Checklist Verifactu para el despacho: qué tiene que hacer usted, por sus clientes, antes de 2027

Un lunes de septiembre, el socio de un despacho con 210 clientes abre el correo. El comercial de su ERP le manda una circular en PDF con un titular tranquilizador: su versión ya cumple Verifactu. El socio la reenvía a toda la cartera y da el asunto por cerrado. Tres semanas después llama un cliente que factura con una hoja de cálculo maquetada en 2011 y pregunta qué le pasa a él. Con el ERP del despacho, nada. Con su hoja de cálculo, todo.

Ese es el problema real, y es un problema de información. Casi todo el contenido líder sobre Verifactu lo escribe quien vende el programa de facturación, y termina siempre en la misma frase: cambie de software. La pregunta del titular de un despacho es otra y nadie se la contesta. Qué tengo que hacer yo, ahora, por mis doscientos clientes, antes de que se agoten los plazos de 2027, y de qué respondo si uno de ellos no hace nada.

Qué tiene que hacer exactamente un despacho ante Verifactu

El Real Decreto 1007/2023 no crea una obligación específica para las asesorías por el hecho de serlo. Crea dos colectivos de obligados: los productores y comercializadores de sistemas informáticos de facturación, y los empresarios y profesionales que expiden facturas con uno de esos sistemas. Un despacho está en el segundo grupo, como cualquier profesional que emite minutas. Sus clientes están también en el segundo grupo, cada uno por su cuenta. Son dos obligaciones paralelas que no se comunican entre sí, y confundirlas es el origen de casi todos los sustos. El despacho puede estar impecable y tener veinte clientes en infracción; y al revés, un cliente puede tener un ERP adaptado mientras el despacho sigue emitiendo minutas con una plantilla de Word y un contador manual de numeración.

Las dos responsabilidades que hay que separar con nitidez

Responsabilidad 1: el software con el que usted emite sus minutas

Esta es la fácil y la que suele estar resuelta, porque la mayoría de despachos factura sus honorarios desde el mismo programa de gestión que usa para todo lo demás. Aun así conviene comprobarlo con los ojos abiertos, porque hay tres puntos ciegos frecuentes.

• La facturación de honorarios no siempre sale del ERP principal. Muchos despachos emiten las minutas desde un módulo distinto, una hoja de cálculo heredada o una plantilla que un socio mantiene a mano. Ese es el sistema que hay que auditar.
• La declaración responsable la firma el fabricante, no el despacho, y debe estar accesible dentro del propio programa de forma rápida e intuitiva, además de disponible en PDF o formato similar al adquirirlo. Si no la encuentra en el menú de ayuda, pídala por escrito.
• Si el despacho mantiene un desarrollo propio para facturar, aunque sea una macro interna que nunca se ha vendido a nadie, pasa a ser productor a estos efectos y le corresponde emitir esa declaración responsable.

Responsabilidad 2: el software con el que factura cada uno de sus clientes

Aquí el despacho no puede cumplir por el cliente y sin embargo no puede desentenderse. El obligado es el cliente: él expide la factura y a él se le impondría la sanción por tenencia de un sistema no conforme. Pero el asesor es quien conoce su facturación y quien tiene la relación profesional a través de la que esa información debería haber llegado. Dicho de otra forma: el riesgo del despacho no es tributario, es de responsabilidad profesional. Cuando un cliente reciba una sanción por seguir facturando con un sistema que no encadena huellas, la primera pregunta que hará es si su asesor se lo avisó. La segunda será dónde está ese aviso.

El plazo que ya venció y que casi nadie ha comprobado

Este dato cambia el tono de la conversación con el cliente. Las prórrogas de 2027 son para el usuario del programa, no para quien lo vende. Si un cliente factura hoy con un programa comercial cuyo fabricante sigue sin ofrecer versión adaptada y sin publicar su declaración responsable, ese fabricante lleva más de un año fuera de plazo. Es una señal de que ese programa probablemente no llegue nunca y de que el cliente necesita un plan de sustitución con tiempo, no una migración corriendo en diciembre. Al revés también funciona: quien trabaja con un fabricante que ya tiene su declaración responsable accesible dentro del programa solo tiene que actualizar cuando le toque. Distinguir un caso del otro es trabajo de inventario, no de fiscalidad, y es donde está el valor.

Framework de auditoría de cartera en seis fases

Lo que sigue es el método completo, pensado para una cartera de entre 80 y 400 clientes y para hacerse en tardes sueltas a lo largo de un trimestre. Cada fase produce un artefacto que la siguiente consume; si se salta una, la siguiente se vuelve mucho más cara.

La regla de los cuatro NO, que es el filtro más rápido de toda la auditoría

Es el filtro que conviene aplicar en la fase 1, antes de tocar nada más, porque descarta en minutos a los clientes que no hay que auditar. Dos matices que se escapan a menudo. Primero: SII y Verifactu son ámbitos excluyentes, de manera que quien cumple con el SII no tiene que cumplir con el reglamento de sistemas de facturación, y eso incluye a quien está en el SII de forma voluntaria por su inscripción en el REDEME. Segundo: la exclusión foral no depende de dónde esté el local, sino de si la actividad queda sujeta a normativa foral en IRPF o en Impuesto sobre Sociedades según el Concierto vasco o el Convenio navarro. Un cliente con oficina en Bilbao pero sujeción común entra en Verifactu.

