Quince automatizaciones reales para un despacho, con su disparador, sus conectores y su licencia

La pregunta de la primera reunión casi nunca es si Power Automate funciona. Es qué merece la pena automatizar en un despacho de siete personas con doscientos clientes, y qué obliga a pagarle más dinero a Microsoft. Para eso no sirve una respuesta genérica: hace falta la lista concreta con la factura al lado.

Esto es esa lista. Quince automatizaciones que se montan en el Microsoft 365 de un despacho, agrupadas por área y todas con la misma ficha. Ninguna obliga a cambiar el programa contable y once de las quince no cuestan un euro más de licencia. Al final, las tres que hemos dejado de recomendar.

Qué encontrará en cada ficha

El disparador dice si el flujo depende de que alguien haga algo; los conectores, dónde vive el dato; la licencia, el coste recurrente. Las horas son lo único no verificable, así que van con su supuesto delante. El porqué, en lugar del qué, está en la guía de Power Automate para asesorías.

Sumadas dan entre 52 y 115 horas al mes. No se crea esa cifra: ningún despacho monta las quince y varios tocan el mismo trabajo, así que no se acumulan de forma lineal. Sirve para ordenar prioridades, no para presupuestar.

Recogida documental

1. Reclamación escalonada de la documentación trimestral

• Disparador. Programado, cada mañana laborable del 1 al 20 de enero, abril, julio y octubre.
• Qué hace. 1) Filtra en la lista maestra los clientes con estado Pendiente. 2) Manda el correo del tramo: inicial, recordatorio a los cinco días, aviso final a los diez, escalado al responsable a los quince. 3) Anota el envío en la fila y para cuando el estado pasa a Recibido.
• Conectores. Microsoft Lists, Outlook, Teams.
• Licencia. Estándar.
• Horas al mes (est.). De 6 a 12 en trimestre. Supuesto: 180 clientes, tres correos por cliente y periodo, cuatro minutos por correo.

2. Buzón único de entrada

• Disparador. Correo con adjunto en un buzón compartido del tipo documentacion@sudespacho.es.
• Qué hace. 1) Cruza el remitente con la lista de contactos para resolver el NIF. 2) Guarda cada adjunto en la carpeta de ejercicio y periodo de ese cliente. 3) Renombra con la convención del despacho, tipo NIF_ejercicio_periodo_tipo, y rellena los metadatos. 4) Contesta un acuse. 5) Si no identifica al remitente, aparta el correo y avisa por Teams.
• Conectores. Outlook, SharePoint, Microsoft Lists.
• Licencia. Estándar.
• Horas al mes (est.). De 4 a 9. Supuesto: 350 correos al mes y 90 segundos por correo entre descargar, renombrar y guardar.

3. Lectura OCR de facturas de proveedor

• Disparador. Fichero nuevo en la biblioteca Facturas por leer.
• Qué hace. 1) El modelo preentrenado de AI Builder extrae NIF del emisor, número, fecha, base, tipo, cuota y total. 2) Comprueba que base por tipo cuadra con la cuota, con dos céntimos de tolerancia. 3) Escribe la fila de pre-asiento y marca lo que no cuadra o viene con confianza baja. 4) El asesor revisa solo lo marcado; la entrada al programa contable la hace una persona.
• Conectores. SharePoint, AI Builder, Excel Online (Business) o Microsoft Lists.
• Licencia. Premium: AI Builder exige Power Automate Premium, 13 euros por usuario y mes con facturación anual.
• Horas al mes (est.). De 8 a 16. Supuesto: 600 facturas al mes y de 50 a 90 segundos de tecleo por factura.

Área fiscal

4. Calendario de vencimientos

• Disparador. Programado, cada día laborable a las 7:30.
• Qué hace. 1) Recorre la lista de obligaciones, una fila por cliente, modelo y periodo. 2) A quince, siete y tres días genera el aviso interno o al cliente, según diga la columna de cada tramo. 3) Crea la tarea en Planner al responsable. 4) Registra qué se avisó y cuándo, que es lo que vale el día que un cliente diga que nadie le pidió nada.
• Conectores. Microsoft Lists, Outlook, Planner, Teams.
• Licencia. Estándar.
• Horas al mes (est.). De 3 a 6. Supuesto: 200 clientes, 2,5 obligaciones activas por cliente y mes, 45 segundos de revisión por obligación.

