Alta de clientes automatizada para asesorías · Alta en 10 MinutosEl alta de un cliente nuevo son tres horas repartidas en dos semanas
El cliente nuevo entra completo, con expediente y checklist, sin que nadie se acuerde de nada.
- Para quién: Despachos que dan de alta más de dos clientes al mes.
- 790 € · 2 semanas. 395 € al empezar y 395 € tras el primer alta real completada con el circuito.
- 2.ª mitad: tras funcionar. Sin licencias nuevas de Microsoft.
Lo que cuesta hoy
Lo que cuesta no empezar
Hoy
- Tiempo del despacho2 a 5 hPor alta, repartidas en trozos que nadie contabiliza.
- Pedir documentosDatos, escrituras y poderes, pedidos en cinco correos sucesivos.
- El procedimientoVive en la cabeza de quien lleva quince años haciendo altas.
Con el circuito
- Tiempo del despacho10 minRevisar, validar y cerrar, una vez el cliente envía el formulario.
- Pedir documentosUn único formulario con todo, en una sola sesión.
- El procedimientoUna lista de tareas con responsable y fecha límite.
Las horas son las de la ficha; los 10 minutos son el trabajo del despacho una vez recibido el formulario.
6–15 h/mes
Leer la escena completa
Entra un cliente. Hay que pedirle datos fiscales, escrituras, poderes, el certificado de titularidad, decidir la hoja de encargo, crear la carpeta, darle de alta en el programa, comprobar el apoderamiento y acordarse de las seis cosas que solo sabe la persona que lleva quince años haciendo altas. Esa persona está de vacaciones.
Entre dos y cinco horas por alta, repartidas en trozos que nadie contabiliza. Y el coste invisible: el documento que no se pidió y aparece cuatro meses después, en el peor momento.
Cómo funciona
El circuito, paso a paso
Paso 1
Un formulario único para el cliente
El cliente recibe un enlace con todo lo que se le va a pedir de una vez, no en cinco correos sucesivos.
Detalle: Un formulario único para el cliente
Datos, documentos y autorizaciones en una sola sesión. Lo que no adjunte queda marcado como pendiente, y el circuito se encarga de recordárselo.
Paso 2
El expediente se crea solo
En cuanto se envía el formulario, se genera la carpeta del cliente en SharePoint con la estructura estándar del despacho y los documentos ya archivados en su sitio, con el nombre correcto.
Detalle: El expediente se crea solo
Nadie crea carpetas a mano ni decide dónde va cada cosa.
Paso 3
Checklist con responsable y fecha
El procedimiento de alta deja de vivir en la cabeza de una persona y pasa a ser una lista con tareas, responsable y fecha límite.
Detalle: Checklist con responsable y fecha
Quien entra nuevo en el despacho ve exactamente qué hay que hacer y en qué orden.
Paso 4
Avisos de lo que falta
El sistema recuerda al cliente lo que no ha aportado y al equipo lo que tiene pendiente, hasta que el alta se cierra.
Detalle: Avisos de lo que falta
Un alta a medias deja de ser invisible.
Qué recibe
Todo queda a su nombre
- Formulario de alta con todos los datos y documentos, adaptado a los tipos de cliente que lleva
- Creación automática del expediente en SharePoint con la estructura estándar del despacho
- Checklist de alta en Microsoft Lists, con responsable, fecha y estado
- Circuito de recordatorios al cliente y al equipo hasta el cierre del alta
- Panel de altas en curso
- El procedimiento de alta escrito y documentado, que hoy no existe en papel en la mayoría de despachos
Licencias: ninguna nueva
Conectores estándar de Microsoft 365. La generación automática de la hoja de encargo en Word sí requiere un conector premium; la alternativa estándar es una plantilla asociada al tipo de contenido de SharePoint, y se explica antes de decidir.
Para quién es
- Despachos que dan de alta más de dos clientes al mes
- Despachos donde el procedimiento de alta no está escrito en ninguna parte
- Equipos que quieren que un incorporado nuevo pueda hacer un alta completa en su primera semana
Esto lo lleva una sola persona
Lo primero que conviene preguntar
¿Qué pasa si se pone usted enfermo un día 18 de cierre?
Los flujos siguen solos en su Microsoft 365. Solo se paran los cambios, y le aviso ese día.
Respuesta completa: ¿Qué pasa si se pone usted enfermo un día 18 de cierre?
Los flujos se ejecutan solos dentro de su Microsoft 365: un cierre no se para porque el responsable técnico esté de baja. Lo que se para son los cambios, y se avisa el mismo día. No hay suplente y no se finge que lo hay.
¿Cuánta gente hay detrás de Vernie Studio realmente?
Una: Gerardo. Quien le coge el teléfono es quien construye el flujo.
Respuesta completa: ¿Cuánta gente hay detrás de Vernie Studio realmente?
Una persona: Gerardo Gutiérrez Palenzuela. Sin comerciales, sin becarios y sin desarrollo subcontratado. Quien le coge el teléfono es quien construye el flujo y quien responde si falla.
