Un cliente manda el extracto en PDF escaneado. Otro, un Excel con las columnas cambiadas desde que su banco rehízo la banca electrónica. Un tercero no manda nada y hay que pedírselo el día 8 de cada mes. Y hay dos que tienen cuatro cuentas cada uno, dos de ellas en bancos que solo permiten descargar noventa días de histórico. Son cuarenta empresas y ninguna de ellas es su empresa.
Casi todo lo que se ha publicado sobre conciliación bancaria automática está escrito para el director financiero de una pyme: una compañía, un ERP, dos bancos y la posibilidad de llamar al de al lado. El despacho está en otro problema. No tiene acceso a la banca de nadie, no puede cambiar el programa contable de cuarenta clientes y recibe la información con semanas de retraso. Este artículo va de ese caso.
¿Se puede automatizar la conciliación bancaria de verdad?
Parcialmente. La casación de apuntes por importe, fecha y referencia se automatiza con fiabilidad alta y resuelve la mayor parte del extracto. Lo que no se automatiza es la investigación de las diferencias, que es donde se va el tiempo. El diseño realista es una pre-conciliación que propone y una persona que valida.
La conciliación no es cara por el cuadre, es cara por las diferencias
Cuadrar trescientos apuntes contra el mayor es mecánico y una máquina lo hace en segundos. Lo caro son las veinte diferencias que quedan: un cobro agrupado que paga seis facturas, una transferencia con concepto ilegible, un recibo devuelto, una comisión sin contabilizar o un pago hecho desde la cuenta personal del socio.
Merece la pena mirar de cerca esas diferencias, porque cada tipo exige una respuesta distinta y solo algunas son automatizables.
- Cobros y pagos agrupados. Un ingreso de 4.312,80 euros que corresponde a seis facturas y una nota de abono. El importe no coincide con ningún documento y solo casa si el sistema prueba combinaciones, que es caro de calcular y peligroso de dar por bueno.
- Diferencias de fecha de valor a caballo del cierre. El apunte está en el extracto de marzo y la factura en abril. El cuadre falla por calendario, no por importe.
- Movimientos que nadie ha contabilizado todavía: comisiones, intereses, gastos de devolución, cuotas de renting. Aparecen en el banco y no existen en el mayor porque nadie los ha dado de alta.
- Operaciones que no son del cliente: el socio que paga la gasolina con la cuenta de la sociedad, o el traspaso entre dos cuentas del propio cliente contabilizado dos veces.
- Devoluciones de recibos. El cobro entró en su día y salió después. Si el sistema casa el cobro y no ve la devolución, deja una factura marcada como pagada que no lo está.
Las tres primeras se automatizan bien con reglas. Las dos últimas no: exigen saber cosas del cliente que no están en ningún fichero. Cualquier cálculo de ahorro que suponga lo contrario está inflado.
Los formatos de extracto y por qué la Norma 43 sigue mandando
La Norma 43, o Cuaderno 43, es el formato normalizado con el que los bancos españoles entregan el extracto de cuenta corriente en fichero. Lo editan la AEB, la CECA y la UNACC, usa registros de longitud fija de 80 bytes y es el único formato que llega igual desde cualquier entidad.
El nombre completo del documento es «Información normalizada de cuenta corriente», número 43 de la serie de normas y procedimientos bancarios; la versión que circula es la de junio de 2012. Se le llama cuaderno del CSB por el antiguo Consejo Superior Bancario, extinguido en 1994, cuyo patrimonio pasó a la Asociación Española de Banca. El fichero suele llevar extensión .n43 o .csb y lo descarga el titular desde su banca electrónica, sin coste; algunos bancos permiten además programar el envío periódico a un buzón.
Qué hay dentro del fichero
Cinco tipos de registro, todos de 80 posiciones: el 11 es la cabecera de cuenta, el 22 el registro principal de cada movimiento, el 23 lleva conceptos complementarios, el 33 cierra la cuenta con totales y saldo final, y el 88 cierra el fichero. El registro 22 trae fecha de operación y fecha de valor (6 posiciones cada una), concepto común (2), concepto propio (3), importe (14), número de documento (10) y dos referencias, de 12 y 16 posiciones. Cada movimiento admite hasta cinco registros 23 con dos campos de 38 caracteres cada uno.
