Factura electrónica B2B: qué debe hacer su despacho cuando todavía no hay fecha firme

Un martes cualquiera de septiembre, un cliente le reenvía a su despacho un correo de su banco. Asunto: «Prepárese ya para la factura electrónica obligatoria». Dentro, una fecha límite en negrita, un botón de contratar y la palabra «sanciones». El cliente pregunta lo de siempre, pero con más nervio de lo habitual: qué tengo que comprar y para cuándo.

La respuesta correcta a 13 de septiembre de 2026 es incómoda de dar y es la única honesta: esa fecha no existe todavía. El reglamento está aprobado, pero el calendario no ha empezado a contar porque falta la orden ministerial que lo dispara, y esa orden no está publicada en el BOE. Su despacho es la única voz en la cadena que puede decirle eso a ese cliente sin perder dinero por decirlo. El banco no puede. La plataforma que le manda el correo tampoco. Y ahí está exactamente el trabajo que le toca a usted este año.

Qué debe hacer hoy un despacho con la factura electrónica B2B

Dónde estamos exactamente a 13 de septiembre de 2026

La obligación de facturar electrónicamente entre empresas y profesionales nace de la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, la que todo el mundo llama Crea y Crece. Esa ley no era autoejecutable: remitía su contenido técnico a un desarrollo reglamentario. Ese desarrollo llegó el 31 de marzo de 2026 con el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, publicado en el BOE y en vigor a los veinte días.

Pero el reglamento tampoco cierra el círculo. El propio Real Decreto remite a una orden ministerial de desarrollo los aspectos técnicos concretos: sintaxis, requisitos de las plataformas, funcionamiento de la solución pública. Y el cómputo del calendario de aplicación se ancla a la entrada en vigor de esa orden. A 13 de septiembre de 2026 esa orden no está publicada en el BOE. Existe un borrador del Ministerio de Hacienda de mediados de abril de 2026 que preveía su entrada en vigor el 1 de octubre de 2026, pero un borrador no es una norma.

Hay además un desacuerdo real entre profesionales sobre desde qué norma cuenta el plazo: algunos lo cuentan desde la publicación del Real Decreto y otros desde la orden. Ese desacuerdo, por sí solo, ya es motivo suficiente para no poner ninguna fecha en una circular a clientes sin la palabra «previsiblemente» delante. Puede seguir el detalle actualizado en nuestro recurso sobre factura electrónica para asesorías, que revisamos cada vez que se mueve algo en el BOE.

Qué dice el RD 238/2026 y qué deja abierto

Los cuatro formatos admitidos

El reglamento no impone un formato único. Admite cuatro sintaxis, todas ellas ya existentes en el mercado y ninguna inventada para la ocasión:

• Facturae, el formato XML español que ya se usa desde hace años para facturar a las Administraciones Públicas a través de FACe.
• UBL, la sintaxis de la norma europea EN 16931, que es la que utilizará la solución pública de la AEAT como sintaxis de referencia.
• CII, la otra sintaxis admitida por la norma europea, de origen UN/CEFACT.
• EDIFACT, el estándar clásico del intercambio electrónico de datos, el que ya usan la gran distribución y la automoción.

La consecuencia práctica es que sus clientes van a recibir facturas en formatos distintos entre sí. Las plataformas privadas están obligadas a interoperar y a transformar los mensajes entre esos formatos cuando se les pida, así que el problema de conversión no debería aterrizar en la mesa del despacho. Debería. Conviene comprobarlo antes de firmar nada.

La solución pública de la AEAT

La AEAT desarrollará una solución pública gratuita que permitirá emitir facturas electrónicas, generar la información de sus estados y compartirla. Y aquí está el punto que casi nadie subraya: la solución pública no es solo una alternativa barata para el que no quiera pagar plataforma. Es también el repositorio universal de copias de las facturas y de sus estados. Es decir, toda factura acaba dejando rastro allí, se emita por donde se emita.

Los estados de la factura

El destinatario de la factura queda obligado a comunicar determinados estados: la aceptación o el rechazo comercial de la factura con su fecha, y el pago efectivo completo con su fecha efectiva de pago. El plazo máximo para comunicar esos estados es de cuatro días hábiles. Cuatro. No cuatro días desde el cierre del mes, ni cuatro días desde que el gestor abre el correo: cuatro días hábiles desde que se produce el hecho.

La Ley 18/2022 prevé además un aplazamiento adicional para que los obligados de menor volumen empiecen a informar de los estados. Hemos visto ese umbral citado tanto en seis como en ocho millones de euros de volumen de operaciones, y el plazo adicional citado como 36 meses. No lo damos por cerrado hasta que lo veamos en la orden. Si alguien le da ese dato como firme, pregúntele el artículo exacto.

