Bandeja Cero
Alguien de su equipo lleva ocho años picando facturas a mano
Las facturas de proveedor entran, se leen y se clasifican solas. Usted valida.
Llegan por correo, escaneadas, fotografiadas de noche con el móvil y en formatos que cambian cada mes. Alguien las abre una a una, teclea base, cuota y proveedor, decide la cuenta contable y pasa a la siguiente. Doscientas veces. Todos los meses.
Lo que cuesta hoy
Doce a veinticinco horas al mes. Y la tasa de error de una persona a las siete de la tarde del día 19, que nadie mide pero todo el mundo conoce.
Retorno estimado
- Horas al mes
- 12 a 25 h
- Valor liberado
- 204 a 425 €
- Se paga en
- 6 a 12 meses
Estimación propia sobre 400 facturas mensuales y un coste-hora de 17 €, descontando el tiempo de revisión de la cola de excepciones, que no desaparece. El OCR resuelve la lectura; la validación profesional sigue siendo humana y así debe ser.
Véalo antes de hablar con nadie
Una simulación del circuito con datos ficticios. Sin formulario, sin registro y sin que nadie le llame después.
Cuatro facturas, cuatro resultados distintos
Elija un documento y vea qué extrae el circuito, con qué confianza y qué hace cuando no está seguro. Ninguna se contabiliza sola: el asesor confirma.
Generado por el programa del proveedor. El mejor caso posible.
Lo mira usted, no nosotros. Cuanto más alto lo ponga, más documentos van a la cola de excepciones y menos errores llegan a la contabilidad.
Campos extraídos
- ProveedorSuministros Berlanga, S.L.99 %
- NIFB-••••••4299 %
- NúmeroF-2026/441798 %
- Fecha03/09/202699 %
- Base imponible1.284,50 €98 %
- Tipo21 %99 %
- Cuota269,75 €98 %
Qué hace el circuito
Cuenta propuesta
600 · Compras de mercaderías
Las 23 facturas anteriores de este proveedor se imputaron a la misma cuenta.
Todos los campos superan su umbral: la factura pasa a la bandeja de validación con la propuesta hecha.
Nada de esto se contabiliza solo. El asesor confirma, y cada confirmación mejora la propuesta siguiente.
Compare la primera con la última. Cualquiera que le prometa una única tasa de acierto para las dos le está vendiendo humo.
Ver Bandeja CeroCómo funciona
Un único punto de entrada
Correo, enlace de carga y carpeta vigilada desembocan en el mismo sitio. Mientras haya cuatro puertas de entrada, siempre habrá facturas que se quedan fuera.
Lectura del documento
AI Builder extrae proveedor, NIF, fecha, número, base, tipo y cuota. Cada campo sale con un nivel de confianza. Lo que supera el umbral pasa; lo que no, va a la cola de excepciones. El umbral lo fija usted, no nosotros.
Detección de duplicados y de huecos
Antes de proponer nada, se comprueba si esa factura ya entró y si falta algún dato obligatorio. Detectar el duplicado antes de contabilizar vale más que leer bien la factura.
Propuesta de clasificación
Se propone la cuenta contable según el histórico de ese proveedor con ese cliente. Propuesta, no decisión: la cuenta la confirma el asesor, y cada confirmación mejora la propuesta siguiente.
Cola de excepciones y entrega
Una pantalla con lo dudoso, ordenado por urgencia, con la imagen y el dato extraído uno al lado del otro para revisar rápido. Lo validado se entrega en el formato de importación que acepte su programa.
Qué recibe exactamente
- Punto único de entrada con tres canales unificados
- Modelo de extracción entrenado con las facturas reales de sus proveedores más frecuentes
- Reglas de detección de duplicados y de datos obligatorios que falten
- Motor de propuesta de cuenta contable basado en el histórico del proveedor
- Cola de excepciones con revisión lado a lado de imagen y dato
- Fichero de importación en el formato que acepte su programa contable
- Formación de dos horas y documentación completa
Para quién es
- Despachos con volumen alto y estable de facturas de compra de sus clientes
- Equipos que ya han probado el OCR de su ERP y se han quedado a medias
- Despachos dispuestos a activar una licencia Premium de Microsoft para todo el despacho
Para quién no
Si sus clientes le envían menos de cien facturas al mes entre todos, el cálculo no sale. Se lo diremos con los números delante.
