Falta de personal en asesorías: el coste real de contratar frente al de automatizar

La vacante lleva cuatro meses abierta. Se publicó como técnico contable con experiencia en cierre y modelos, se recibieron veintitantos currículos, se entrevistó a cinco, dos no se presentaron a la segunda cita y el único que encajaba pedía seis mil euros por encima de la banda. Mientras tanto, el trabajo no se ha detenido: lo está absorbiendo el titular por las tardes y la persona más veterana del equipo, que ya venía justa.

Esto no es mala suerte del despacho. Es un dato de sector con encuestas detrás, y las encuestas dicen además que va a peor. Lo que casi nadie hace es dar el paso siguiente: convertir el problema en una decisión de negocio con números al lado. Contratar es una decisión. No contratar y redistribuir la carga es otra. Automatizar parte del trabajo es una tercera. Las tres cuestan dinero y las tres tienen un techo. Este artículo pone las tres sobre la mesa con los supuestos a la vista.

Cuánta falta de personal hay realmente en los despachos españoles

Conviene mirar las cifras juntas, porque por separado cada una parece un titular y en conjunto dibujan un mecanismo. El Barómetro es la quinta edición del estudio, con trabajo de campo realizado en marzo de 2026 sobre una muestra del sector español de despachos profesionales, en el que el 77% de las firmas tiene menos de diez empleados.

El dato del 2,1% de menores de treinta años es el que explica todos los demás. Un sector cuya plantilla no se renueva por abajo no tiene un problema de coyuntura: tiene un problema de reposición. Cuando alguien se jubila o cambia de trabajo, la persona que lo sustituye no viene de una promoción interna que no existe, sino del despacho de al lado. El resultado es que el sector se compra el personal entre sí y sube el precio sin aumentar la oferta total.

Por qué la vacante no se cubre aunque suba el sueldo

Esto tiene una consecuencia incómoda para quien está intentando cubrir una plaza. Si lo que aleja a los candidatos es la carga burocrática del puesto, subir la oferta dos mil euros mueve la aguja poco y de forma temporal, porque el puesto sigue siendo el mismo. Y subirla no es gratis: el 63,8% de los despachos ya identifica los costes salariales como uno de sus problemas principales, en un sector donde el 67,3% facturó más en 2025 pero solo el 51,7% mejoró su rentabilidad. Se factura más y se gana menos, así que el margen para competir por salario está más estrecho de lo que parece desde fuera.

Hay un tercer elemento que agrava el círculo: el volumen normativo. El 95% de los despachos afirma que las novedades regulatorias incrementan su carga de trabajo, y el 64% señala la sobrecarga normativa como su principal reto. Entre la adaptación de la cartera a Verifactu y la factura electrónica B2B, los próximos dos ejercicios van a añadir trabajo, no a quitarlo. La demanda de horas crece mientras la oferta de personas se estrecha.

Cuánto cuesta de verdad contratar un técnico contable

El error habitual al presupuestar una contratación es quedarse en el bruto anual. El bruto es aproximadamente el 60% de lo que la decisión acaba costando. El resto está repartido en cotizaciones, en puesto de trabajo y licencias, en absentismo y, sobre todo, en tiempo del titular que no se factura a nadie.

Sumando coste de empresa, selección y rampa, el primer año de una contratación de técnico contable rara vez baja de 40.000 euros y a menudo se acerca a 46.500. A cambio, el despacho recibe algo que ninguna otra opción da: entre 1.500 y 1.765 horas anuales de criterio profesional aplicable a cualquier problema, incluido el que aparezca mañana y nadie haya previsto. Es mucho dinero y es mucha capacidad.

Cuánto cuesta automatizar el mismo trabajo

Automatizar aquí significa algo concreto: construir flujos dentro del Microsoft 365 que el despacho ya paga, encima del programa contable que ya usa, sin migrar nada. La recogida trimestral de documentación deja de perseguirse por correo. Las facturas de proveedor entran, se leen y se clasifican solas. Los vencimientos avisan sin que nadie mire un calendario. El programa contable sigue siendo A3, Sage Despachos, Glasof o el que sea: los flujos viven fuera y le dejan el trabajo preparado.

Un despacho que automatice dos o tres de estos procesos recupera de forma realista entre 20 y 40 horas al mes. Con el coste-hora estimado de un oficial administrativo en aproximadamente 17 euros y el de un técnico contable en 23 a 26 euros, eso son entre 400 y 1.000 euros mensuales de capacidad devuelta. En la metodología para medir el ROI de automatizar un despacho está el detalle de cómo se calcula ese coste-hora y por qué solo una parte de esas horas es dinero de verdad.

Las dos decisiones a 12 y a 36 meses

La última fila es la importante y desmonta la lectura fácil de esta tabla. El coste por hora útil de automatizar es tres veces menor, sí, pero son horas de naturaleza distinta. Un técnico contable aporta 1.400 horas que valen para cualquier cosa. Un conjunto de flujos aporta 360 horas que solo valen para lo que ya estaba definido. Si el despacho necesita 900 horas al año de trabajo de criterio, la automatización no las va a dar por mucho que salga barata.