Por qué los estados de pago son el cambio de verdad para el despacho

Hoy el pago de una factura de compra no es asunto del despacho: llega al extracto y se refleja en la contabilidad. Con la obligación de estados ese reparto se rompe. Alguien tiene que saber que la factura 2027/0412 del proveedor X se pagó el día 3 y comunicarlo antes del día 9. Si el cliente no lo comunica, el incumplimiento es suyo, no del despacho. Pero adivine a quién va a llamar cuando le llegue el primer aviso, y quién va a acabar montando el circuito para que no vuelva a pasar.

Esto no es un problema de software de facturación. Es un problema de proceso: hace falta que alguien capture el hecho «pagada» en el momento en que ocurre y lo empuje al canal correspondiente dentro de un plazo corto. Que es, exactamente, la clase de cosa que se resuelve con un flujo que vigila y avisa, no comprando una licencia más. En reclamación de facturas ya montamos circuitos parecidos para el lado de las ventas del cliente.

Factura electrónica B2B y Verifactu no son lo mismo

La confusión es masiva y le va a costar reuniones. Un cliente puede tener un programa perfectamente conforme al RD 1007/2023 y seguir mandando la factura en PDF por correo, lo cual dejará de valer cuando la B2B entre en vigor. Y al revés: puede emitir un XML impecable desde una plataforma y seguir teniendo un sistema de facturación que no cumple los requisitos de inalterabilidad.

Si necesita el detalle fino de esa separación, lo desarrollamos en el artículo sobre las diferencias entre Verifactu y factura electrónica, y el estado de Verifactu por tramos lo mantenemos actualizado en el recurso de Verifactu para despachos.

Las cinco cosas que su despacho puede hacer hoy sin riesgo

Todo lo que sigue se puede hacer sin comprar nada, sin firmar nada y sin que ninguna de esas decisiones se estropee si la orden ministerial sale distinta de lo que dice el borrador. Ese es el criterio de selección: solo entra en la lista lo que sigue sirviendo pase lo que pase.

Cómo avisar a la cartera sin generar veinte llamadas

El error clásico es mandar una circular general a los 180 clientes el mismo martes. El resultado previsible son veinte llamadas el miércoles preguntando lo mismo, todas atendidas por la misma persona, y ninguna facturable.

Funciona mejor segmentar por tramo, aunque el tramo sea provisional. Los que superan los ocho millones son pocos y van primero: a esos se les llama por teléfono. Los que facturan con un programa comercial conocido reciben una circular que dice, con nombre propio, si su fabricante ha anunciado planes o no. Los que facturan en Excel o en Word reciben un correo distinto, porque su problema no es cambiar de formato: es que van a tener que cambiar de forma de trabajar, y ese aviso conviene darlo con dos años de margen y no con dos meses.

Ese envío segmentado no requiere ninguna herramienta nueva. Con la lista del paso 1 en Microsoft Lists, un flujo de Power Automate que recorra las filas y un par de plantillas de correo en Outlook, sale en una tarde. La parte que cuesta no es el envío: es tener la lista bien.

Lo que no le vamos a vender

Conviene decirlo claro, aunque nos quite trabajo este trimestre: hoy no hay ningún proyecto de automatización de factura electrónica B2B que tenga sentido contratar. No se puede construir contra una orden que no existe. Cualquiera que le ofrezca ahora una integración cerrada con la solución pública de la AEAT está prometiendo contra especificaciones que no están publicadas, y eso se paga dos veces: una al montarlo y otra al rehacerlo.

Lo que sí tiene sentido hoy es lo pequeño y lo aburrido: la lista de la cartera, el buzón de recogida, el recordatorio, el aviso segmentado. Nada de eso es espectacular y nada de eso caduca. Nosotros lo montamos dentro del Microsoft 365 del propio despacho, sin tocar A3, Sage Despachos, Glasof, ContaSOL, Holded, Cegid ni Anfix, y sin que los documentos salgan del tenant del cliente. Puede ver cómo encaja con cada programa en la página de integraciones, y lo que cuesta cada bloque en precios.

Y hay una parte que no vamos a automatizar nunca: decidir si un cliente concreto se pasa a la solución pública o contrata plataforma. Eso es criterio profesional, depende de su volumen, de sus clientes y de su ERP, y lo tiene que decidir su despacho. El sistema propone y organiza. El asesor decide.

El resumen que puede pegar en una circular

La factura electrónica B2B está aprobada por el Real Decreto 238/2026, admite cuatro formatos, tendrá una solución pública gratuita de la AEAT que hará de repositorio y obligará a informar de la aceptación, el rechazo y el pago en cuatro días hábiles. No tiene fecha de aplicación en vigor porque falta la orden ministerial que arranca el cómputo, y el plazo más corto que se maneja después son doce meses. Nadie se va a quedar sin margen por esperar.

Mientras tanto, el trabajo del despacho no es contratar: es saber cómo factura cada cliente, tenerlo escrito y ser el primero que le llame el día que salga la norma. Ese es todo el secreto y no cuesta dinero. Cuesta tener la lista.