Contenido (9 secciones)
- Si el despacho emite con su programa, el despacho genera el registro y, en VERI*FACTU, lo envía. La responsabilidad sigue siendo del cliente.
- Para enviar necesita representación: apoderamiento inscrito en la AEAT o el modelo de colaboración social (Anexo II de la Resolución de 18-12-2024).
- Un programa para varios clientes vale si cada cliente tiene su propio encadenamiento, sus propios envíos y se ve siempre para quién se factura.
En muchas asesorías hay clientes que no hacen sus facturas. Un fisioterapeuta que manda cada mes la lista de pacientes con mutua, una comunidad de bienes que alquila tres locales, una pequeña sociedad cuyo administrador «no se aclara» con los programas. El despacho les hace las facturas, las envía y las contabiliza. Con Verifactu, ese favor tiene consecuencias técnicas y documentales que conviene ordenar antes de 2027.
Actualizado a 16 de septiembre de 2026. Base: artículos 4 y 6 del RD 1007/2023 (redacción del RD 254/2025), artículo 5 del Reglamento de facturación, la Resolución de 18 de diciembre de 2024 y la FAQ de la AEAT sobre cumplimiento y delegación.
Dos escenarios que la AEAT separa
Si el cliente hace sus facturas sin programa y luego se las pasa al despacho para contabilizarlas, el cliente no está en el reglamento. Si es el despacho quien expide materialmente las facturas con un sistema informático, el despacho debe generar el registro de facturación y, en modalidad VERI*FACTU, enviarlo a la AEAT.
La AEAT lo explica en una FAQ de ámbitos de aplicación dedicada al empresario que entrega sus facturas al asesor. La diferencia está en quién pulsa «emitir» y con qué herramienta:
| Escenario | ¿Reglamento Verifactu? | Quién genera y envía el registro | Quién responde |
|---|---|---|---|
| El cliente factura a mano, en talonario o en Word/Excel sin procesamiento, y entrega las facturas al despacho | No | Nadie: no hay registro | El cliente, por el Reglamento de facturación |
| El despacho recibe los datos y emite las facturas con su programa | Sí | El despacho, como tercero | El cliente, aunque delegue |
| El cliente emite con su propio programa y el despacho solo contabiliza | Sí, para el cliente | El cliente, con su programa | El cliente |
| El cliente de su cliente se autofactura (facturación por el destinatario) | Sí, salvo excepción del art. 4.3 | El destinatario que emite | El proveedor, aunque delegue |
Qué pasa a ser tarea del despacho y qué sigue siendo del cliente
El artículo 6 del reglamento permite que un tercero cumpla materialmente las obligaciones: generar registros, encadenarlos, enviarlos o conservarlos. Pero dice expresamente que eso no exime al empresario que realiza la operación de la responsabilidad. El despacho hace el trabajo; el cliente sigue siendo el obligado.
«[…] esta posibilidad no exime a los obligados tributarios que realicen las entregas de bienes o prestaciones de servicios […] de la responsabilidad del cumplimiento […]»
El artículo 5 del Reglamento de facturación dice lo mismo para la factura en sí: el cliente puede encargar la expedición a un tercero, pero sigue siendo responsable de todas las obligaciones de facturación. En la práctica, el reparto queda así:
| Tarea | Quién la hace | Quién responde ante la AEAT |
|---|---|---|
| Expedir la factura con numeración correlativa y datos del ROF | Despacho | Cliente |
| Generar el registro de alta o anulación y encadenarlo | Despacho (con su programa) | Cliente |
| Enviar el registro a la AEAT en VERI*FACTU | Despacho, con representación | Cliente |
| Tener un programa con declaración responsable | Despacho elige; el productor declara | Cliente como usuario; productor si no cumple |
| Facilitar al despacho datos correctos y a tiempo | Cliente | Cliente |
Por eso el riesgo del despacho aquí no es tanto la sanción tributaria del cliente como la relación contractual con él: si el despacho se compromete a emitir y enviar, y no lo hace bien, el cliente le reclamará a usted. Conviene tenerlo presente al redactar el encargo.
Apoderamiento o colaboración social: cuál conviene
Para enviar registros en nombre del cliente, el despacho necesita representación. Hay dos vías: un apoderamiento inscrito en el registro de la AEAT, o el modelo normalizado de colaboración social del Anexo II de la Resolución de 18-12-2024, que conserva el propio despacho. No hay que comunicar nada en el modelo 036.
La FAQ de la AEAT sobre delegación indica que el tercero que remite registros VERI*FACTU debe estar debidamente apoderado e inscrito, y que el apoderamiento puede otorgarse por comparecencia, por documento notarial o por internet con los sistemas de identificación admitidos. Para los profesionales tributarios existe además la vía de la colaboración social, con los modelos de la Resolución de 18 de diciembre de 2024:
| Anexo | Quién otorga | A quién | Cuándo lo usa un despacho |
|---|---|---|---|
| Anexo I | El obligado tributario (el cliente) | La empresa de software | Cuando el programa en la nube envía directamente por el cliente |
| Anexo II | El obligado tributario (el cliente) | El profesional tributario | Cuando el despacho envía como colaborador social |
| Anexo III | El profesional tributario | La empresa de software | Cuando el despacho usa un programa con licencia que envía en su nombre |
Dos detalles de la resolución que conviene leer antes de firmar. El texto de los modelos no se puede modificar, aunque la representación se puede otorgar en otros términos por cualquier medio válido en derecho. Y la representación se limita al envío de los ficheros: no convierte al despacho en representante del cliente para otros actos ni para recibir comunicaciones de la AEAT, aunque deriven de esos envíos.