Cómo se monta este trabajo sin comprar una herramienta nueva

Todo lo anterior es, en el fondo, una tabla con doce columnas, unos cuantos correos personalizados y un recordatorio que no se olvida. No hace falta una plataforma. Se monta dentro del Microsoft 365 que el despacho ya paga, con conectores estándar, y sin que ningún dato de cliente salga de su tenant.

• Una lista de Microsoft Lists como registro maestro: un elemento por cliente, con los campos del inventario, el estado del semáforo calculado y el historial de avisos.
• Un formulario de Microsoft Forms de cuatro preguntas para que el cliente conteste el inventario él mismo, cuya respuesta cae en la lista sin que nadie transcriba nada.
• Un flujo de Power Automate con el conector de Outlook que envía el aviso personalizado por segmento, guarda el correo en la carpeta del expediente en SharePoint y anota fecha y destinatario.
• Un segundo flujo programado que cada lunes revisa qué avisos llevan más de treinta días sin respuesta y genera una única tarea de seguimiento, en lugar de un correo por cliente.
• Un panel de SharePoint con el recuento por estado y por fecha límite, para que la revisión mensual del socio dure diez minutos y no una mañana.

Esa arquitectura no requiere licencia Power Automate Premium, porque todos esos conectores son estándar. Se necesitaría Premium, a 13 euros por usuario y mes en facturación anual, solo si quisiera leer automáticamente las facturas del cliente para deducir con qué las emite, porque eso implica AI Builder y OCR. Para una auditoría de cartera no hace falta: es más fiable preguntar. El reparto completo entre lo que se hace con conectores estándar y lo que exige Premium está en la página de precios y licencias.

Qué escribir exactamente en el aviso al cliente

El error habitual es mandar una circular de dos páginas que nadie lee. El aviso útil es corto, nominal y accionable. Seis elementos, ninguno prescindible si el documento tiene que servir de prueba dentro de dos años.

1. Destinatario y actividad concreta a la que se refiere el aviso, no un genérico a nuestros clientes.
2. La obligación en una frase: el sistema con el que expide sus facturas debe cumplir el Reglamento del RD 1007/2023 y llevar la declaración responsable de su fabricante.
3. La fecha límite que le corresponde a ese cliente, con la norma que la fija, que hoy es el RD-ley 15/2025.
4. El programa que el despacho ha detectado que usa y la pregunta directa de si es correcto.
5. La consecuencia económica: multa fija de hasta 50.000 euros por ejercicio por tenencia de sistemas no conformes, artículo 201 bis de la Ley General Tributaria.
6. La petición de respuesta con fecha, advirtiendo de que la falta de contestación se registrará como tal.

Las dos modalidades, y por qué su cliente probablemente no necesita la de tiempo real

Hay clientes rechazando la adaptación por la idea de que Hacienda va a ver sus facturas en tiempo real, y no es así salvo que elijan esa modalidad. La modalidad sin envío tampoco es gratis: exige registro de eventos y firma electrónica con certificado cualificado, requisitos de los que los sistemas Veri*Factu quedan dispensados precisamente porque envían. En ambas, la huella se calcula con SHA-256 y la de cada registro entra dentro del siguiente, de modo que borrar una factura ya emitida deja de ser una opción operativa.

Lo que esta auditoría no resuelve

Conviene decirlo con claridad, porque es el punto en el que este trabajo se vende mal si se exagera. La auditoría de cartera no certifica el software de nadie. Ni un despacho ni nosotros podemos declarar conforme un programa: esa declaración solo la firma su productor, y si el fabricante miente en ella, la responsabilidad de los 150.000 euros por ejercicio y tipo de sistema es suya, no del cliente ni del asesor. Lo que la auditoría hace es localizar esa declaración o constatar que no existe. Es información binaria y muy útil, pero no es un dictamen técnico.

Tampoco sustituye la conversación difícil. Habrá clientes que contesten que llevan treinta años facturando con su hoja de cálculo y que van a seguir. El sistema registra esa respuesta, la fecha y el remitente, y ahí termina su trabajo: si el despacho continúa con ese cliente lo decide el socio. Y hay una parte manual sin remedio: verificar de verdad si un programa concreto está adaptado exige entrar en él o hablar con su soporte. La automatización quita el trabajo de recordar, perseguir y registrar; no quita el de comprobar.

Una última advertencia. Si su despacho trabaja con A3, Sage Despachos, Glasof, ContaSOL, Holded, Cegid o Anfix, la adaptación de esos productos la resuelve el fabricante y no exige que usted cambie de programa, como explicamos en la página de integraciones. Lo que ningún fabricante va a hacer por usted es la parte de esta guía que habla de sus clientes.

Por dónde empezar mañana

Si tuviera que hacer una sola cosa esta semana, sería la fase 1 con los clientes que presentan Impuesto sobre Sociedades: su fecha es el 1 de enero de 2027 y quedan poco más de quince meses. Segmentar esa parte de la cartera con los datos censales que ya tiene no llega a una tarde, y le dirá cuántos avisos tiene que escribir de verdad. Casi siempre son muchos menos de los que el socio teme y muchos más de los que el equipo cree. El resto es un problema de constancia, y la constancia es lo que un flujo hace mejor que una persona ocupada.