5. Envío del modelo presentado con justificante

• Disparador. El técnico sube el PDF del justificante a la biblioteca Presentados.
• Qué hace. 1) Lee NIF, modelo y periodo de los metadatos o del nombre normalizado. 2) Localiza al contacto y envía el correo con el justificante adjunto, el importe y la fecha de cargo. 3) Archiva la copia en el expediente y cierra el vencimiento. 4) Si a los tres días no hay acuse, recuerda una vez.
• Conectores. SharePoint, Microsoft Lists, Outlook.
• Licencia. Estándar. Es <a href="/servicios/envio-modelos-tributarios">el servicio de envío de modelos tributarios</a>.
• Horas al mes (est.). De 4 a 8. Supuesto: 400 presentaciones en trimestre y 250 en el resto, poco más de un minuto por envío.

6. Radar de vencimiento normativo de la cartera

• Disparador. Formulario interno para actualizar la ficha normativa, más un programado el día 1.
• Qué hace. 1) Mantiene por cliente el programa de facturación, si tiene declaración responsable publicada y la fecha límite de Verifactu según forma jurídica: antes del 1 de enero de 2027 para el Impuesto sobre Sociedades y del 1 de julio de 2027 para el resto. 2) El programado lista los que siguen sin resolver. 3) Genera la carta desde plantilla, la envía y registra la respuesta con fecha.
• Conectores. Microsoft Forms, Microsoft Lists, SharePoint, Outlook, y Word Online (Business) si la carta va en Word.
• Licencia. Estándar con plantilla HTML. Premium para la acción Rellenar una plantilla de Microsoft Word: ese conector es de pago y admite plantillas de hasta 10 MB.
• Horas al mes (est.). De 2 a 5. Supuesto: 200 clientes, seis minutos por cliente en el inventario inicial y uno en el seguimiento.

Área laboral

7. Recogida de incidencias y variables de nómina

• Disparador. Programado el día 18, con reclamación el 22 y el 24 a quien no ha contestado.
• Qué hace. 1) Manda a cada empresa el enlace a un formulario con sus campos: altas, bajas, horas extra, incapacidad temporal, variables y dietas. 2) Consolida las respuestas en una hoja por empresa. 3) Avisa por Teams al gestor en cuanto entra un alta o una baja. 4) Cierra el día 25 y publica quién ha contestado. La entrada al programa de nóminas la hace el gestor.
• Conectores. Microsoft Forms, Outlook, Excel Online (Business), Teams.
• Licencia. Estándar.
• Horas al mes (est.). De 5 a 10. Supuesto: 60 empresas, 2,3 correos de persecución por empresa y mes, cinco minutos por correo.

8. Reparto de nóminas individuales con acuse

• Disparador. Los PDF individuales del programa de nóminas, dejados en una carpeta con el documento de identidad en el nombre.
• Qué hace. 1) Extrae el documento de identidad del nombre del fichero. 2) Lo cruza con la lista de trabajadores de esa empresa para obtener el correo. 3) Envía cada nómina a su destinatario. 4) Devuelve al gestor tres cifras, enviadas, rebotadas y sin dirección, para que actúe solo sobre las dos últimas.
• Conectores. SharePoint, Microsoft Lists, Outlook.
• Licencia. Estándar.
• Horas al mes (est.). De 3 a 7. Supuesto: 400 nóminas al mes y 45 segundos por envío manual.

9. Vigilancia de vencimientos laborales

• Disparador. Programado, los lunes a las 8:00.
• Qué hace. 1) Recorre la lista de contratos con fecha de fin, fin de periodo de prueba, último reconocimiento médico y última formación en prevención. 2) A treinta, quince y cinco días avisa al gestor y escribe al cliente diciendo qué hay que decidir y para cuándo. 3) Crea la tarea y deja constancia del aviso, que es lo que protege al despacho si la decisión llega tarde.
• Conectores. Microsoft Lists, Outlook, Planner, Teams.
• Licencia. Estándar.
• Horas al mes (est.). De 2 a 4. Supuesto: 600 trabajadores y una revisión mensual en una hoja aparte. El valor no son las horas: es el vencimiento que no se pasa.

