Contenido (10 secciones)
- Días 1 a 30: medir y ordenar. Cinco métricas de partida, inventario de herramientas y estructura documental en SharePoint.
- Días 31 a 60: un proceso automatizado, con clientes reales. Uno solo, el que más horas consume, probado con una parte de la cartera.
- Días 61 a 90: extender, medir y decidir. Llevar el proceso a toda la cartera, comparar con las métricas de partida y elegir el siguiente.
Actualizado a 16 de septiembre de 2026.
«Hay que digitalizar el despacho» es una frase que se dice en muchas reuniones de socios y que rara vez termina en algo concreto. No por falta de voluntad, sino porque es demasiado grande para empezar un lunes. Esta hoja de ruta la parte en trozos de un trimestre, con tareas que se pueden hacer por las tardes y sin detener la actividad del despacho.
Parte de tres supuestos. El despacho ya tiene Microsoft 365 o está dispuesto a usarlo. No va a cambiar de programa contable en estos 90 días. Y el objetivo no es tener más herramientas, sino dedicar menos horas a tareas que no requieren criterio profesional.
Qué significa digitalizar una gestoría
Digitalizar una gestoría no es escanear papel ni comprar programas nuevos. Es conseguir que la información entre por canales ordenados, se guarde en un sitio predecible y que las tareas repetitivas (pedir documentación, archivar, recordar vencimientos) ocurran sin que nadie tenga que acordarse. Se mide en horas recuperadas y en errores evitados.
Muchas gestorías ya tienen buena parte de las piezas: un programa de gestión, correo profesional, quizá Microsoft 365. Lo que falta suele ser el orden entre ellas. Un despacho con cinco herramientas y ninguna regla sobre qué va en cada una no está más digitalizado que uno con dos herramientas bien usadas.
Antes de empezar: cinco métricas de partida
Mida cinco cosas durante dos semanas antes de cambiar nada: horas dedicadas a pedir y perseguir documentación, porcentaje de clientes que entregan a tiempo, horas dedicadas a archivar y renombrar ficheros, número de canales por los que llega la documentación e incidencias por vencimientos casi perdidos. Sin punto de partida, no sabrá si ha mejorado.
| Métrica | Cómo medirla | Periodo |
|---|---|---|
| Horas persiguiendo documentación | Cada persona anota los minutos de llamadas, correos y mensajes de reclamación | Dos semanas de campaña trimestral |
| Clientes que entregan a tiempo | Porcentaje de la cartera que entrega antes de la fecha interna fijada | Último trimestre |
| Horas archivando y renombrando | Minutos dedicados a descargar, renombrar y mover ficheros | Dos semanas |
| Canales de entrada | Recuento: correo, mensajería, portal, papel, memoria USB… | Un mes |
| Vencimientos al límite | Número de presentaciones hechas el último día por falta de datos | Último trimestre |
Para convertir estas horas en coste, use la calculadora de horas del despacho. El método completo para calcular el retorno está en cómo medir el ROI de automatizar un despacho.
Fase 1 (días 1 a 30): medir y ordenar la base
El primer mes no se automatiza nada. Se mide el punto de partida, se hace inventario de herramientas y licencias, se decide la estructura documental en SharePoint y se elige el primer proceso a automatizar. Es la fase que más se tiende a saltar y la que más condiciona el resultado.
Checklist de la fase 1
Semana 1. Métricas
Poner en marcha la medición de las cinco métricas. Una hoja de cálculo compartida basta.
Semana 1. Inventario
Listar herramientas, licencias de Microsoft 365 contratadas, quién las usa y para qué. Detectar lo que se paga y no se usa.
Semana 2. Estructura documental
Decidir sitios, bibliotecas y carpetas por cliente y ejercicio, y el patrón de nombres. Guía: SharePoint para asesorías.
Semana 3. Permisos y seguridad básica
Autenticación multifactor para todas las cuentas, grupos por función y revisión de accesos de antiguos empleados.
Semana 3. Datos de contacto
Una lista única de clientes con NIF, correo de contacto para documentación y persona responsable en el despacho. Sin ella, ninguna automatización sabrá a quién escribir.
