Trabajo con despachos profesionales españoles de veinte personas y de una sola. Conocer cuál es el suyo decide por dónde conviene empezar.
Un despacho de veinte personas y uno de una sola no tienen el mismo problema, aunque ambos presenten los mismos modelos. Por eso en Vernie Studio no se vende una plataforma cerrada: se identifica el proceso que hoy consume más horas y se automatiza ese, con los precios publicados en la página de precios.
El cuello de botella está en la entrada: la semana del día 15 el equipo deja de asesorar para perseguir facturas por teléfono y descifrar fotos de tickets enviadas por WhatsApp. El trabajo técnico se acumula en tres días y el riesgo de recargo depende de quién conteste al móvil. Aquí lo primero que se automatiza es la reclamación y la clasificación documental.
Reclamación de facturas trimestralesEl calendario no lo marca la Agencia Tributaria, sino el cierre de nóminas del día 25. Las incidencias llegan en notas de voz, hojas arrugadas y correos sueltos, casi siempre a última hora, y después nadie puede demostrar qué comunicó la empresa ni cuándo. El punto de partida es una ficha guiada de incidencias con trazabilidad.
Recogida de incidencias de nóminasAquí el problema no es un pico, sino la variedad: expedientes abiertos a medias durante semanas porque falta el poder notarial, el modelo 036 o el certificado digital. Cada trámite exige documentación distinta y nadie sabe de memoria qué falta en cada carpeta. La automatización útil es la lista de comprobación documental por tipo de expediente.
Recogida documental en altas de clienteEl titular es a la vez asesor, secretaría y departamento de cobros, así que cada tarea administrativa se paga con horas facturables. No necesita un sistema grande: necesita que el envío del modelo, el acuse y el aviso de domiciliación ocurran sin que él intervenga. Se empieza por la salida, que es donde más llamadas se ahorran.
Envío y acuse de modelos tributariosCuando un perfil tiene una operativa suficientemente distinta, hay una página propia con el calendario, los documentos implicados y el flujo concreto. La primera publicada es la de despachos laborales y graduados sociales: cierre de nóminas el día 25, partes de incapacidad temporal, altas en Seguridad Social e incidencias de plantilla sin llamadas a deshora.
Si su despacho combina varios perfiles, no hace falta elegir: los flujos conviven en el mismo tenant de Microsoft 365 y se implantan por orden de urgencia.
A3, Sage, Glasof, ContaSOL, Holded o Anfix siguen siendo el sitio donde se contabiliza y se presenta. Lo que se automatiza es lo de alrededor: pedir, recibir, ordenar, avisar y dejar constancia, dentro del Microsoft 365 que el despacho ya paga.
Se empieza por el que más horas consume. El Sistema Operativo Documental se implanta por fases en 30 días, con precio cerrado de 5.000 € y garantía firmada: si algo falla por causa nuestra, seguimos trabajando gratis hasta corregirlo.
Ningún flujo presenta un modelo, contabiliza un asiento ni contesta a un cliente en nombre de la asesoría. Prepara, avisa y ordena; la firma y el criterio siguen siendo del titular y de su equipo.
Casi siempre la entrada de documentación: la reclamación a los clientes antes del día 15 en los despachos fiscales, las incidencias de nómina antes del día 25 en los laborales y la lista de lo que falta por expediente en las gestorías generalistas. Es donde se pierden más horas y donde el resultado se nota en el primer cierre.
Sí, y es donde más se nota, porque cada llamada de reclamación se paga con horas facturables del titular. El punto de partida suele ser el envío del modelo con su importe y fecha de cargo, y el acuse de recibo del cliente.
Sí. Vernie Studio está en La Laguna: en Tenerife podemos ir a su despacho a ver el proceso; con gestorías de Gran Canaria y el resto de islas trabajamos en remoto. Conocemos el IGIC, el Modelo 420 y el calendario de la Agencia Tributaria Canaria.
Un único precio, publicado antes de la llamada: 5.000 € de implantación del sistema completo y Guardia de 390 €/mes, obligatoria los seis primeros meses y sin permanencia después. Las personalizaciones se presupuestan por escrito, siempre hacia arriba.