Verifactu y factura electrónica B2B: dos obligaciones distintas, acumulativas, y por qué se confunden siempre

La pregunta llega siempre por teléfono y siempre igual: oye, esto de Verifactu, ¿es lo de la factura electrónica obligatoria? Y la respuesta corta, no, se queda coja, porque el cliente insiste con una segunda pregunta razonable: entonces, ¿tengo que hacer dos cosas?

Sí, tiene que hacer dos cosas. Son dos normas distintas, con dos ministerios de origen distintos, dos calendarios distintos y dos objetivos distintos. Se confunden porque las dos hablan de facturas y las dos llegan a la vez, pero regulan capas diferentes del mismo documento. Una regula el programa que fabrica la factura. La otra regula el sobre en el que viaja.

Cuál es la diferencia entre Verifactu y la factura electrónica

La forma más rápida de fijar la distinción es pensar en el momento en que actúa cada norma. Verifactu actúa dentro del programa, en el instante en que se pulsa emitir: genera un registro de facturación, calcula su huella, la encadena con la del registro anterior y, según la modalidad, lo remite a la AEAT o lo conserva firmado. Cuando esa operación termina, la factura ya existe y Verifactu ha hecho su trabajo.

La factura electrónica B2B actúa después, en el trayecto. Regula que ese documento se emita en un formato estructurado que la máquina del destinatario pueda leer sin intervención humana, que viaje por un canal interoperable, que se deposite una copia en un repositorio público y que emisor y receptor informen de los estados por los que pasa: aceptación o rechazo comercial, y pago efectivo. Es una norma de circulación, no de fabricación.

De ahí sale la consecuencia que más cuesta explicar y que conviene decir en voz alta: un PDF enviado por correo electrónico no es una factura electrónica a estos efectos, por muy digital que parezca, porque no es un documento estructurado. Y al revés, un fichero perfectamente estructurado en UBL puede haber salido de un programa que no cumple ninguno de los requisitos de Verifactu.

Qué es Verifactu y qué le exige a su programa

El reglamento admite dos modalidades y la confusión entre ambas es probablemente el malentendido más caro de toda esta normativa. En la modalidad Veri*Factu el sistema remite cada registro a la AEAT en el momento de emitir, mediante mensajes XML, y a cambio queda dispensado de varios requisitos técnicos porque la Administración ya tiene la información. En la modalidad de conservación, mal llamada no Veri*Factu, no hay ningún envío: los registros se generan igual, se encadenan igual, se firman electrónicamente con un certificado cualificado, se registran los eventos del sistema y se conservan a disposición de la Administración, que los pedirá si los necesita.

Es decir, nadie está obligado a que Hacienda vea sus facturas en tiempo real. Está obligado a que su programa no pueda mentir. Esa es la diferencia entre las dos modalidades, y explicarla bien evita la mitad de las conversaciones difíciles con la cartera. Las fechas y las sanciones de cada colectivo están detalladas en la cronología completa de plazos de Verifactu.

Qué es la factura electrónica B2B obligatoria

El reglamento admite cuatro sintaxis: Facturae, UBL, CII y EDIFACT. Las plataformas privadas están obligadas a transformar la factura entre esos formatos a petición, preservando autenticidad e integridad, para que la elección de sintaxis del emisor no sea un problema del receptor. Junto a las plataformas privadas existirá una solución pública gestionada por la AEAT, de acceso gratuito, que usa UBL como sintaxis de referencia y actúa además como repositorio universal de copias y de estados.

La parte que más va a afectar al trabajo diario de un despacho no es el formato, es el estado. Emisor y receptor tendrán que informar de la aceptación o el rechazo comercial de la factura y de su pago efectivo, con la fecha, en un plazo de cuatro días naturales excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales. Eso convierte una obligación de facturación en una obligación de seguimiento continuo, con una cadencia parecida a la del SII pero aplicada a toda la cartera.

Por qué son acumulativas y cómo se puede incumplir solo una

Tres escenarios reales, de los que aparecen en cualquier cartera, ayudan a ver que no es un problema teórico.