Semana 4. Elegir el primer proceso
Con las métricas en la mano, el que más horas consume y menos criterio exige. Suele ser la recogida de documentación trimestral, pero decídalo con datos.
Fase 2 (días 31 a 60): un proceso automatizado con clientes reales
En el segundo mes se automatiza un solo proceso y se prueba con una parte de la cartera, por ejemplo diez o veinte clientes de perfiles distintos. El objetivo es comprobar que funciona con clientes reales, ajustar textos y plazos y que el equipo se acostumbre a trabajar con la nueva pantalla de control.
Checklist de la fase 2
Semana 5. Diseño del proceso
Escribir el proceso tal como se hace hoy y cómo se hará: disparador, pasos, quién interviene, qué ve el cliente y qué pasa si no responde.
Semana 6. Construcción
Montar el flujo en Power Automate sobre la estructura de SharePoint, con una lista de control. Con conectores estándar no hace falta licencia adicional.
Semana 7. Piloto
Activarlo con el grupo de prueba. Revisar cada día qué ha pasado y corregir.
Semana 8. Ajuste
Cambiar lo que no funcione: el texto del correo, la frecuencia de recordatorios, los nombres de fichero. Documentar el proceso en una página.
Si el primer proceso es la recogida de documentación, la guía de recogida automatizada explica el circuito, y la de portal del cliente compara las opciones de canal. Si es el alta de clientes, está el alta automatizada paso a paso. Si es el control de vencimientos, la automatización de modelos tributarios marca qué se puede automatizar y qué no.
Fase 3 (días 61 a 90): extender, medir y decidir
En el tercer mes el proceso se extiende a toda la cartera, se repiten las mediciones de partida y se compara. Con esa comparación se decide el siguiente proceso. Si no ha mejorado, se analiza por qué antes de automatizar otra cosa: casi siempre es un problema de canal, de texto o de datos de contacto.
Checklist de la fase 3
Semana 9. Extensión
Activar el proceso para toda la cartera, dejando fuera de forma explícita a los clientes que no encajen (ver más abajo).
Semana 10. Formación
Media hora con el equipo: qué hace el flujo, qué tienen que mirar ellos y a quién avisar si algo falla.
Semana 11. Medición
Repetir las cinco métricas en las mismas condiciones y compararlas con las de partida.
Semana 12. Decisión
Elegir el siguiente proceso con el mismo criterio y fijar quién vigila el que ya funciona.
Semana 13. Documentación
Guardar en el sitio de plantillas la descripción de cada flujo, el propietario y cómo desactivarlo.
| Fase | Objetivo | Entregable | Riesgo principal |
|---|---|---|---|
| Días 1–30 | Medir y ordenar | Métricas, inventario, estructura documental, lista de clientes | Saltársela por prisa |
| Días 31–60 | Un proceso con clientes reales | Flujo en piloto y documentado | Querer automatizar varios a la vez |
| Días 61–90 | Extender y medir | Proceso en toda la cartera y comparación de métricas | No medir y no saber si ha servido |
Qué no conviene digitalizar
No conviene automatizar lo que requiere criterio profesional, lo que ocurre pocas veces al año, las comunicaciones delicadas con un cliente ni los procesos que aún no están claros cuando se hacen a mano. Automatizar un proceso desordenado solo produce desorden más rápido.
- Decisiones fiscales o contables: la calificación de un gasto, la elección de un régimen, la respuesta a un requerimiento.
- Comunicaciones delicadas: una cuota a pagar inesperada, un error del despacho, una inspección.
- Tareas que ocurren una o dos veces al año y llevan poco tiempo: el esfuerzo de montarlas no compensa.
- Procesos que cada persona hace de una forma distinta: primero se acuerda cómo se hacen, luego se automatizan.
- Clientes que entregan en papel y no van a cambiar: se les atiende como hasta ahora y se registra su entrega en la misma lista de control.
La guía de quince casos de uso de Power Automate incluye al final los que no compensa automatizar, con el motivo.
