El alta de un cliente nuevo: de tres horas repartidas por todo el despacho a diez minutos de supervisión

Entra un cliente nuevo. Alguien coge sus datos en un correo, alguien crea una carpeta, alguien lo da de alta en el programa contable, alguien redacta la hoja de encargo copiando la del último cliente parecido, alguien pide las escrituras y alguien pregunta al de al lado si esto ya se ha hecho. Ninguno de esos alguien es el mismo. Entre todos consumen del orden de tres horas repartidas en dos semanas, y al final del proceso el expediente sigue sin el poder firmado.

El alta es el proceso que más se repite y el que peor documentado está en casi cualquier despacho. No porque nadie sepa hacerlo, sino justo por lo contrario: lo sabe hacer una persona tan bien que nunca ha hecho falta escribirlo. Este artículo pone por escrito el inventario completo y enseña cómo se convierte en un flujo con conectores estándar de Microsoft 365, sin licencias nuevas.

Qué hay realmente dentro del alta de un cliente nuevo

Escrito de un tirón, el inventario asusta, y esa es exactamente la razón de escribirlo. Lo que sigue es lo que hay que tener antes de poder trabajar con normalidad para un cliente mercantil medio.

• Datos fiscales e identificativos: NIF o CIF, domicilio fiscal, epígrafes de IAE, régimen de IVA, periodicidad de declaración, situación en el ROI, y la persona de contacto real, que casi nunca es la que firma.
• Identificación formal y titular real. Las asesorías fiscales son sujetos obligados de la Ley 10/2010 de prevención del blanqueo, con obligación de identificar al cliente y a su titularidad real y de conservar la documentación. Es la parte del alta que más se improvisa y la que peor sienta en una inspección.
• Escrituras y documentación societaria: constitución, estatutos vigentes, últimas modificaciones, nota simple del Registro Mercantil y escritura de nombramiento de administrador si no consta en la de constitución.
• Poderes y representación: quién puede firmar qué, con qué límites y hasta cuándo. Copia del poder y comprobación de vigencia.
• Certificados: certificado electrónico de la sociedad y de los representantes, con su fecha de caducidad anotada en algún sitio que avise antes de que expire.
• Altas censales y situación tributaria: modelo 036 o 037 presentado, obligaciones periódicas declaradas, y comprobación de que lo declarado coincide con lo que el cliente dice que hace.
• Apoderamiento o colaboración social: alta del despacho como apoderado en la sede de la AEAT para los trámites que corresponda, o actuación por colaboración social, con el alcance concreto anotado.
• Hoja de encargo firmada: servicios incluidos, servicios excluidos, honorarios, periodicidad y plazo de entrega de la documentación por parte del cliente. Sin esa última cláusula, la recogida trimestral no tiene apoyo contractual.
• Protección de datos: contrato de encargado del tratamiento entre el cliente y el despacho, y registro del tratamiento en el propio registro de actividades.
• Configuración interna: alta en el ERP contable con su plan de cuentas y sus series, alta en el gestor documental con la estructura de carpetas, asignación de gestor responsable, alta en el calendario de vencimientos y en el registro de facturación de honorarios.

Diez líneas, más de veinticinco tareas. Ninguna es difícil. El problema nunca ha sido la dificultad: es que no hay un sitio donde conste cuáles están hechas y cuáles no.

Por qué el checklist vive en la cabeza de una persona

En casi todos los despachos hay una persona que hace las altas. No está escrito en ningún manual y probablemente ni siquiera figura en su puesto, pero todo el mundo sabe quién es. Esa persona lleva el proceso completo en la cabeza, lo ejecuta más rápido que cualquier procedimiento escrito y por eso nunca ha habido incentivo para documentarlo. Mientras esté, funciona.

El problema aparece en agosto. Entra un cliente, lo coge otra persona y hace el ochenta por ciento: la carpeta, el ERP, los datos fiscales. Se queda fuera el veinte por ciento invisible, que es justo el que tiene consecuencias: el apoderamiento que nadie tramitó, el contrato de encargado del tratamiento que no se firmó, la caducidad del certificado que nadie apuntó. Nada de eso da error. Simplemente aparece meses después, en el peor momento posible.