| Formato | Cómo llega | A favor | En contra |
|---|---|---|---|
| Norma 43 (.n43 / .csb) | El cliente lo descarga de su banca electrónica y lo deposita en la carpeta compartida, o el banco lo envía programado | Estructura idéntica en todas las entidades, con fecha de operación y de valor, saldo inicial y final y totales de cuadre en el registro 33 | Texto plano de ancho fijo que hay que trocear por posiciones; el concepto útil es libre y propio de cada banco; en la banca electrónica el histórico descargable suele estar limitado |
| Excel o CSV de la banca electrónica | Descarga manual del cliente | Se lee al momento con el conector estándar Excel Online (Business); cualquiera lo entiende sin herramientas | Columnas, nombres y orden distintos en cada banco y cambiantes tras cada rediseño; fechas e importes que llegan como texto; sin saldo de cierre ni códigos normalizados |
| PDF del extracto | Lo que el cliente manda por defecto, a veces escaneado | No hay que pedirle nada nuevo | Necesita OCR con AI Builder, que exige licencia Power Automate Premium; los importes negativos y los saldos se leen mal y todo el resultado hay que revisarlo |
| API del banco o de un agregador (PSD2) | Conexión permanente con el consentimiento del cliente | Sin descargas manuales, datos casi al día y en muchas transferencias llega el nombre del ordenante, que es justo lo que falta en el fichero | Exige conector HTTP, que es premium; el consentimiento caduca y hay que renovarlo con autenticación reforzada; los agregadores cobran por cuenta conectada y mes |
| Ficheros de cash management del banco (MT940, CAMT.053) | Solo si el cliente tiene contratado ese servicio con su entidad | Formatos internacionales, útiles si el cliente opera fuera de España | Poco habituales en la banca de pequeña empresa española; no los ofrecen todas las entidades ni a todos los clientes |
Open banking y PSD2: más complicado para un despacho de lo que parece
La PSD2 obliga a los bancos a abrir el acceso a las cuentas a proveedores de información autorizados, con consentimiento del titular. Para una empresa que conecta sus propias cuentas es cómodo. Para un despacho que necesita conectar las cuentas de cuarenta clientes distintos, el problema no es técnico sino de consentimientos y de coste recurrente.
Tres obstáculos concretos. El primero es de quién es el consentimiento: lo da el titular de la cuenta, con sus credenciales y su doble factor, no el despacho. Multiplique ese trámite por cuarenta clientes y por cada cuenta de cada uno. El segundo es la caducidad: el Reglamento Delegado (UE) 2018/389, modificado por el Reglamento Delegado (UE) 2022/2360, obliga a aplicar autenticación reforzada en el primer acceso y luego cada 180 días. La conexión no se rompe por un fallo: se rompe por calendario, y el despacho se entera cuando falta un extracto.
El tercero es el dinero. Conectar por API significa o bien hablar directamente con cada banco, o bien pagar a un agregador que ya tenga la autorización y los conectores. En Power Automate esa llamada se hace con el conector HTTP o HTTP con Entra ID, que requieren licencia Power Automate Premium, 13 euros por usuario y mes con facturación anual. A eso se suma la tarifa del agregador por cuenta y mes, que hay que pedirle a cada proveedor porque no suele estar publicada. Para un despacho pequeño, un buzón donde caen ficheros Norma 43 sale mucho más barato y se rompe menos.
Cómo se diseña una pre-conciliación que no mienta
La pieza central no es el algoritmo, es el umbral. Un sistema que propone el 95 % de los apuntes con un 90 % de acierto genera más trabajo del que ahorra, porque obliga a revisar todo otra vez. Un sistema que propone el 70 % con acierto muy alto y manda el resto a una cola es el que funciona. Estos son los pasos.
Circuito de pre-conciliación bancaria en un despacho
Un buzón por cliente en SharePoint
Una biblioteca con una carpeta por cliente y una subcarpeta por cuenta, con el IBAN en el nombre. El flujo arranca con el desencadenador de archivo creado. Si el cliente deja el fichero en el sitio equivocado, el flujo le contesta a él, no al despacho.
Lectura del fichero y normalización
Con Obtener contenido de archivo y expresiones de cadena se trocea cada línea de 80 posiciones por sus campos. Vigile la codificación: los ficheros de Norma 43 suelen venir en ISO-8859-1 y los acentos se rompen si se interpretan como UTF-8. Cada movimiento se convierte en una fila con fecha de operación, fecha de valor, importe con signo, concepto común, concepto propio y las dos referencias.
