Canal WhatsApp
Automatización de WhatsApp para asesorías: facturas que llegan ordenadas a su SharePoint
Sus clientes ya le mandan fotos por WhatsApp. Lo que cambia es que nadie del despacho tiene que descargarlas, renombrarlas y buscarles carpeta. Aquí se explica cómo funciona y qué hace falta, incluido lo que no depende de Vernie Studio.
- Su cliente manda la foto al WhatsApp del despacho. Sin aplicación nueva ni contraseña.
- El documento acaba en la carpeta de ese cliente, en su SharePoint, con nombre y trimestre.
- Lo dudoso no se archiva como bueno: va a revisión y su equipo decide.
- Hace falta WhatsApp Business Platform de Meta con número propio y una licencia Premium de Microsoft.
El recorrido de un documento
De la foto del cliente a la carpeta correcta
Siete pasos, todos dentro de su Microsoft 365 salvo el propio mensaje. Solo uno necesita a una persona, y solo cuando algo no cuadra.
Cliente
Hace la foto de la factura o reenvía el PDF.
WhatsApp
Lo manda al número del despacho, como a cualquier contacto.
Documento
El flujo recoge el archivo y responde que lo ha recibido.
Identificación del cliente
Se cruza el número con su lista de clientes.
Validación
Legible y del tipo esperado. Si no, a revisión.
Lo dudoso, a su equipo
SharePoint
Renombrado y archivado por cliente, ejercicio y trimestre.
Proceso
Cuenta como entregado y se para el recordatorio.
Ejemplo del recorrido habitual. El texto de las respuestas, los tipos de documento admitidos y la estructura de carpetas se deciden con usted antes de construir.
Antes de empezar
Lo que hace falta, dicho por delante
WhatsApp no es un canal gratuito ni inmediato para una empresa. Prefiero que lo sepa antes de la llamada.
WhatsApp Business Platform (la API de Meta)
No basta con la aplicación WhatsApp Business del móvil: la automatización se conecta a la plataforma para empresas de Meta, conocida como Cloud API.
Un número de teléfono propio del despacho
A nombre del despacho y dedicado a este canal. Si ese número ya se usa en la aplicación de WhatsApp, antes de tocar nada revisamos qué opción permite Meta en su caso.
La empresa verificada en Meta
La verificación la hace el despacho con sus datos en el portfolio empresarial de Meta. Los plazos y requisitos los pone Meta, no Vernie Studio.
Una licencia Power Automate Premium
El conector de WhatsApp es Premium. Basta una para todo el despacho, en un usuario de servicio, y la factura Microsoft.
El coste de los mensajes lo cobra Meta
Meta factura a su despacho según sus tarifas vigentes, que dependen del tipo de mensaje y del país y que cambian con el tiempo. No lo incluyo en mis precios ni lo revendo. Consulte las tarifas oficiales de WhatsApp Business Platform antes de decidir; en el diagnóstico lo miramos con el volumen de su cartera.
La licencia Premium y su precio figuran en la ficha de Cierre sin Perseguir.
Quién hace qué
Lo que gestiona Vernie Studio y lo que depende del proveedor
Vernie Studio
- Configura el número en la plataforma junto con la persona que administra su cuenta de Meta
- Construye el flujo: recepción, identificación del cliente, validación y archivo en SharePoint
- Redacta con usted las respuestas automáticas y los avisos
- Deja documentado qué hace cada paso y qué hacer si falla, con una sesión de formación
Meta, el proveedor
- La verificación de la empresa y la aprobación de las plantillas de mensaje
- Las tarifas, su modelo de cobro y sus cambios, que Meta factura directamente al despacho
- Las políticas de uso de WhatsApp y la disponibilidad del servicio
Su despacho
- Es titular del número, de la cuenta de Meta y de las licencias
- Revisa lo que queda en la carpeta de revisión
- Decide qué es cada documento antes de contabilizar
Dónde encaja
WhatsApp es un canal, no un producto aparte
Se añade a un circuito con precio cerrado. El Primer Flujo no lo incluye, porque solo usa conectores estándar; puede empezar por él con el enlace o el correo.
- Cierre sin Perseguir1.290 €Donde vive el canal de WhatsApp: reclamación trimestral, recepción y archivo.Ver la ficha
- Bandeja Cero2.400 €Si además quiere que se lean importe, proveedor y cuota de lo que llega.Ver la ficha
- Guardia de Cierre190 €/mesVigilancia del circuito del día 10 al 20, cuando más mensajes entran.Ver la ficha
Para leer antes de decidir
- Cómo pedir la documentación a los clientes de forma automática, sin perseguir a nadie por WhatsApp 13 min de lectura
- Portal del cliente para una asesoría: las tres opciones, cuándo funciona cada una y cómo montarlo sin portal 11 min de lectura
- Inteligencia artificial en asesorías y RGPD: usos seguros, Reglamento de IA y política interna 13 min de lectura
Preguntas
Lo que suelen preguntar sobre WhatsApp
¿Le preocupa su programa contable? Cómo trabajo con A3, Sage o Glasof. ¿Y los datos? Seguridad y RGPD.
¿Sirve la aplicación WhatsApp Business que ya tenemos en el móvil?
Para automatizar, no por sí sola. Power Automate se conecta a WhatsApp Business Platform, la plataforma para empresas de Meta. La aplicación del móvil puede seguir usándose para hablar con clientes; lo que cambia es el número por el que entran los documentos, o cómo se configura el que ya tiene, según lo que Meta permita en su caso.
¿Cuánto cuesta lo de Meta?
Depende de las tarifas vigentes de Meta, del tipo de mensaje y del país, y Meta las cambia de vez en cuando. Por eso no se da una cifra cerrada: la factura la emite Meta directamente a su despacho y los precios oficiales están en su página de precios de WhatsApp Business Platform. Vernie Studio no revende ese servicio ni cobra comisión por él.
¿Cómo sabe el flujo de qué cliente es cada documento?
Por el número desde el que escribe, cruzado con la lista de clientes del despacho en Microsoft Lists. Si escribe un número que no está en la lista, por ejemplo un empleado del cliente, el documento no se adivina: va a la carpeta de revisión y su equipo lo asigna, y ese número se puede añadir para la próxima vez.
¿Qué pasa si hay un error en un documento?
Si llega borroso, cortado o no es un documento esperado, el flujo no lo archiva como bueno: lo deja en revisión, avisa a su equipo y puede pedir al cliente que lo repita. Nada se contabiliza sin que lo valide una persona del despacho.
¿Dónde se guardan las fotos y los PDF?
En el SharePoint de su despacho, dentro de su Microsoft 365. El mensaje viaja por la infraestructura de Meta, como cualquier WhatsApp, pero el archivo no pasa por ningún servidor de Vernie Studio.
¿Puedo empezar solo con WhatsApp, con el Primer Flujo?
No con el Primer Flujo: por definición usa solo los conectores estándar de su Microsoft 365, y el de WhatsApp es Premium. Lo habitual es empezar con el enlace de carga o el correo y añadir WhatsApp como canal dentro de Cierre sin Perseguir, cuando ya ha visto funcionar el circuito.
Siguiente paso
¿Lo vemos con su cartera delante?
En 30 minutos se le dice si WhatsApp le compensa, qué necesitaría de Meta y por dónde empezar.
30 minsin costesin seguimiento comercial
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