Calendario que Avisa Solo
El calendario fiscal vive en un Excel que actualiza una sola persona
Cada vencimiento avisa a quien tiene que avisar, con la antelación justa.
Hay un Excel. Lo mantiene una persona. Sabe qué cliente presenta 303 trimestral, cuál es mensual, quién tiene 115, quién domicilia y quién paga por su cuenta. Cuando esa persona está de baja en abril, el despacho descubre cuánto dependía de ese Excel.
Lo que cuesta hoy
Cuatro a nueve horas al mes de coordinación, más el riesgo que no se mide hasta que ocurre: un recargo por presentación fuera de plazo que paga el despacho para no perder al cliente.
Retorno estimado
- Horas al mes
- 4 a 9 h
- Valor liberado
- 68 a 153 €
- Se paga en
- 6 a 13 meses
Estimación propia sobre 100 clientes con obligaciones periódicas y un coste-hora de 17 €. No cuantificamos el recargo evitado por una presentación fuera de plazo, aunque sea la razón por la que la mayoría contrata este producto.
Véalo antes de hablar con nadie
Una simulación del circuito con datos ficticios. Sin formulario, sin registro y sin que nadie le llame después.
Un vencimiento, de aviso interno a justificante
Seis obligaciones de ejemplo camino del vencimiento del día 20. La presentación la sigue haciendo su equipo: lo que se automatiza es todo lo que la rodea.
Aviso interno con antelación
Cada responsable recibe su lista, con sus clientes y sus fechas. No un correo masivo a todo el despacho.
Cliente y modelo · Estado
- Reformas Aldabra · Modelo 303Trimestral · domiciliadoAvisado
- Talleres Ruivo · Modelo 303Trimestral · domiciliadoAvisado
- Distribuciones Elcano · Modelo 111Mensual · pago por cargo en cuentaAvisado
- Clínica Dental Marfil · Modelo 115Trimestral · alquiler de localAvisado
- Cervecería El Fondeadero · Modelo 303Trimestral · no domiciliadoAvisado
- Isabel Cañete · Modelo 131Trimestral · módulosAvisado
Registro de actividad
- 08:00 · 3 listas personales enviadas a los responsables de cartera
- 08:00 · Semáforo del trimestre actualizado: 6 obligaciones abiertas
La conformidad del día 14 es la pieza clave: convierte una discusión futura en un documento con fecha y hora.
Ver Calendario que Avisa SoloCómo funciona
Un registro de obligaciones por cliente
Se construye una vez: qué modelos presenta cada cliente, con qué periodicidad, quién es el responsable interno y si domicilia o no. Deja de ser un Excel personal y pasa a ser una lista del despacho, con historial de cambios.
Aviso interno con antelación graduada
Diez días antes del vencimiento, el responsable del cliente recibe la lista de lo que tiene encima. No un correo masivo: su lista, con sus clientes y sus fechas.
Aviso al cliente y conformidad previa
El contribuyente recibe el importe y la fecha de cargo con antelación, y confirma. Esa conformidad queda registrada con fecha y hora. Es la pieza que convierte una discusión futura en un documento.
Justificante y cierre
Una vez presentado, el justificante se archiva en la carpeta del cliente y se le envía. El registro marca la obligación como cerrada y quién la cerró.
Lo que no hace, y lo decimos
No presenta. La firma y el envío telemático a la AEAT exigen certificado, representación y criterio profesional, y los sigue haciendo su equipo. Automatizamos las horas que rodean a la presentación, no la presentación.
Qué recibe exactamente
- Registro central de obligaciones fiscales por cliente, con responsable y periodicidad
- Circuito de avisos internos escalonados por antelación
- Circuito de aviso al cliente con recogida y registro de conformidad
- Archivo automático del justificante en la carpeta del cliente y envío
- Panel de vencimientos del trimestre con semáforo de estado
- Adaptación al calendario del IGIC y al modelo 420 si tiene clientes en Canarias
Para quién es
- Despachos donde el calendario de obligaciones depende de una persona y de una hoja de cálculo
- Equipos que envían justificantes de presentación a mano, uno a uno
- Despachos que quieren dejar rastro documentado de haber avisado al cliente a tiempo
Licencias: ninguna nueva
Solo conectores estándar: Microsoft Lists, Outlook, Teams y SharePoint. Ninguna licencia nueva.
Lo que suelen preguntar antes de contratar
¿Presenta los modelos por mí?
No, y ningún proveedor serio debería decirle que sí. La presentación telemática exige certificado electrónico, representación otorgada y criterio profesional sobre el contenido. Lo que se automatiza es el calendario, el aviso, la conformidad del cliente y el justificante: entre el 70 % y el 80 % del tiempo que consume el proceso.
¿Sirve si tengo clientes en Canarias?
Sí. El registro admite el calendario del IGIC y los modelos de la Agencia Tributaria Canaria, como el 420, en paralelo a los estatales. Si su cartera es mixta, cada cliente lleva el calendario que le corresponde.
¿Qué pasa con los clientes que están en el SII?
Entran en el registro como cualquier otro, con su periodicidad y sus plazos de remisión. El circuito de avisos y conformidad funciona igual; lo que cambia es la frecuencia con la que se dispara.
¿Cómo se registra la conformidad del cliente?
Con un enlace de confirmación que deja constancia de la fecha, la hora y la dirección desde la que se confirmó, archivada en el expediente de ese cliente. No es una firma electrónica cualificada; es una evidencia razonable de que se avisó y se aceptó.
¿Y si un cliente cambia de periodicidad a mitad de año?
Se cambia en el registro y el circuito se ajusta desde el siguiente vencimiento. Queda además el historial del cambio: quién lo hizo y cuándo, que es justo lo que un Excel personal no conserva.
Funciona bien junto a
Cómo se hace esto por dentro
Antes de seguir: esto lo lleva una sola persona
Un estudio pequeño que trabaja por las tardes. Es lo primero que conviene preguntar y estas son las respuestas, con el mecanismo que las sostiene.
- ¿Qué pasa si se pone usted enfermo un día 18 de cierre?
- Los flujos se ejecutan solos dentro de su Microsoft 365: un cierre no se para porque yo esté de baja. Lo que se para son los cambios, y se lo digo el mismo día. No hay suplente y no voy a fingir que lo hay.
- ¿Cuánta gente hay detrás de Vernie Studio realmente?
- Una persona: Gerardo Gutiérrez Palenzuela. Sin comerciales, sin becarios y sin desarrollo subcontratado. Quien le coge el teléfono es quien construye el flujo y quien responde si falla.
- ¿A cuántos despachos puede atender a la vez sin que el servicio se degrade?
- Dos implantaciones abiertas a la vez como máximo, y la supervisión mensual tiene cupo porque la ventana del 10 al 20 es la misma para todos. Si está lleno, se le da fecha de inicio antes de aceptar el encargo.
- ¿Qué pasa con mis flujos si usted desaparece de un día para otro?
- Siguen funcionando. Viven en el Microsoft 365 de su despacho, a nombre de su organización y sin ninguna pieza alojada en infraestructura mía. Su administrador revoca mi acceso y no se para nada.
890 € · 2 semanas
Pago aplazado 50/50 ligado a un vencimiento real, no a la fecha de entrega.
Antes de contratar nada hay una llamada de 30 minutos sin coste. Si su caso no encaja, se lo diremos ahí y no habrá seguimiento comercial.