Gestión interna del despacho

10. Alta de cliente nuevo con expediente y checklist

• Disparador. Formulario interno que rellena quien capta al cliente, en dos minutos.
• Qué hace. 1) Crea la carpeta del expediente en SharePoint con la estructura estándar. 2) Da de alta la fila maestra con NIF, forma jurídica, epígrafe, servicios contratados y fecha límite de Verifactu. 3) Genera la checklist de documentación y reparte las tareas de arranque en Planner entre fiscal, contable y laboral. 4) Manda la bienvenida con la carta de encargo y a los siete días avisa de lo que falta.
• Conectores. Microsoft Forms, SharePoint, Microsoft Lists, Planner, Outlook, Teams.
• Licencia. Estándar.
• Horas al mes (est.). De 2 a 5. Supuesto: de tres a seis altas al mes y 40 minutos de copiar, pegar y repartir por alta.

11. Panel de estado del cierre trimestral

• Disparador. Programado cada hora entre el 1 y el 25 de los meses de cierre.
• Qué hace. 1) Cuenta por cliente en qué fase está: documentación pendiente, contabilización, revisión o presentado. 2) Calcula el semáforo con la regla del despacho, no con una nuestra, y actualiza la vista por responsable. 3) Publica en Teams a las 9:00 y a las 17:00 el recuento por fase y los tres clientes más atrasados.
• Conectores. Microsoft Lists, Excel Online (Business), Teams.
• Licencia. Estándar.
• Horas al mes (est.). De 2 a 4. Supuesto: dos personas con veinte minutos diarios preguntando el estado durante los quince días fuertes del trimestre.

12. Registro de los trabajos fuera de iguala

• Disparador. Instantáneo, desde Teams o desde el correo del cliente, cuando alguien detecta un encargo fuera de la cuota.
• Qué hace. 1) Abre un formulario de cuatro campos: cliente, concepto, tiempo y tarifa. 2) Escribe la fila con autor y fecha. 3) Manda la aprobación al titular con Approvals, que responde desde el móvil. 4) El día 1 sale al responsable de facturación lo aprobado del mes anterior, agrupado por cliente.
• Conectores. Teams, Approvals, Microsoft Lists, Outlook, Excel Online (Business).
• Licencia. Estándar, y aquí importa: en un flujo instantáneo con conectores premium cada persona que pulsa el botón necesita licencia propia. Como este es todo estándar, lo lanza cualquiera sin coste.
• Horas al mes (est.). Entre 2 y 6, pero lo que buscan los despachos que lo piden no son horas: es dejar de descubrir en diciembre el trabajo extra que nadie apuntó.

Atención al cliente

13. Acuse y clasificación de la bandeja general

• Disparador. Correo nuevo en el buzón general del despacho.
• Qué hace. 1) Responde un acuse inmediato con el plazo comprometido. 2) Clasifica por remitente conocido y palabras clave en fiscal, laboral, contable, comercial o ruido. 3) Crea la fila con hora de entrada, cliente y responsable. 4) A las 24 y 48 horas sin respuesta avisa por Teams al responsable y, la segunda vez, al titular.
• Conectores. Outlook, Microsoft Lists, Teams.
• Licencia. Estándar con reglas. Premium si quiere clasificación semántica con AI Builder, que consume créditos por correo analizado.
• Horas al mes (est.). De 4 a 10. Supuesto: 700 correos al mes y un minuto de triaje por correo.

