta le factura a usted directamente.
Para quién es
- Despachos con cartera consolidada, a partir de unos 40 clientes con obligación trimestral
- Equipos donde la reclamación la hace alguien que debería estar contabilizando
- Despachos que ya intentaron un portal del cliente y los clientes no entraron
Para quién no
- Con menos de 25 clientes trimestrales el retorno tarda demasiado. Se le dirá en la llamada en lugar de venderle el producto.
Esto lo lleva una sola persona
Lo primero que conviene preguntar
¿Qué pasa si se pone usted enfermo un día 18 de cierre?
Los flujos siguen solos en su Microsoft 365. Solo se paran los cambios, y le aviso ese día.
Respuesta completa: ¿Qué pasa si se pone usted enfermo un día 18 de cierre?
Los flujos se ejecutan solos dentro de su Microsoft 365: un cierre no se para porque el responsable técnico esté de baja. Lo que se para son los cambios, y se avisa el mismo día. No hay suplente y no se finge que lo hay.
¿Cuánta gente hay detrás de Vernie Studio realmente?
Una: Gerardo. Quien le coge el teléfono es quien construye el flujo.
Respuesta completa: ¿Cuánta gente hay detrás de Vernie Studio realmente?
Una persona: Gerardo Gutiérrez Palenzuela. Sin comerciales, sin becarios y sin desarrollo subcontratado. Quien le coge el teléfono es quien construye el flujo y quien responde si falla.
¿A cuántos despachos puede atender a la vez sin que el servicio se degrade?
Los que puedan empezar con fecha cierta: cada encargo se acepta con fecha de inicio por escrito.
Respuesta completa: ¿A cuántos despachos puede atender a la vez sin que el servicio se degrade?
Los que puedan empezar con fecha cierta: cada encargo se acepta con fecha de inicio por escrito, y la ventana del 10 al 20 queda reservada a la supervisión de los sistemas instalados.
¿Qué pasa con mis flujos si usted desaparece de un día para otro?
Siguen funcionando: viven en su Microsoft 365, a su nombre. Retira mi acceso y nada se para.
Respuesta completa: ¿Qué pasa con mis flujos si usted desaparece de un día para otro?
Siguen funcionando. Viven en el Microsoft 365 de su despacho, a nombre de su organización y sin ninguna pieza alojada en infraestructura propia de Vernie Studio. Su administrador revoca el acceso del técnico y no se para nada.
Simulación con datos ficticios
Véalo antes de hablar con nadie
Sin formulario, sin registro y sin que nadie le llame después.
SimulaciónDatos ficticios: ningún nombre, NIF ni importe es real.
Recogida del trimestre, cliente a cliente
Cartera de ejemplo de ocho clientes con IVA trimestral. Avance los días y compare el circuito automatizado con la reclamación a mano.
Paso 1 de 5
Día 1 Se abre la recogida del trimestre
Cada cliente recibe su enlace de carga personal. Sin usuario, sin contraseña, sin aplicación.
0 de 8 clientes · documentación completa
| Cliente y obligación | Estado |
|---|---|
| Talleres Ruivo, S.L.U.IVA trimestral · 12 facturas de media | Avisado |
| Clínica Dental MarfilIVA trimestral · exención parcial | Avisado |
| Reformas Aldabra, S.L.IVA trimestral · inversión del sujeto pasivo | Avisado |
| Panadería La Espiga, S.L.IVA trimestral · tipos mixtos | Avisado |
| Cervecería El FondeaderoIVA trimestral · alto volumen de tickets | Avisado |
| Gestoría Náutica BahíaIVA trimestral · operaciones intracomunitarias | Avisado |
| Tomás BerenguerAutónomo · estimación directa | Avisado |
| Isabel CañeteAutónoma · módulos | Avisado |
- Pendientetodavía no se le ha pedido o no se sabe nada
- Avisado o incompletose le ha pedido y se espera respuesta
- Completoentregado o cerrado, no hay que hacer nada
- Requiere llamadauna persona tiene que intervenir
Lo que ha hecho el circuito · Día 1
- 08:00Enviados 8 avisos de apertura con enlace individual
- 08:00Panel de cartera inicializado para el trimestre
Balance hasta día 1
| Hoy, a mano | Con el circuito | |
|---|---|---|
| Documentación completa | 0 de 8 | 0 de 8 |
| Requieren llamada | 0 | 0 |
Supuesto: ejemplo ficticio de 8 clientes. El tiempo es una estimación del trabajo de reclamar y comprobar (llamadas, correos, revisar buzones), no del trabajo técnico. En su despacho dependerá de su volumen.
Fíjese en esto. Fíjese en el día 12: el circuito ya sabe quién falta con nombre y apellidos; a mano, todavía no.
Ver esto con mi cartera- Primer Flujo
- 490 €
- 7 días
- se paga al entregar
- si no funciona, no se paga
Si el día 7 el flujo no está funcionando con sus clientes reales, no hay factura. Se queda igualmente con el mapa del proceso.
Preguntas
Lo que suelen preguntar antes de contratar
¿Mis clientes tienen que aprender a usar algo nuevo?
No. Reciben un correo con un enlace, pulsan, sueltan los archivos y ya está. Sin registro, sin contraseña y sin aplicación. Ese es exactamente el motivo por el que funciona donde fallan los portales del cliente.
¿Hay que cambiar de programa contable?
No se toca. Cierre sin Perseguir trabaja por encima de A3, Sage Despachos, Glasof, ContaSOL, Holded o el que use, sin entrar en su base de datos. Lo que hace es que la documentación llegue ordenada y completa hasta la puerta de ese programa.
¿Y el cliente que no contesta a nada?
Sigue sin contestar. La automatización no cambia a las personas: lo que hace es que el día 12 usted sepa con nombres y apellidos quiénes son los seis que faltan, en lugar de descubrirlo el día 19. La llamada humana a esos seis sigue haciéndola alguien del despacho.
¿Dónde se guardan los documentos de mis clientes?
En el SharePoint de su propio inquilino de Microsoft 365. No pasan por ningún servidor de Vernie Studio, no se copian a ningún sitio y no salen de su entorno. Si mañana deja de trabajar con Vernie Studio, todo sigue donde está.
¿Cuánto tiempo tiene que dedicarle mi equipo durante la implantación?
Entre tres y cinco horas repartidas en tres semanas: una sesión para revisar los textos de los avisos, una para validar la estructura de carpetas y la hora de formación final. El resto del trabajo es de Vernie Studio.
¿Qué pasa si un flujo se cae un día 18?
Con el producto solo, usted recibe una alerta y escribe a Vernie Studio. Con la Guardia de Cierre contratada, la alerta llega primero a Vernie Studio y el equipo técnico actúa sin que tenga que avisar nadie. Por eso existe ese producto y por eso no va incluido: se prefiere cobrarlo aparte y que decida usted.
Siguiente paso, si le convence
Funciona bien junto a estos productos
Cómo se hace esto por dentro
- SharePoint para asesorías: cómo estructurar sitios, bibliotecas y carpetas por cliente y ejercicio 12 min de lectura
- Portal del cliente para una asesoría: las tres opciones, cuándo funciona cada una y cómo montarlo sin portal 11 min de lectura
- Cómo pedir la documentación a los clientes de forma automática, sin perseguir a nadie por WhatsApp 13 min de lectura
Siguiente paso
Empecemos por una llamada de 30 minutos
1.290 € · 3 semanas · 50 / 50. Si su caso no encaja, se lo digo en esa llamada.
30 minsin costesin seguimiento comercial
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