Cuadre aritmético antes de casar nada
El registro 33 trae saldo inicial, saldo final y totales de debe y haber. Compruebe que la suma de los movimientos leídos cuadra con esos totales. Si no cuadra, pare el proceso y avise: un fichero mal leído que sigue adelante contamina toda la conciliación.
Casación exacta por importe, fecha y referencia
Primero, importe idéntico y documento o referencia que coincida con el número de factura o de recibo. Después, importe idéntico dentro de una ventana de tres a cinco días alrededor de la fecha de valor. Solo se propone si hay un único candidato: dos candidatos con el mismo importe van a la cola, no se elige por azar.
Casación difusa por concepto, con tabla de alias
Normalice el concepto (mayúsculas, sin acentos, sin ruido del tipo TRANSF, RECIBO o PAGO) y compare los términos que quedan con el nombre del tercero. Power Automate no trae distancia de edición, así que se resuelve con coincidencia de términos y con una tabla de alias en Microsoft Lists que guarda pares de concepto y contrapartida. Cada excepción resuelta a mano alimenta esa tabla, y al mes siguiente casa sola.
Umbral de confianza y cola de excepciones
Cada propuesta lleva puntuación. Por encima del umbral se propone con la contrapartida sugerida; por debajo, va a una lista de excepciones con el movimiento, los candidatos posibles y el motivo por el que no casó. Arranque el umbral alto y bájelo cuando tenga datos de acierto reales de ese cliente.
Validación del asesor y devolución al programa contable
La persona revisa la cola en una vista de Microsoft Lists, acepta, corrige o descarta. Lo aceptado se exporta en el formato de asiento que admita el programa del cliente. La escritura final la hace el técnico dentro de su programa: nosotros no escribimos en la contabilidad de nadie.
Un extracto contra los apuntes pendientes
Seis movimientos de un extracto Norma 43 de ejemplo. Pulse cada uno y vea cómo lo resuelve el circuito: exacto, por aproximación, o a la cola de excepciones.
Extracto · fichero Norma 43
Cómo lo resuelve
TRANSF. REFORMAS ALDABRA SL FRA 2026-118
Apunte pendiente que casa
FRA 2026-118
Reformas Aldabra, S.L. · 2420,00 € · vencimiento 01/09
Importe y fecha coinciden con un apunte pendiente y el concepto contiene la referencia de la factura.
Ninguna conciliación se da por buena sin que una persona la confirme. El circuito propone y documenta el porqué; el criterio sigue siendo profesional.
Lo caro de conciliar no es cuadrar lo que cuadra: es investigar las tres diferencias del final.
Ver Cuadre AsistidoLa lectura del extracto, la propuesta de casación y la cola de excepciones sobre una cuenta de ejemplo.
Qué necesita licencia premium y qué no
Todo el circuito anterior, con el extracto depositado como fichero, funciona con conectores estándar incluidos en Microsoft 365 Business Standard o Premium: SharePoint, Microsoft Lists, Office 365 Outlook, Teams, Approvals y Excel Online (Business). No hace falta pagar una licencia más.
Necesita Power Automate Premium, 13 euros por usuario y mes con facturación anual, en tres casos: si llama por HTTP a la API de un banco o de un agregador, si quiere leer extractos en PDF con AI Builder, o si guarda los datos en Dataverse o SQL en vez de en listas. En la mayoría de despachos basta con activarla en un único usuario de servicio, del orden de 156 euros al año para toda la casa. El desglose completo está en la página de precios.
Por qué la propuesta la valida siempre el asesor
No es prudencia comercial, es cómo funciona el problema. Una casación por importe y concepto es una hipótesis muy buena, no un hecho. Dos facturas del mismo cliente por el mismo importe, un pago a cuenta que parece la cancelación de una factura, un movimiento entre cuentas del propio cliente que parece un cobro: en todos esos casos el sistema propondrá algo razonable y equivocado. Si esa propuesta entra sola en la contabilidad, el error no se detecta en marzo, se detecta en el cierre.
Por eso el asiento lo confirma una persona y por eso no escribimos directamente en el programa contable del cliente. Tampoco vamos a prometerle un porcentaje de automatización: depende del banco, del sector y de lo ordenado que sea el cliente, y el único dato fiable es el que salga de sus tres primeros meses. Si quiere medirlo bien antes de decidir, en cómo medir el retorno de automatizar un despacho está el método, y las horas propias las puede estimar con la calculadora.
