Plantillas gratuitas · correo, WhatsApp y SMS
Cuatro mensajes para pedir los papeles sin repetirse ni perder el tono
Trimestre, incidencias de nómina o alta de un cliente nuevo. Escriba el nombre de su despacho y su fecha límite: tiene el aviso, el recordatorio, el urgente y el último aviso listos para copiar.
Actualizado a · Orientativo: no sustituye el asesoramiento sobre su caso.
Descarga directa, sin correo. 3 motivos × 4 escalones × 3 canales, con los datos entre corchetes.
Documentación trimestral: los 4 escalones
Ejemplo con datos ficticios. Cambie los datos y pulse «Rellenar los mensajes».
Aviso
10 días antes de la fecha límite que usted fija · tono: informativo y concreto · enviar el
Correo
Asunto: Documentación del 3.er trimestre de 2026: antes del 6/10
Hola, Marta: Empiezo a preparar las declaraciones del trimestre. Para presentarlas con tiempo necesito, antes del martes 6 de octubre: - Facturas emitidas del trimestre - Facturas recibidas y tiques de gastos - Extractos bancarios del trimestre Puede responder a este correo con todo. Si algún documento no aplica este trimestre, dígamelo y lo marco como revisado. Un saludo, Laura, Asesoría Ejemplo
WhatsApp
Hola, Marta. Antes del 6/10 necesito la documentación del 3.er trimestre de 2026: • Facturas emitidas del trimestre • Facturas recibidas y tiques de gastos • Extractos bancarios del trimestre Puede mandármelo todo por aquí o por correo. Si algún documento no aplica este trimestre, dígamelo y lo marco como revisado. Gracias. Laura, Asesoría Ejemplo
SMS
Asesoría Ejemplo: Hola, Marta. Necesito la documentación del 3.er trimestre de 2026 antes del 6/10. Puede enviármelo por correo.
128 caracteres · 2 SMS encadenados (las tildes como á, í, ó, ú reducen el límite a 70 por SMS)
Recordatorio
3 días antes de la fecha límite · tono: amable, con lo que falta · enviar el
Correo
Asunto: Recordatorio: documentación del 3.er trimestre de 2026 antes del 6/10
Hola, Marta: Le recuerdo que el martes 6 de octubre es la fecha que le indiqué para recibir la documentación del 3.er trimestre de 2026. Todavía me falta: - Facturas emitidas del trimestre - Facturas recibidas y tiques de gastos - Extractos bancarios del trimestre Puede responder a este correo con todo. Con todo a tiempo puedo revisarlo con calma y evitar prisas de última hora. Un saludo, Laura, Asesoría Ejemplo
WhatsApp
Hola, Marta. Le recuerdo que el 6/10 es la fecha para la documentación del 3.er trimestre de 2026. Me falta: • Facturas emitidas del trimestre • Facturas recibidas y tiques de gastos • Extractos bancarios del trimestre Puede mandármelo todo por aquí o por correo. Gracias. Laura, Asesoría Ejemplo
SMS
Asesoría Ejemplo: Recordatorio, Marta: el 6/10 es la fecha para la documentación del 3.er trimestre de 2026. Puede enviármelo por correo.
137 caracteres · 3 SMS encadenados (las tildes como á, í, ó, ú reducen el límite a 70 por SMS)
Urgente
El mismo día de la fecha límite · tono: directo, ofrece una llamada · enviar el
Correo
Asunto: Urgente: necesito hoy la documentación del 3.er trimestre de 2026
Hola, Marta: Hoy, martes 6 de octubre, termina el plazo que le di para la documentación del 3.er trimestre de 2026 y aún me falta: - Facturas emitidas del trimestre - Facturas recibidas y tiques de gastos - Extractos bancarios del trimestre Sin ella no puedo hacer el trabajo con garantías. Si le resulta más fácil, llámeme y lo resolvemos en cinco minutos. Puede responder a este correo con todo. Un saludo, Laura, Asesoría Ejemplo
WhatsApp
Hola, Marta. Hoy es el último día para la documentación del 3.er trimestre de 2026 y aún me falta: • Facturas emitidas del trimestre • Facturas recibidas y tiques de gastos • Extractos bancarios del trimestre Puede mandármelo todo por aquí o por correo. Si prefiere, llámeme y lo vemos en cinco minutos. Laura, Asesoría Ejemplo
SMS
Asesoría Ejemplo: Marta, hoy es el último día para la documentación del 3.er trimestre de 2026. Puede enviármelo por correo. Si lo prefiere, llámeme.