Cuándo la respuesta correcta sí es contratar

Vale la pena ser explícito, porque quien vende automatización tiene un incentivo evidente para no serlo. Estas son las situaciones en las que recomendar automatizar sería un mal consejo.

• El déficit es de volumen puro. Si al despacho le faltan 900 o 1.200 horas al año, ninguna combinación razonable de flujos las cubre. Automatizar puede reducir la brecha y permitir contratar un perfil más junior o a media jornada, pero no elimina la contratación.
• Lo que falta es criterio. Revisar un cierre, decidir la calificación de un gasto dudoso, sostener una inspección o diseñar la estructura de un cliente que crece son actividades que no tienen reglas escritas de antemano. No son automatizables y no lo serán en el horizonte de esta decisión.
• Lo que falta es cara. La relación con el cliente que llama porque le ha llegado una notificación de la AEAT y está asustado no se resuelve con un correo automático bien redactado. Se resuelve con una persona al teléfono. Un despacho que automatice la atención al cliente pierde clientes.
• Hay que firmar. Ningún flujo asume responsabilidad profesional. La presentación de un modelo, la validación de un cierre y la asesoría propiamente dicha llevan la firma de un profesional colegiado o del titular, y eso no se delega en software.
• El proceso no está estabilizado. Si la forma de hacer algo cambia cada trimestre, automatizarlo es construir sobre arena. Se automatiza lo que lleva dos años haciéndose igual.

La forma honesta de plantearlo es esta: la automatización no compite con la contratación, compite con las horas extra. Lo que sustituye no es a la persona, es al trabajo que esa persona hace a desgana a las ocho de la tarde. Si su despacho necesita otra cabeza, contrate. Si lo que necesita es que las cabezas que ya tiene dejen de renombrar PDF, hay una vía más barata. Y si el problema es la cartera y no la plantilla, en las cuatro palancas para escalar un despacho sin contratar hay dos que ni siquiera cuestan dinero.

El efecto retención: se automatiza justo el trabajo que quema

Aquí es donde la conversación cambia de sitio. La automatización se vende casi siempre como ahorro y casi nunca como política de personal, y sin embargo el segundo argumento es el más fuerte de los dos en un sector donde el 74% no encuentra a quien contratar.

Piense en qué se automatiza realmente: descargar adjuntos del correo, renombrar ficheros, perseguir a un cliente que no manda los bancos, teclear los mismos datos en dos sitios, cuadrar movimientos a mano. Ninguna de esas tareas es la razón por la que alguien estudió para esto. Un técnico contable con quince años de oficio que dedica el 30% de su jornada a eso está haciendo un trabajo que no le corresponde y lo sabe. El 84% de los despachos ya reconoce que la tecnología libera tiempo de tareas repetitivas, y el 51% espera que su actividad se centre más en asesoramiento.

• Retener sale más barato que reponer. La rampa de 3 a 6 meses y las 20-35 horas de selección se pagan una vez por cada persona que se va, y la cifra no aparece en ninguna partida contable.
• Un puesto sin tareas de relleno es más fácil de vender en una entrevista. Cuando el 57% del sector cree que la profesión no resulta atractiva, poder describir el puesto sin la parte tediosa es una ventaja competitiva concreta frente al despacho de al lado.
• La campaña deja de ser un ultimátum anual. Buena parte de la rotación en despachos se decide en las semanas siguientes a mayo y a los cierres trimestrales. Reducir el pico reduce la ventana en la que la gente se replantea las cosas.
• El conocimiento se queda escrito. Un flujo documentado es criterio del despacho fuera de la cabeza de una sola persona. Cuando esa persona falta, el proceso no se para.

No hay que exagerarlo. Nadie se queda en un despacho porque se hayan automatizado las facturas de proveedor si el salario está diez puntos por debajo del mercado o el trato es malo. La automatización quita un motivo de queja, no fabrica lealtad. Pero es el único de los factores del Barómetro sobre el que un despacho pequeño puede actuar esta semana, con un presupuesto conocido y sin depender de que el mercado laboral mejore.

Qué hacer con la vacante que sigue abierta

La decisión práctica no es contratar o automatizar, es en qué orden. Antes de repetir el anuncio, mida cuántas horas al mes se le van en las cuatro tareas de la tabla de arriba: la medición cuesta dos semanas y está descrita en la guía para medir el ROI de una automatización. Si el resultado son 30 horas al mes, la vacante que necesita es más pequeña de lo que pensaba y puede que ya no sea urgente. Si son 90, contrate y automatice de todas formas, porque la persona que entre agradecerá no heredar el trabajo que nadie quiere. Puede hacer una primera estimación con la calculadora de horas y coste y, si prefiere ver antes qué aspecto tiene un flujo funcionando sobre su propio programa, están las demostraciones.