Por dónde empezar
Elija dos clientes, no cuarenta: uno con un banco grande y otro con una entidad pequeña. Pida los ficheros Norma 43 de los últimos tres meses y monte la lectura y el cuadre aritmético antes de tocar nada de casación. Con eso ya sabrá dos cosas que hoy no sabe: cuánto tarda de verdad en llegar cada extracto y cómo escribe el concepto cada banco. Después venga la casación, la tabla de alias y la cola. Cómo tratamos permisos, custodia y retención de los extractos está en seguridad, y el circuito hermano, el de las facturas de proveedor, en el artículo sobre OCR de facturas.
Preguntas frecuentes
¿Qué es exactamente la Norma 43 y quién la genera?
Es el Cuaderno 43 de la serie de normas y procedimientos bancarios, titulado «Información normalizada de cuenta corriente» y editado por la AEB, la CECA y la UNACC. Define un fichero de registros de longitud fija de 80 bytes con la cabecera de cuenta, los movimientos, los conceptos complementarios y los totales de cierre. Lo genera el banco y lo descarga el titular desde su banca electrónica.
¿Por qué no basta con descargar el extracto en Excel?
Porque cada banco entrega columnas y nombres distintos, y los cambia cuando rediseña su banca electrónica. La Norma 43 mantiene las mismas posiciones en todas las entidades y añade saldo inicial, saldo final y totales de cuadre, que permiten comprobar que el fichero se ha leído entero. Con un Excel no hay forma automática de saber si falta un apunte.
¿Puede un despacho conectarse a los bancos de sus clientes con open banking?
Técnicamente sí, con un agregador autorizado, pero el consentimiento lo da el titular de la cuenta con su doble factor y caduca: la normativa europea de autenticación reforzada obliga a renovarlo cada 180 días. Multiplicado por cuarenta clientes y varias cuentas cada uno, el mantenimiento y el coste por cuenta conectada suelen pesar más que la comodidad.
¿Qué porcentaje de apuntes casa solo una conciliación automática?
Depende del banco, del sector del cliente y de cómo escriba los conceptos, así que cualquier cifra general es humo. Lo razonable es medirlo en los tres primeros meses con sus propios clientes. Lo que sí conviene fijar de antemano es el umbral: mejor proponer menos apuntes con acierto muy alto que proponer todos y tener que revisarlos igual.
¿Hace falta licencia Power Automate Premium para conciliar?
No, si el extracto llega como fichero a una biblioteca de SharePoint: la lectura, la casación, la cola de excepciones y los avisos funcionan con conectores estándar de Microsoft 365 Business Standard o Premium. Sí la necesita para llamar por HTTP a un banco o a un agregador, para leer extractos en PDF con AI Builder o para usar Dataverse, y basta activarla en un único usuario de servicio.
¿El sistema apunta directamente en el programa contable?
No. La pre-conciliación propone la contrapartida y una persona la acepta, la corrige o la descarta; lo aceptado se exporta en el formato de asiento que admita el programa del cliente y lo carga el técnico. Una casación por importe y concepto es una hipótesis muy buena, no un hecho, y un error que entra solo no se detecta hasta el cierre.
¿Qué pasa con los cobros que agrupan varias facturas?
Son la excepción más frecuente y la que peor se automatiza. Un ingreso que paga seis facturas y una nota de abono no coincide con ningún documento, y probar combinaciones es caro de calcular y arriesgado de dar por bueno. El diseño sensato es enviarlos a la cola de excepciones con los candidatos posibles ordenados, para que la persona confirme en segundos.
¿Puedo automatizar la conciliación bancaria solo con Excel?
Para una cuenta pequeña, sí: una hoja con los movimientos, otra con el mayor y una búsqueda por importe y fecha resuelve bastante. Para una cartera no, y el conector Excel Online (Business) marca el límite: 25 MB por archivo, 256 filas por defecto sin paginación y un solo filtro por columna. A partir de ahí los movimientos van en una lista de SharePoint.
Fuentes
- AEB, CECA y UNACC. Cuaderno 43: Información normalizada de cuenta corriente (junio de 2012)
- BOE. Orden de 13 de mayo de 1994 sobre el acuerdo de disolución del Consejo Superior Bancario
- Reglamento Delegado (UE) 2022/2360, que amplía a 180 días la exención de acceso a las cuentas
- Microsoft Learn. Conector Excel Online (Business): límites y problemas conocidos
- Microsoft Learn. Límites y configuración de Power Automate
- Microsoft Learn. Tipos de licencias de Power Automate
- Microsoft. Precios de Power Automate