Automatización alrededor del programa · Glasof Informática
Automatización documental alrededor de Glasof Contabilidad
No alteramos la instalación ni la base de datos de Glasof. Implementamos flujos en Microsoft 365 que automatizan todo el proceso exterior al programa: la persecución de facturas a clientes, la recepción por canales habituales, la clasificación en carpetas seguras y la entrega ordenada para que su equipo contable trabaje con agilidad.
Qué procesos ocurren alrededor de Glasof y se pueden automatizar
Recepción y archivo ordenado de documentos
Canalización directa de las facturas que envían los clientes a carpetas estructuradas de SharePoint, clasificadas por empresa y período impositivo sin descargas manuales.
Reclamación periódica de documentación pendiente
Avisos automáticos calendarizados que notifican a cada cliente los documentos que restan por entregar antes de que venza el trimestre fiscal.
Homogeneización y custodia documental
Nomenclatura uniforme para cada documento y custodia centralizada con permisos y trazabilidad, facilitando búsquedas ante inspecciones o comprobaciones.
Envío de modelos y declaraciones presentadas
Distribución automática a cada cliente de los justificantes oficiales en PDF una vez presentados en la Agencia Tributaria, con registro de entrega.
Qué NO hacemos en su entorno de Glasof
No tocamos su base de datos
No intervenimos los ficheros de datos ni la estructura interna de Glasof. Su programa contable se mantiene 100% íntegro conforme a las especificaciones del fabricante.
No modificamos su histórico
Sus diarios, mayores y cierres de ejercicios anteriores no sufren alteraciones. No se realiza ningún traspaso forzado de históricos.
No sustituimos su enlace contable
No forzamos cambios en los métodos de contabilización que su equipo utiliza día a día en Glasof; ordenamos y preparamos la documentación previa.
Cómo conviven los flujos de Microsoft 365 con Glasof
Glasof destaca por su rapidez y fiabilidad en el trabajo contable diario en el despacho. Los flujos en Microsoft 365 se colocan en el perímetro exterior para resolver el desorden en la entrada de datos.
La documentación que envían los clientes se procesa en la nube corporativa de Microsoft 365 y se deposita organizada en las carpetas que el equipo del despacho tiene asignadas para cada cliente.
De este modo, el despacho mantiene la solidez y agilidad de su software de cabecera, eliminando el tiempo improductivo de perseguir papeles, renombrar archivos y clasificar correos a mano.
¿Quiere revisar la arquitectura técnica y el modelo de custodia documental?
Todos los documentos se procesan en su propio SharePoint. Jamás en servidores externos.
«La integración concreta con su instalación la determinamos en la auditoría. Cada despacho tiene una configuración distinta y no prometemos una conexión antes de verla.»
Cada despacho cuenta con su propia organización de carpetas, puestos de trabajo y rutinas de cierre. Analizamos su operativa real en una sesión técnica previa antes de proponer cualquier solución.
Resolución de dudas frecuentes
Preguntas sobre la automatización documental con Glasof (Contasof / Factusof)
¿Exige esta solución cambiar de programa contable o migrar a la nube?
No. El despacho conserva Glasof intacto en sus equipos. La automatización se apoya en el Microsoft 365 que el despacho ya utiliza para el correo y la ofimática.
¿Qué ocurre si un cliente entrega facturas en papel físico?
Basta con digitalizar el taco de facturas desde el escáner del despacho directamente a la carpeta de entrada de SharePoint del cliente; el sistema se encarga de procesar el archivo y clasificarlo en su expediente.
¿Los datos de nuestros clientes están protegidos conforme al RGPD?
Sí. Toda la documentación reside exclusivamente en el Microsoft 365 del propio despacho. No se utilizan servidores intermedios ni plataformas externas de almacenamiento.
¿Requiere que contratemos personal técnico o informático adicional?
No. La solución se entrega configurada y lista para funcionar. El mantenimiento y los ajustes técnicos se atienden de forma directa por el titular técnico de Vernie Studio.
Calcule el ahorro exacto de horas en su despacho
Compruebe cuántas horas de recepción y clasificación manual puede recuperar su equipo antes del próximo vencimiento trimestral.