149 caracteres · 3 SMS encadenados (las tildes como á, í, ó, ú reducen el límite a 70 por SMS)
Último aviso
2 días después, con una fecha tope 3 días después de la límite · tono: firme, explica la consecuencia · enviar el
Correo
Asunto: Último aviso: documentación del 3.er trimestre de 2026
Hola, Marta: Le he escrito varias veces por la documentación del 3.er trimestre de 2026 y sigo sin recibir: - Facturas emitidas del trimestre - Facturas recibidas y tiques de gastos - Extractos bancarios del trimestre El plazo de Hacienda no se puede mover. Si no la tengo el viernes 9 de octubre, tendré que presentar con los datos de los que dispongo o fuera de plazo, y en ese caso Hacienda puede aplicar recargos. Le pido que me confirme hoy cómo lo hacemos. Puede responder a este correo con todo. Un saludo, Laura, Asesoría Ejemplo
WhatsApp
Marta, último aviso por la documentación del 3.er trimestre de 2026. Necesito respuesta antes del 9/10, o habrá que presentar con lo que tengo o fuera de plazo, con posible recargo. • Facturas emitidas del trimestre • Facturas recibidas y tiques de gastos • Extractos bancarios del trimestre ¿Me confirma hoy cómo lo hacemos? Laura, Asesoría Ejemplo
SMS
Asesoría Ejemplo: Último aviso, Marta. Necesito la documentación del 3.er trimestre de 2026 antes del 9/10, o habrá que presentar con lo que tengo o fuera de plazo, con posible recargo.
185 caracteres · 3 SMS encadenados (las tildes como á, í, ó, ú reducen el límite a 70 por SMS)
Modelos orientativos: adáptelos a su despacho. Actualizado a 16/09/2026.
El método
La escalera: cada mensaje con su fecha y su tono
Fije una fecha límite interna antes del plazo oficial y envíe cuatro mensajes: un aviso, un recordatorio, un urgente el mismo día y un último aviso con una fecha tope y la consecuencia. Solo a quien no ha entregado. En nómina los plazos son más cortos porque el mes no espera.
| Escalón | Tono | Documentación trimestral | Incidencias de nómina | Documentos de alta |
|---|---|---|---|---|
| Aviso | Informativo y concreto | 10 días antes de la fecha límite que usted fija | 5 días antes de la fecha límite que usted fija | 7 días antes de la fecha límite que usted fija |
| Recordatorio | Amable, con lo que falta | 3 días antes de la fecha límite | 2 días antes de la fecha límite | 3 días antes de la fecha límite |
| Urgente | Directo, ofrece una llamada | El mismo día de la fecha límite | El mismo día de la fecha límite | El mismo día de la fecha límite |
| Último aviso | Firme, explica la consecuencia | 2 días después, con una fecha tope 3 días después de la límite | 1 día después, con una fecha tope 2 días después de la límite | 2 días después, con una fecha tope 3 días después de la límite |
Por qué funciona mejor que un recordatorio que se repite
- Cada mensaje dice algo nuevo: qué falta, que se acaba el plazo, qué pasará. El cliente no recibe el mismo texto tres veces.
- La lista es concreta. «Mándeme los papeles» se aplaza; «faltan los extractos de septiembre» se hace.
- El enlace de carga quita excusas. Si tiene una carpeta compartida por cliente, póngala en todos los mensajes.
- El último aviso deja constancia. Si luego hay recargo, está por escrito que el cliente lo sabía.