Cómo se automatiza el alta de un cliente nuevo

La estructura del expediente

El expediente permanente del cliente y el expediente del periodo son cosas distintas y conviene que lo sean también en la biblioteca. En el permanente van escrituras, poderes, certificados, hoja de encargo y contrato de tratamiento: documentos que cambian poco y que hay que encontrar rápido. En los de periodo va el trabajo corriente, con la estructura que describimos en la guía de recogida automatizada de documentación. Mezclarlos es la causa habitual de que nadie encuentre un poder en cinco años.

La hoja de encargo y el matiz de licencia

Todo con conectores estándar: por qué es el mejor punto de entrada

• Microsoft Forms recoge datos y documentos con ramificación por tipo de cliente.
• SharePoint crea el expediente, guarda los documentos y sostiene los metadatos por los que luego se busca.
• Microsoft Lists es el checklist: una fila por tarea, con responsable, fecha objetivo, estado y dependencia.
• Approvals bloquea el paso de identificación de blanqueo hasta que una persona lo confirma.
• Outlook manda los avisos separados por destinatario, y Planner o To Do coloca las tareas internas donde el gestor ya mira todos los días.

Por eso el alta es el primer proceso que recomendamos automatizar en un despacho que nunca ha automatizado nada. No requiere decisión de compra, no toca el programa contable, no depende de ninguna API de terceros y el resultado se ve en el primer cliente que entre. Si quiere el mapa completo de qué se puede hacer con estos conectores antes de pagar nada, está en la guía de Power Automate para asesorías.

Lo que el alta automatizada no arregla

No lee las escrituras. Un flujo puede comprobar que el fichero está ahí, que pesa lo que tiene que pesar y que alguien lo ha marcado como revisado, pero quién puede firmar y con qué límite lo determina una persona leyendo el poder. Cualquiera que le venda extracción automática de facultades de un poder notarial le está vendiendo un riesgo con nombre comercial.

Tampoco da de alta al cliente en su programa contable. A3, Sage Despachos, Glasof o ContaSOL no exponen una API abierta que un conector estándar pueda usar, y donde la hay, hablar con ella exige el conector HTTP, que es premium. En la práctica el flujo deja el alta preparada, con todos los datos validados y en un formato que se copia de una vez, y una persona la ejecuta en el ERP en dos minutos. Es honesto decirlo: ese paso sigue siendo manual salvo que se monte una integración específica, y eso ya es otro proyecto. Lo que hay y lo que no hay en cada programa está en la página de integraciones.

Y no evita que un cliente tarde tres semanas en mandar la escritura. Como en cualquier proceso que depende de un tercero, la automatización acorta lo que depende del despacho y hace visible lo que depende del cliente. La diferencia es que ahora consta desde qué día se le pidió.

Cuánto se gana de verdad

Conviene poner el número con sus supuestos a la vista. Estimación propia: si un alta consume hoy tres horas repartidas entre dos personas y el coste-hora de un oficial administrativo ronda los 17 euros, cada alta cuesta unos 51 euros. Ese coste-hora sale del bruto de convenio de Oficinas y Despachos de Madrid para 2026, 18.090,24 euros anuales sobre una jornada efectiva de 1.765 horas, incrementado en torno a un 66 por ciento por Seguridad Social y coste de puesto. Con veinte altas al año, hablamos de mil euros. No es ahí donde está el retorno.

El retorno está en el veinte por ciento invisible: el apoderamiento que no se tramitó, el certificado que caducó sin avisar, la hoja de encargo que nunca se firmó y que aparece cuando hay que reclamar honorarios. Eso no se mide en horas, se mide en incidencias que no ocurren. Cómo se calcula todo esto sin engañarse está en el método para medir el retorno de una automatización, y el siguiente proceso natural, una vez el expediente existe, es la recogida automatizada de la documentación trimestral.