Cómo llevar a los clientes sin forzarlos
Lleve a los clientes con el canal más sencillo posible, explicado en una frase, con un periodo en que convivan el canal nuevo y el antiguo. Empiece por los clientes más dispuestos, mantenga una alternativa para quienes no puedan cambiar y agradezca el cambio en lugar de exigirlo. La constancia del despacho pesa más que la herramienta.
- Un canal que no pida registro: un enlace en un correo es más fácil que un usuario y una contraseña.
- Un mensaje corto: qué cambia, qué tiene que hacer el cliente y a quién llamar si tiene dudas.
- Convivencia: durante uno o dos trimestres, se acepta el canal antiguo y se registra igual.
- Primero los dispuestos: el grupo piloto debería incluir clientes que ya piden hacerlo más fácil.
- Excepciones explícitas: el cliente mayor que trae los papeles en persona sigue haciéndolo, y su entrega se anota en la misma lista.
- Recordatorios con tono: el recordatorio automático debe sonar como el despacho, no como una máquina.
Herramientas y productos para cada fase
Todo lo anterior se puede hacer con lo que incluye Microsoft 365: SharePoint, Forms, Lists, Outlook, Teams y Power Automate. Si prefiere que lo monte yo, estos son los productos que encajan con cada fase, con precio cerrado y publicado:
| Necesidad | Producto | Precio |
|---|---|---|
| Automatizar el primer proceso (fase 2) | Primer Flujo | 490 € |
| Recogida de documentación trimestral | Cierre sin Perseguir | 1.290 € |
| Incidencias de nómina del mes | Nóminas sin Recordatorios | 990 € |
| Avisos de vencimientos | Calendario que Avisa Solo | 890 € |
| Alta de cliente nuevo | Alta en 10 Minutos | 790 € |
| Varios circuitos por fases | Despacho Completo | 3.900 € |
Las fichas están en el catálogo. Para ver cómo trabajo en cada fase, el método; para verlo funcionando, las demostraciones.
Siguiente paso
Empiece por la fase 1 esta misma semana: mida dos semanas antes de decidir nada. Si quiere contrastar el resultado, en el diagnóstico gratuito de 30 minutos revisamos juntos sus métricas y le digo qué proceso elegiría primero. Y para ver el mapa completo de lo que se puede automatizar, lea la guía de automatización para asesorías con Microsoft 365. Si le preocupa la falta de personal, está también contratar o automatizar.
Preguntas frecuentes
¿Se puede digitalizar una gestoría en 90 días?
Se puede ordenar la base y dejar funcionando un primer proceso automatizado en toda la cartera en 90 días, dedicando unas horas por semana. Digitalizar todo el despacho lleva más tiempo, pero el primer trimestre es el que marca el método para el resto.
¿Hace falta cambiar de programa contable para digitalizar?
No. La hoja de ruta está pensada para mantener el programa actual. La automatización trabaja alrededor de él: recogida de documentación, archivo, avisos y control de entregas en Microsoft 365. Cambiar de programa es una decisión distinta con sus propios riesgos.
¿Qué proceso conviene automatizar primero?
El que más horas consume y menos criterio profesional exige, según sus propias métricas. En muchos despachos es la recogida de documentación trimestral, pero conviene confirmarlo midiendo durante dos semanas antes de decidir.
¿Qué hago con los clientes que no quieren usar herramientas digitales?
Mantenga su canal habitual y registre sus entregas en la misma lista de control que el resto. Así el despacho tiene una visión completa sin forzar a nadie. Con el tiempo, un canal muy sencillo, como un enlace de carga sin registro, convence a una parte.
¿Cuánto cuesta digitalizar una gestoría?
Si ya tiene Microsoft 365 y usa conectores estándar, las herramientas están incluidas y el coste es el tiempo interno o la implantación. Si algún proceso necesita conectores premium, Power Automate Premium cuesta 13 € por usuario y mes con facturación anual, sin IVA, y basta una licencia en la cuenta de servicio para flujos automatizados.
Fuentes y normativa (4)
Revisado el por Gerardo Gutiérrez Palenzuela. Si cambia la norma o una fuente oficial, se actualiza el texto y la fecha de revisión.