Cierre sin Perseguir
Es día 18 y le falta la documentación de media cartera
La documentación del trimestre llega sola, antes del día 15.
El calendario dice día 18. La lista de clientes que han enviado todo cabe en media pantalla. Alguien del equipo lleva dos días al teléfono repitiendo la misma frase cuarenta veces, y las respuestas llegan por cuatro canales distintos: dos correos, un WhatsApp con una foto torcida y una carpeta compartida que nadie sabe quién actualizó.
Lo que cuesta hoy
Ese trabajo no se factura a nadie. Son entre diez y dieciocho horas al mes de personal cualificado dedicadas a pedir, ordenar y volver a pedir.
Retorno estimado
- Horas al mes
- 10 a 18 h
- Valor liberado
- 170 a 306 €
- Se paga en
- 5 a 8 meses
Estimación propia sobre una cartera de 80 clientes trimestrales y un coste-hora de 17 € (Convenio de Oficinas y Despachos de Madrid 2026 más 66 % de coste de empresa). Supone que entre un 20 % y un 30 % de la reclamación sigue siendo manual: siempre queda el cliente que no responde a nada.
Véalo antes de hablar con nadie
Una simulación del circuito con datos ficticios. Sin formulario, sin registro y sin que nadie le llame después.
Recogida del trimestre, cliente a cliente
Cartera de ejemplo de ocho clientes con IVA trimestral. Avance los días y compare el circuito automatizado con la reclamación a mano.
Se abre la recogida del trimestre
Cada cliente recibe su enlace de carga personal. Sin usuario, sin contraseña, sin aplicación.
Cliente · Estado
- Talleres Ruivo, S.L.U.IVA trimestral · 12 facturas de mediaAvisado
- Clínica Dental MarfilIVA trimestral · exención parcialAvisado
- Reformas Aldabra, S.L.IVA trimestral · inversión del sujeto pasivoAvisado
- Panadería La Espiga, S.L.IVA trimestral · tipos mixtosAvisado
- Cervecería El FondeaderoIVA trimestral · alto volumen de ticketsAvisado
- Gestoría Náutica BahíaIVA trimestral · operaciones intracomunitariasAvisado
- Tomás BerenguerAutónomo · estimación directaAvisado
- Isabel CañeteAutónoma · módulosAvisado
Registro de actividad
- 08:00 · Enviados 8 avisos de apertura con enlace individual
- 08:00 · Panel de cartera inicializado para el trimestre
Fíjese en el día 12: el circuito ya sabe quién falta con nombre y apellidos; a mano, todavía no.
Ver Cierre sin PerseguirCómo funciona
Un canal por cliente, sin contraseñas
Cada cliente recibe su propio enlace de carga. No hay usuario, ni contraseña, ni aplicación que instalar: es el motivo número uno por el que fracasan los portales del cliente. Si prefiere seguir recibiendo por correo, el buzón también entra en el circuito.
La escalera de recordatorios
Aviso amable el día 1 del periodo de recogida, recordatorio el 7, aviso nominal con lo que falta exactamente el 12, y el día 15 el asesor recibe la lista corta de quién queda. La escalera se para sola en cuanto el cliente entrega.
Clasificación y archivo
Lo que entra se convierte a PDF, se renombra con un criterio único y se archiva en la estructura de carpetas que ya usa su despacho, por cliente, ejercicio y trimestre. Si un documento llega ilegible o incompleto, se avisa al cliente en el momento, no tres semanas después.
Panel de estado de cartera
Una sola pantalla en Microsoft Lists con el estado de todos los clientes: entregado, parcial, pendiente, avisado. Quien entra por la mañana ve en diez segundos dónde está el trimestre.
El asesor valida
El sistema propone la clasificación; nadie contabiliza nada de forma automática. La última palabra sobre qué es cada documento sigue siendo del profesional, siempre.
Qué recibe exactamente
- Enlace de carga individual para cada cliente de la cartera
- Escalera de recordatorios de cuatro peldaños, con los textos redactados y revisados con usted
- Estructura de carpetas normalizada en SharePoint, con el criterio de nombrado documentado
- Panel de estado de cartera en Microsoft Lists
- Validación automática de legibilidad y aviso de documento incompleto
- Formación de una hora al equipo contable y documentación del flujo
Para quién es
- Despachos con cartera consolidada, a partir de unos 40 clientes con obligación trimestral
- Equipos donde la reclamación la hace alguien que debería estar contabilizando
- Despachos que ya intentaron un portal del cliente y los clientes no entraron
Para quién no
Con menos de 25 clientes trimestrales el retorno tarda demasiado. Se lo diremos en la llamada en lugar de venderle el producto.