¿Para cuándo es cada plazo? Cruce esta escalera con el calendario fiscal para Outlook y mida cuántas horas se le van en esto con la calculadora de rentabilidad por cliente.
Para el alta
Modelo de hoja de encargo y checklist de alta, en Word
Once cláusulas con marcadores entre corchetes (objeto, obligaciones, honorarios, encargado del tratamiento, Verifactu, blanqueo) y, en el anexo, los documentos que conviene pedir a un autónomo, a una sociedad y para el área laboral.
Modelo orientativo. No es asesoramiento jurídico: revíselo con su abogado y adáptelo a su despacho, a su colegio o asociación y a cada cliente antes de usarlo.
Dudas habituales
Preguntas frecuentes
¿Cuántos recordatorios hay que enviar antes de dar por perdido a un cliente?
Con cuatro escalones basta en la mayoría de los casos: aviso, recordatorio, urgente y último aviso. Más mensajes suelen acostumbrar al cliente a ignorarlos. Lo que cambia el resultado es que cada escalón tenga fecha y que el último explique la consecuencia.
¿Qué fecha límite pongo al cliente?
Una fecha interna anterior al plazo oficial, con margen para revisar y preparar la declaración. Por ejemplo, para el 303 del tercer trimestre, que se presenta hasta el 20 de octubre, una fecha hacia el 6 de octubre deja casi dos semanas de margen.
¿Qué pasa con las incidencias de nómina?
La escalera es más corta porque el mes no espera: aviso cinco días antes de su fecha de cierre, recordatorio dos días antes, urgente el mismo día y último aviso al día siguiente. El aviso pide que el cliente responda «sin incidencias» si no hay cambios, para distinguir el silencio de la respuesta.
¿Cuándo uso el SMS?
Para el cliente que no lee el correo ni usa WhatsApp. Es corto y sin lista: remite al correo o al enlace de carga. La herramienta cuenta los caracteres; con tildes como á, í, ó o ú cada SMS admite 70 caracteres y el mensaje puede ir en dos o tres SMS encadenados, que su operador puede cobrar por separado.
¿Puedo mandar estos mensajes por WhatsApp desde el despacho?
Sí, el botón abre WhatsApp con el texto escrito para que elija el contacto. Si usa WhatsApp para comunicarse con clientes, recoja su consentimiento para ese canal e inclúyalo en la hoja de encargo o en su información de protección de datos.
¿Por qué el último aviso menciona el recargo?
Porque es la consecuencia real de presentar fuera de plazo (artículo 27 de la Ley General Tributaria) y el cliente debe conocerla antes, no después. El texto no amenaza: explica qué hará usted si no recibe los papeles y pide una respuesta ese mismo día.
¿Se guardan los datos que escribo?
No. Con JavaScript los textos se rellenan en su navegador. Sin JavaScript, los datos viajan en la dirección de la página para rellenarlos y no se almacenan. No escriba datos sensibles del cliente: basta con el nombre y la lista de documentos.
Fuentes primarias
De dónde sale cada dato
- Ley 58/2003, General Tributaria, art. 27 (BOE) (se abre en una pestaña nueva) · recargos por declaración extemporánea
- Calendario del contribuyente 2026 (AEAT) (se abre en una pestaña nueva) · plazos oficiales
- Reglamento (UE) 2016/679, RGPD (EUR-Lex) (se abre en una pestaña nueva) · consentimiento y canales de comunicación
Contenido orientativo, revisado a 16 de septiembre de 2026 con la normativa y las preguntas frecuentes de la AEAT vigentes en esa fecha. No sustituye el asesoramiento profesional sobre su caso concreto. Si detecta un error, escríbame desde el formulario de contacto.
Siguiente paso
¿Y si estos mensajes salieran solos, solo a quien no ha entregado?
Cierre sin Perseguir (1.290 €) envía la escalera desde su Microsoft 365 con un enlace de carga por cliente, la para en cuanto el cliente entrega y le deja un panel con el estado de toda la cartera.
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