14. Envío segmentado de circulares con registro

• Disparador. Instantáneo, lo lanza el titular eligiendo el segmento y pegando el texto.
• Qué hace. 1) Filtra la lista maestra por el criterio elegido: forma jurídica, régimen de IVA, epígrafe, programa de facturación o fecha límite normativa. 2) Personaliza el cuerpo con el dato que hace que esa circular le afecte. 3) Envía un correo por destinatario, no una copia oculta a doscientos. 4) Anota fecha y circular en la lista.
• Conectores. Microsoft Forms o Power Apps, Microsoft Lists, Outlook.
• Licencia. Estándar.
• Horas al mes (est.). De 3 a 8, en meses con novedad normativa. Supuesto: dos circulares al mes a segmentos de 60 a 200 clientes y tres horas por circular.

15. Reclamación de honorarios impagados del despacho

• Disparador. Programado, cada lunes a las 9:00.
• Qué hace. 1) Lee el listado de facturas emitidas, sea una exportación dejada en una carpeta o una consulta directa si hay API. 2) Filtra las vencidas y las agrupa por cliente, para no mandar cuatro correos a quien debe cuatro facturas. 3) A los 7, 21 y 40 días manda un correo distinto por tramo, escrito por el despacho. 4) A los 60 días para y crea una tarea de llamada al titular, porque desde ahí el correo solo hace ruido.
• Conectores. SharePoint, Excel Online (Business), Microsoft Lists, Outlook, Planner.
• Licencia. Estándar sobre una exportación periódica. Premium si prefiere leer la API con el conector HTTP o HTTP con Entra ID, la vía habitual cuando el ERP no tiene conector nativo; caso a caso en <a href="/integraciones">integraciones</a>.
• Horas al mes (est.). De 2 a 5. Supuesto: 40 facturas vencidas al mes y de cinco a ocho minutos por reclamación.

Las tres que no merecen la pena automatizar

A. El cierre anual y el depósito de cuentas

La regla que aplicamos antes de aceptar un encargo es frecuencia por minutos ahorrados. Un proceso que corre doce veces al año y ahorra diez minutos son dos horas anuales, y mantener el flujo cuesta más que eso en cuanto alguien cambia una columna. El cierre anual está peor: corre una vez, cada ejercicio trae una novedad de criterio y lo que se montó en marzo ya no encaja al siguiente. Sí tiene sentido automatizar la recogida de documentación del cierre, que es el flujo 1 con otro calendario.

B. El robot de escritorio contra la banca electrónica o un portal ajeno

Técnicamente se puede: Power Automate tiene RPA de escritorio y el modo desatendido cuesta 130 euros por bot y mes. El problema es que un robot que pincha en una web ajena se rompe el día que esa web cambia de maquetación, y no avisa antes. Añada que muchos contratos de banca electrónica prohíben el acceso automatizado con las credenciales del titular, y que para el extracto existe una vía aburrida y estable: el fichero normalizado del cuaderno 43. Preferimos un fichero feo que funciona todos los meses a un robot elegante que cae en agosto, y sobre eso montamos Cuadre Asistido.

C. La respuesta automática a consultas con un modelo de lenguaje

Es la que más nos piden desde hace un año y la que más claramente le quita razón a nuestro propio catálogo. Un modelo redacta en tres segundos una respuesta correcta a una consulta fiscal frecuente, y eso es real. Lo que no cambia es quién firma: si esa respuesta lleva un criterio equivocado, ante el cliente y ante la Administración responde el profesional, no el modelo ni nosotros. Como borrador interno que una persona corrige, tiene sentido. Como respuesta que sale sola del buzón, no lo montamos: el sistema propone, el asesor valida.

Por dónde empezar si va a montar una sola

La mejor primera es casi siempre la 1 o la 7: calendario fijo, regla explícita, resultado visible en el primer ciclo y licencia estándar, así que se evalúan sin gastar un euro más en Microsoft. La 3, el OCR, es la que más horas devuelve y la única cuyo coste hay que dimensionar antes de prometer nada.

Lo demás es orden: elija una, móntela sobre el programa contable que ya tiene y déjela correr un trimestre entero antes de añadir la siguiente. El Primer Flujo es eso, un proceso en siete días con pago a la entrega. Si le corre prisa la parte normativa, la comprobación por cliente está en el checklist de Verifactu, y las notificaciones de la AEAT, caso aparte por el certificado, en el artículo sobre automatizarlas.