Licencias: ninguna nueva
Funciona con los conectores estándar incluidos en su Microsoft 365: cero licencias nuevas. Solo si quiere añadir el canal de WhatsApp hace falta una licencia Power Automate Premium (13 €/usuario/mes, una para todo el despacho) y el coste por mensaje que Meta le factura a usted directamente.
Lo que suelen preguntar antes de contratar
¿Mis clientes tienen que aprender a usar algo nuevo?
No. Reciben un correo con un enlace, pulsan, sueltan los archivos y ya está. Sin registro, sin contraseña y sin aplicación. Ese es exactamente el motivo por el que funciona donde fallan los portales del cliente.
¿Hay que cambiar de programa contable?
No se toca. Cierre sin Perseguir trabaja por encima de A3, Sage Despachos, Glasof, ContaSOL, Holded o el que use, sin entrar en su base de datos. Lo que hace es que la documentación llegue ordenada y completa hasta la puerta de ese programa.
¿Y el cliente que no contesta a nada?
Sigue sin contestar. La automatización no cambia a las personas: lo que hace es que el día 12 usted sepa con nombres y apellidos quiénes son los seis que faltan, en lugar de descubrirlo el día 19. La llamada humana a esos seis sigue haciéndola alguien del despacho.
¿Dónde se guardan los documentos de mis clientes?
En el SharePoint de su propio inquilino de Microsoft 365. No pasan por ningún servidor nuestro, no se copian a ningún sitio y no salen de su entorno. Si mañana deja de trabajar con nosotros, todo sigue donde está.
¿Cuánto tiempo tiene que dedicarle mi equipo durante la implantación?
Entre tres y cinco horas repartidas en tres semanas: una sesión para revisar los textos de los avisos, una para validar la estructura de carpetas y la hora de formación final. El resto del trabajo es nuestro.
¿Qué pasa si un flujo se cae un día 18?
Con el producto solo, usted recibe una alerta y nos escribe. Con la Guardia de Cierre contratada, la alerta nos llega a nosotros primero y actuamos sin que tenga que avisarnos. Por eso existe ese producto y por eso no va incluido: preferimos cobrarlo aparte y que decida usted.
Funciona bien junto a
Cómo se hace esto por dentro
Antes de seguir: esto lo lleva una sola persona
Un estudio pequeño que trabaja por las tardes. Es lo primero que conviene preguntar y estas son las respuestas, con el mecanismo que las sostiene.
- ¿Qué pasa si se pone usted enfermo un día 18 de cierre?
- Los flujos se ejecutan solos dentro de su Microsoft 365: un cierre no se para porque yo esté de baja. Lo que se para son los cambios, y se lo digo el mismo día. No hay suplente y no voy a fingir que lo hay.
- ¿Cuánta gente hay detrás de Vernie Studio realmente?
- Una persona: Gerardo Gutiérrez Palenzuela. Sin comerciales, sin becarios y sin desarrollo subcontratado. Quien le coge el teléfono es quien construye el flujo y quien responde si falla.
- ¿A cuántos despachos puede atender a la vez sin que el servicio se degrade?
- Dos implantaciones abiertas a la vez como máximo, y la supervisión mensual tiene cupo porque la ventana del 10 al 20 es la misma para todos. Si está lleno, se le da fecha de inicio antes de aceptar el encargo.
- ¿Qué pasa con mis flujos si usted desaparece de un día para otro?
- Siguen funcionando. Viven en el Microsoft 365 de su despacho, a nombre de su organización y sin ninguna pieza alojada en infraestructura mía. Su administrador revoca mi acceso y no se para nada.
1.290 € · 3 semanas
Pago aplazado 50/50: la segunda mitad se factura después de un cierre real con su cartera, no al terminar la instalación.
Antes de contratar nada hay una llamada de 30 minutos sin coste. Si su caso no encaja, se lo diremos ahí y no habrá seguimiento comercial.