¿A cuántos despachos puede atender a la vez sin que el servicio se degrade?
Los que puedan empezar con fecha cierta: cada encargo se acepta con fecha de inicio por escrito.
Respuesta completa: ¿A cuántos despachos puede atender a la vez sin que el servicio se degrade?
Los que puedan empezar con fecha cierta: cada encargo se acepta con fecha de inicio por escrito, y la ventana del 10 al 20 queda reservada a la supervisión de los sistemas instalados.
¿Qué pasa con mis flujos si usted desaparece de un día para otro?
Siguen funcionando: viven en su Microsoft 365, a su nombre. Retira mi acceso y nada se para.
Respuesta completa: ¿Qué pasa con mis flujos si usted desaparece de un día para otro?
Siguen funcionando. Viven en el Microsoft 365 de su despacho, a nombre de su organización y sin ninguna pieza alojada en infraestructura propia de Vernie Studio. Su administrador revoca el acceso del técnico y no se para nada.
Simulación con datos ficticios
Véalo antes de hablar con nadie
Sin formulario, sin registro y sin que nadie le llame después.
SimulaciónDatos ficticios: ningún nombre, NIF ni importe es real.
Un alta de cliente, de principio a fin
Las siete piezas de un alta de sociedad. A mano se reparten en dos semanas y se olvidan dos; con el circuito, el expediente se crea solo y lo que falta se reclama solo.
Paso 1 de 4
Momento 0 El cliente dice que sí
Aquí empieza el reloj. En el modelo manual, también empiezan los cinco correos sucesivos.
0 de 7 piezas del alta · piezas resueltas
| Pieza del alta y quién la aporta | Estado |
|---|---|
| Datos fiscales y de contactoCliente · formulario | Avisado |
| Modelo 036 o 037Cliente · documento | Avisado |
| Escritura de constituciónCliente · documento | Avisado |
| Poder de representaciónCliente · documento | Avisado |
| Certificado de titularidad bancariaCliente · documento | Avisado |
| Hoja de encargo firmadaDespacho · genera y envía | Avisado |
| Información de tratamiento de datosDespacho · registra consentimiento | Avisado |
- Pendientetodavía no se le ha pedido o no se sabe nada
- Avisado o incompletose le ha pedido y se espera respuesta
- Completoentregado o cerrado, no hay que hacer nada
- Requiere llamadauna persona tiene que intervenir
Lo que ha hecho el circuito · Momento 0
- 10:00Enviado un único enlace con todo lo que se le va a pedir
Balance hasta momento 0
| Hoy, a mano | Con el circuito | |
|---|---|---|
| Piezas resueltas | 0 de 7 | 0 de 7 |
| Requieren llamada | 0 | 0 |
Supuesto: ejemplo ficticio de 7 piezas del alta. El tiempo es una estimación del trabajo de reclamar y comprobar (llamadas, correos, revisar buzones), no del trabajo técnico. En su despacho dependerá de su volumen.
Fíjese en esto. A mano, el poder de representación se pide en la tercera semana. Con el circuito se pide el primer día, con todo lo demás.
Ver esto con mi cartera- Primer Flujo
- 490 €
- 7 días
- se paga al entregar
- si no funciona, no se paga
Si el día 7 el flujo no está funcionando con sus clientes reales, no hay factura. Se queda igualmente con el mapa del proceso.
Preguntas
Lo que suelen preguntar antes de contratar
¿De verdad son diez minutos?
Diez minutos es el tiempo de trabajo del despacho una vez el cliente ha enviado el formulario: revisar, validar y cerrar. Lo que el cliente tarda en rellenarlo depende de él, y lo que tarda en conseguir una escritura no lo arregla ninguna automatización.
¿Puedo tener procedimientos distintos según el tipo de cliente?
Sí, y es lo normal. El precio incluye hasta tres tipos de alta con documentos, checklists y estructuras de carpeta distintos. Un autónomo en módulos y una sociedad con varios administradores no piden lo mismo.
¿Da de alta al cliente en mi programa contable?
No escribe en la base de datos de su programa. Le deja los datos normalizados y listos para el alta, y en algunos programas se puede preparar el fichero de importación. Meter la mano dentro de su ERP es algo que Vernie Studio no hace nunca: es la línea que no se cruza.
¿Qué pasa con la protección de datos en el alta?
El formulario incorpora la información de tratamiento y la recogida de consentimiento donde corresponde, y queda archivada en el expediente con fecha. Es una de las cosas que más se olvidan cuando el alta se hace a trozos por correo.
¿Sirve para regularizar los expedientes de los clientes que ya tengo?
El producto está pensado para altas nuevas. La normalización del archivo histórico es otro trabajo, con otro alcance y otro precio, y así se dice claro en lugar de meterlo aquí.
Siguiente paso, si le convence
Funciona bien junto a estos productos
Cómo se hace esto por dentro
Siguiente paso
Empecemos por una llamada de 30 minutos
790 € · 2 semanas · 50 / 50. Si su caso no encaja, se lo digo en esa llamada.
30 minsin costesin seguimiento comercial
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