Avisos automáticos de vencimientos fiscales · Calendario que Avisa SoloEl calendario fiscal vive en un Excel que actualiza una sola persona
Cada vencimiento avisa a quien tiene que avisar, con la antelación justa.
- Para quién: Despachos donde el calendario de obligaciones depende de una persona y de una hoja de cálculo.
- 890 € · 2 semanas. 445 € al empezar y 445 € tras el primer vencimiento gestionado con el circuito.
- 2.ª mitad: tras funcionar. Sin licencias nuevas de Microsoft.
Lo que cuesta hoy
Lo que cuesta no empezar
Hoy
- Quién lo sabeUn Excel que mantiene una sola persona.
- Avisos al equipoSi esa persona está de baja en abril, nadie sabe qué vence.
- Con el clienteEl riesgo de un recargo por presentar fuera de plazo.
Con el circuito
- Quién lo sabeUn registro de obligaciones por cliente, con responsable e historial.
- Avisos al equipo10 días antesCada responsable recibe la lista de sus clientes y fechas.
- Con el clienteConformidad previa registrada y justificante enviado y archivado.
4–9 h/mes
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Hay un Excel. Lo mantiene una persona. Sabe qué cliente presenta 303 trimestral, cuál es mensual, quién tiene 115, quién domicilia y quién paga por su cuenta. Cuando esa persona está de baja en abril, el despacho descubre cuánto dependía de ese Excel.
Cuatro a nueve horas al mes de coordinación, más el riesgo que no se mide hasta que ocurre: un recargo por presentación fuera de plazo que paga el despacho para no perder al cliente.
Cómo funciona
El circuito, paso a paso
Paso 1
Un registro de obligaciones por cliente
Se construye una vez: qué modelos presenta cada cliente, con qué periodicidad, quién es el responsable interno y si domicilia o no.
Detalle: Un registro de obligaciones por cliente
Deja de ser un Excel personal y pasa a ser una lista del despacho, con historial de cambios.
Paso 2
Aviso interno con antelación graduada
Diez días antes del vencimiento, el responsable del cliente recibe la lista de lo que tiene encima.
Detalle: Aviso interno con antelación graduada
No un correo masivo: su lista, con sus clientes y sus fechas.
Paso 3
Aviso al cliente y conformidad previa
El contribuyente recibe el importe y la fecha de cargo con antelación, y confirma.
Detalle: Aviso al cliente y conformidad previa
Esa conformidad queda registrada con fecha y hora. Es la pieza que convierte una discusión futura en un documento.
Paso 4
Justificante y cierre
Una vez presentado, el justificante se archiva en la carpeta del cliente y se le envía.
Detalle: Justificante y cierre
El registro marca la obligación como cerrada y quién la cerró.
Paso 5
Lo que no hace, y se dice claro
No presenta.
Detalle: Lo que no hace, y se dice claro
La firma y el envío telemático a la AEAT exigen certificado, representación y criterio profesional, y los sigue haciendo su equipo. Se automatizan las horas que rodean a la presentación, no la presentación.
Qué recibe
Todo queda a su nombre
- Registro central de obligaciones fiscales por cliente, con responsable y periodicidad
- Circuito de avisos internos escalonados por antelación
- Circuito de aviso al cliente con recogida y registro de conformidad
- Archivo automático del justificante en la carpeta del cliente y envío
- Panel de vencimientos del trimestre con semáforo de estado
- Adaptación al calendario del IGIC y al modelo 420 si tiene clientes en Canarias
Licencias: ninguna nueva
Solo conectores estándar: Microsoft Lists, Outlook, Teams y SharePoint. Ninguna licencia nueva.
Para quién es
- Despachos donde el calendario de obligaciones depende de una persona y de una hoja de cálculo
- Equipos que envían justificantes de presentación a mano, uno a uno
- Despachos que quieren dejar rastro documentado de haber avisado al cliente a tiempo
Esto lo lleva una sola persona
Lo primero que conviene preguntar
¿Qué pasa si se pone usted enfermo un día 18 de cierre?
Los flujos siguen solos en su Microsoft 365. Solo se paran los cambios, y le aviso ese día.
Respuesta completa: ¿Qué pasa si se pone usted enfermo un día 18 de cierre?
Los flujos se ejecutan solos dentro de su Microsoft 365: un cierre no se para porque el responsable técnico esté de baja. Lo que se para son los cambios, y se avisa el mismo día. No hay suplente y no se finge que lo hay.
¿Cuánta gente hay detrás de Vernie Studio realmente?
Una: Gerardo. Quien le coge el teléfono es quien construye el flujo.
Respuesta completa: ¿Cuánta gente hay detrás de Vernie Studio realmente?
Una persona: Gerardo Gutiérrez Palenzuela. Sin comerciales, sin becarios y sin desarrollo subcontratado. Quien le coge el teléfono es quien construye el flujo y quien responde si falla.
¿A cuántos despachos puede atender a la vez sin que el servicio se degrade?