Licencias: una Premium para todo el despacho
Requiere una licencia Power Automate Premium, 13 €/usuario/mes con facturación anual, en un único usuario de servicio para todo el despacho: unos 156 € al año. Incluye 5.000 créditos mensuales de AI Builder, suficientes para varios miles de páginas. La factura la emite Microsoft, no nosotros, y se lo decimos antes de firmar.
Lo que suelen preguntar antes de contratar
¿Qué tasa de acierto puedo esperar de verdad?
Depende del documento, y cualquiera que le dé un número único le está vendiendo humo. Una factura nativa en PDF de un proveedor recurrente se lee muy bien; un ticket térmico fotografiado de noche, mucho peor. En la implantación medimos la tasa con sus documentos reales y fijamos por escrito el umbral que hay que alcanzar.
¿Contabiliza automáticamente?
No, y no queremos que lo haga. El sistema propone la cuenta y prepara el asiento; el asesor confirma. Contabilizar a ciegas lo que ha leído una máquina es exactamente el error que hace que estos proyectos fracasen a los tres meses.
¿Esto es digitalización certificada?
No. La digitalización certificada que permite destruir el original en papel exige software homologado por la AEAT, con requisitos técnicos propios y un informe de auditoría informática. Bandeja Cero no es eso y no le vamos a decir que lo es. Son dos cosas distintas que se confunden muy a menudo.
¿Los documentos salen de mi entorno para ser procesados?
El procesamiento ocurre dentro de los servicios de Microsoft asociados a su propio inquilino, bajo su contrato con Microsoft. No pasan por ningún sistema de Vernie Studio ni por ningún tercero que hayamos elegido nosotros.
¿Qué pasa si mi cliente cambia el formato de sus facturas?
Cae la confianza de la extracción y esas facturas empiezan a ir a la cola de excepciones, que es justo lo que debe pasar. Reentrenar el modelo con el formato nuevo es un trabajo de una hora, incluido si tiene contratada la Evolución y facturado aparte si no.
¿Cuánto cuesta realmente la licencia al año?
Unos 156 € anuales por un único usuario de servicio para todo el despacho, facturados por Microsoft directamente. No hay coste por usuario adicional ni por volumen mientras se mantenga dentro de los créditos incluidos, y le enseñamos cómo vigilar el consumo.
Cómo se hace esto por dentro
Antes de seguir: esto lo lleva una sola persona
Un estudio pequeño que trabaja por las tardes. Es lo primero que conviene preguntar y estas son las respuestas, con el mecanismo que las sostiene.
- ¿Qué pasa si se pone usted enfermo un día 18 de cierre?
- Los flujos se ejecutan solos dentro de su Microsoft 365: un cierre no se para porque yo esté de baja. Lo que se para son los cambios, y se lo digo el mismo día. No hay suplente y no voy a fingir que lo hay.
- ¿Cuánta gente hay detrás de Vernie Studio realmente?
- Una persona: Gerardo Gutiérrez Palenzuela. Sin comerciales, sin becarios y sin desarrollo subcontratado. Quien le coge el teléfono es quien construye el flujo y quien responde si falla.
- ¿A cuántos despachos puede atender a la vez sin que el servicio se degrade?
- Dos implantaciones abiertas a la vez como máximo, y la supervisión mensual tiene cupo porque la ventana del 10 al 20 es la misma para todos. Si está lleno, se le da fecha de inicio antes de aceptar el encargo.
- ¿Qué pasa con mis flujos si usted desaparece de un día para otro?
- Siguen funcionando. Viven en el Microsoft 365 de su despacho, a nombre de su organización y sin ninguna pieza alojada en infraestructura mía. Su administrador revoca mi acceso y no se para nada.
2.400 € · 4 semanas
Pago aplazado 50/50 tras un mes real de funcionamiento. Si la tasa de acierto acordada no se alcanza con sus documentos, no se factura la segunda mitad.
Antes de contratar nada hay una llamada de 30 minutos sin coste. Si su caso no encaja, se lo diremos ahí y no habrá seguimiento comercial.