• Una empresa con un ERP adaptado a Verifactu que emite el registro, encadena la huella y estampa el QR, pero envía la factura a su cliente como PDF adjunto en un correo. Cumple Verifactu. No cumplirá la factura electrónica B2B cuando le llegue el plazo, porque el PDF no es un documento estructurado.
• Una empresa que ya intercambia facturas en EDIFACT con una gran distribuidora desde hace quince años, con una plataforma EDI perfectamente montada, pero cuyo programa de facturación interno no genera registros encadenados ni declara nada. Está preparada para la factura electrónica y expuesta en Verifactu.
• Un autónomo adscrito al SII que queda fuera del reglamento de sistemas de facturación por exclusión expresa, pero que sí entrará en la factura electrónica B2B cuando arranque el calendario, porque las exclusiones de una norma no se trasladan a la otra.

Ese tercer caso es el más traicionero, porque el cliente ya ha oído que él está exento y aplica esa idea a todo lo que suene a factura. Merece la pena aclararlo por escrito en el mismo aviso, tal como se plantea en el checklist de auditoría de cartera para despachos.

La tercera sigla: B2G, FACe y por qué no es lo mismo

La confusión de tres siglas se resuelve con una sola frase: B2G lleva más de diez años funcionando, B2B todavía no ha empezado y Verifactu es otra cosa distinta de las dos. Quien tenga clientes que facturan a ayuntamientos, comunidades autónomas o ministerios ya conoce el circuito y ya emite Facturae. Eso no le adelanta trabajo para la factura electrónica entre empresas más allá de tener el formato y la firma resueltos, porque el canal, el repositorio y la obligación de informar estados son distintos.

• Están obligadas a facturar electrónicamente a las Administraciones las sociedades anónimas, las sociedades de responsabilidad limitada y las personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española, entre otras figuras del artículo 4 de la Ley 25/2013.
• Las Administraciones pueden excluir reglamentariamente de la obligación las facturas de importe de hasta 5.000 euros, y muchas lo han hecho. Ese umbral es exclusivo del ámbito B2G y no existe en la factura electrónica entre empresas.
• Cada Administración dispone de su propio punto general de entrada. FACe es el de la Administración General del Estado; hay autonomías y ayuntamientos con el suyo propio, aunque muchos están adheridos a FACe.

Qué cambia esto para un despacho

La consecuencia práctica no es técnica, es de calendario y de comunicación. Un despacho va a tener que explicar dos veces cosas parecidas a la misma persona, con dos años de diferencia y con fechas que no coinciden. Si lo hace con dos circulares independientes generará el doble de llamadas. Si lo hace con un solo aviso que separe con claridad las dos obligaciones y diga cuál tiene fecha y cuál no, se ahorra la mitad.

Y aquí conviene ser honesto sobre lo que la automatización puede y no puede hacer. Nadie que automatice procesos encima de su Microsoft 365 va a conseguir que su A3, su Sage Despachos o su ContaSOL emitan UBL si el fabricante no lo implementa: la conversión de formato es responsabilidad del programa de facturación o de la plataforma que se contrate, y presentarlo de otra manera sería venderle humo. Lo que sí se puede montar es la capa de alrededor: saber qué cliente está en qué situación, avisarle a tiempo, registrar su respuesta y no perder de vista a los que no contestan. Es un trabajo de control, no de facturación, y es exactamente el que hoy se hace a mano en hojas de cálculo que nadie mantiene.

Hay una segunda limitación que también toca decir. Cuando llegue la obligación de informar estados en cuatro días, la parte de decidir si una factura se acepta o se rechaza seguirá siendo un juicio humano sobre el fondo de la operación. Un flujo puede detectar la factura, proponer el estado, avisar de que el plazo vence mañana y dejar el registro hecho, pero la validación es del asesor o del cliente. El sistema propone; la persona decide. En la página de automatización a medida están los límites de este enfoque explicados con más detalle.

La regla de tres segundos para no volver a confundirlas

Si tuviera que quedarse con una sola frase para repetírsela a un cliente por teléfono, sería esta: Verifactu es una norma sobre su programa, la factura electrónica es una norma sobre su documento, y B2G es lo que ya hace desde 2015 si factura a la Administración. Con eso basta para que la conversación no se enrede. El detalle, cuando lo pida, está en la guía de factura electrónica para asesorías.