Los que puedan empezar con fecha cierta: cada encargo se acepta con fecha de inicio por escrito.
Respuesta completa: ¿A cuántos despachos puede atender a la vez sin que el servicio se degrade?
Los que puedan empezar con fecha cierta: cada encargo se acepta con fecha de inicio por escrito, y la ventana del 10 al 20 queda reservada a la supervisión de los sistemas instalados.
¿Qué pasa con mis flujos si usted desaparece de un día para otro?
Siguen funcionando: viven en su Microsoft 365, a su nombre. Retira mi acceso y nada se para.
Respuesta completa: ¿Qué pasa con mis flujos si usted desaparece de un día para otro?
Siguen funcionando. Viven en el Microsoft 365 de su despacho, a nombre de su organización y sin ninguna pieza alojada en infraestructura propia de Vernie Studio. Su administrador revoca el acceso del técnico y no se para nada.
Simulación con datos ficticios
Véalo antes de hablar con nadie
Sin formulario, sin registro y sin que nadie le llame después.
SimulaciónDatos ficticios: ningún nombre, NIF ni importe es real.
Un vencimiento, de aviso interno a justificante
Seis obligaciones de ejemplo camino del vencimiento del día 20. La presentación la sigue haciendo su equipo: lo que se automatiza es todo lo que la rodea.
Paso 1 de 4
Día 10 Aviso interno con antelación
Cada responsable recibe su lista, con sus clientes y sus fechas. No un correo masivo a todo el despacho.
0 de 6 obligaciones · obligaciones cerradas
| Cliente y modelo y responsable | Estado |
|---|---|
| Reformas Aldabra · Modelo 303Trimestral · domiciliado | Avisado |
| Talleres Ruivo · Modelo 303Trimestral · domiciliado | Avisado |
| Distribuciones Elcano · Modelo 111Mensual · pago por cargo en cuenta | Avisado |
| Clínica Dental Marfil · Modelo 115Trimestral · alquiler de local | Avisado |
| Cervecería El Fondeadero · Modelo 303Trimestral · no domiciliado | Avisado |
| Isabel Cañete · Modelo 131Trimestral · módulos | Avisado |
- Pendientetodavía no se le ha pedido o no se sabe nada
- Avisado o incompletose le ha pedido y se espera respuesta
- Completoentregado o cerrado, no hay que hacer nada
- Requiere llamadauna persona tiene que intervenir
Lo que ha hecho el circuito · Día 10
- 08:003 listas personales enviadas a los responsables de cartera
- 08:00Semáforo del trimestre actualizado: 6 obligaciones abiertas
Balance hasta día 10
| Hoy, a mano | Con el circuito | |
|---|---|---|
| Obligaciones cerradas | 0 de 6 | 0 de 6 |
| Requieren llamada | 0 | 0 |
Supuesto: ejemplo ficticio de 6 obligaciones. El tiempo es una estimación del trabajo de reclamar y comprobar (llamadas, correos, revisar buzones), no del trabajo técnico. En su despacho dependerá de su volumen.
Fíjese en esto. La conformidad del día 14 es la pieza clave: convierte una discusión futura en un documento con fecha y hora.
Ver esto con mi cartera- Primer Flujo
- 490 €
- 7 días
- se paga al entregar
- si no funciona, no se paga
Si el día 7 el flujo no está funcionando con sus clientes reales, no hay factura. Se queda igualmente con el mapa del proceso.
Preguntas
Lo que suelen preguntar antes de contratar
¿Presenta los modelos por mí?
No, y ningún proveedor serio debería decirle que sí. La presentación telemática exige certificado electrónico, representación otorgada y criterio profesional sobre el contenido. Lo que se automatiza es el calendario, el aviso, la conformidad del cliente y el justificante, que es la parte repetitiva del proceso.
¿Sirve si tengo clientes en Canarias?
Sí. El registro admite el calendario del IGIC y los modelos de la Agencia Tributaria Canaria, como el 420, en paralelo a los estatales. Si su cartera es mixta, cada cliente lleva el calendario que le corresponde.
¿Qué pasa con los clientes que están en el SII?
Entran en el registro como cualquier otro, con su periodicidad y sus plazos de remisión. El circuito de avisos y conformidad funciona igual; lo que cambia es la frecuencia con la que se dispara.
¿Cómo se registra la conformidad del cliente?
Con un enlace de confirmación que deja constancia de la fecha, la hora y la dirección desde la que se confirmó, archivada en el expediente de ese cliente. No es una firma electrónica cualificada; es una evidencia razonable de que se avisó y se aceptó.
¿Y si un cliente cambia de periodicidad a mitad de año?
Se cambia en el registro y el circuito se ajusta desde el siguiente vencimiento. Queda además el historial del cambio: quién lo hizo y cuándo, que es justo lo que un Excel personal no conserva.
Siguiente paso, si le convence
Funciona bien junto a estos productos
Cómo se hace esto por dentro
Siguiente paso
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890 € · 2 semanas · 50 / 50. Si su caso no encaja, se lo digo en esa llamada.
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