| Aspecto | Apoderamiento inscrito | Colaboración social (Anexo II) |
|---|---|---|
| Requisito previo del despacho | Ninguno especial | Estar adherido a un acuerdo de colaboración social con la AEAT |
| Dónde consta | Registro de apoderamientos de la AEAT | Documento que guarda el despacho y exhibe si se lo piden |
| Esfuerzo del cliente | Otorgarlo en la sede, por comparecencia o ante notario | Firmar el modelo normalizado |
| Uso con la aplicación gratuita de la AEAT | La aplicación permite actuar en nombre de un tercero con apoderamiento previo | Compruébelo antes en la sede |
| Cuándo lo elegiría | Clientes con certificado que ya apoderan al despacho para otros trámites | Carteras amplias donde el despacho ya trabaja como colaborador social |
Un programa para varios clientes: qué debe cumplir
Un mismo sistema puede facturar por varios obligados si cada uno tiene sus registros separados, su propio encadenamiento y sus propios envíos, y si el programa muestra en todo momento para qué obligado se está facturando. Cada lote enviado a la AEAT debe contener registros de un único obligado.
Lo recoge la FAQ sobre sistemas que dan servicio a varios obligados. En la declaración responsable del programa, el modelo de ejemplo de la AEAT tiene un apartado específico (1.f) para indicar si el sistema permite dar soporte a la facturación de varios obligados tributarios. Antes de usar un programa para facturar por clientes, compruebe que ese apartado dice «sí».
- Separación por cliente: series, numeración y registros propios de cada obligado.
- Encadenamiento independiente: la huella de un registro de un cliente nunca se enlaza con la de otro.
- Envíos separados: un lote por obligado.
- Identificación visible: la pantalla muestra siempre el NIF y el nombre del cliente por el que se factura.
- Declaración responsable con el apartado de varios obligados marcado como «sí».
La excepción del artículo 4.3 y la autofacturación con clientes forales
El artículo 4.3 excluye del reglamento ciertas facturas expedidas por el destinatario o por un tercero cuando se llevan los libros por el SII. La AEAT lo aplica, por ejemplo, al destinatario en el SII que se autofactura. Para un despacho que no está en el SII, esta excepción normalmente no le afecta.
Donde sí aparece con frecuencia es en la autofacturación con empresas forales. Según la FAQ de ámbitos, si una empresa del País Vasco o Navarra que está en el SII foral se autofactura con un proveedor de territorio común, el reglamento no se aplica a esas facturas. Si esa empresa foral no está en el SII foral, sí se aplica. Si tiene clientes que venden a grandes empresas forales que les autofacturan, pregunte en cuál de los dos casos están.
Qué programa usar para facturar por los clientes
Cualquier programa con declaración responsable que admita varios obligados y el envío en su nombre. Para clientes con muy pocas facturas completas, la aplicación gratuita de la AEAT permite actuar en nombre de un tercero con apoderamiento previo, aunque todo se teclea a mano.
El despacho no necesita un programa «homologado», porque no existe tal cosa. Necesita un programa cuya declaración responsable cubra la versión que usa, que separe clientes como se ha descrito y que permita enviar con la representación elegida. Para clientes con pocas facturas, vea los límites de la aplicación gratuita de facturación de la AEAT.
Cómo dejarlo documentado en la hoja de encargo
La hoja de encargo debe decir qué facturas emite el despacho, con qué programa, en qué modalidad, con qué representación, qué datos entrega el cliente y en qué plazo, y que la responsabilidad tributaria sigue siendo del cliente conforme al artículo 6 del reglamento.
- Alcance: qué facturas expide el despacho por cuenta del cliente (todas o una serie concreta) y desde qué fecha.
- Sistema: nombre y versión del programa, con referencia a su declaración responsable.
- Modalidad: VERI*FACTU (con envío) o sin envío, y quién conserva los registros en este último caso.
- Representación: apoderamiento inscrito o modelo del Anexo II firmado, con fecha.
- Obligaciones del cliente: entregar datos completos y correctos en un plazo fijado y no emitir por su cuenta facturas de la misma actividad sin avisar.
- Responsabilidad: recordatorio expreso de que el obligado sigue siendo el cliente (art. 6 RRSIF y art. 5 ROF).
- Fin del encargo: qué pasa con las series, los registros y la representación si el cliente se va.
Este texto es orientativo y no sustituye el asesoramiento jurídico sobre su hoja de encargo. Si ya tiene automatizada la entrada de clientes, es el momento de añadir estos campos; vea el alta de cliente automatizada.
Checklist antes de 2027
Seis comprobaciones
Liste los clientes a los que emite facturas
Incluya los que solo le piden «alguna» factura. Anote la fecha que les toca: antes del 1 de enero de 2027 si son contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades; antes del 1 de julio de 2027 el resto. Detalle en el calendario de plazos.
Revise el programa del despacho
Declaración responsable de su versión, apartado de varios obligados y posibilidad de envío en nombre de terceros.
Elija la vía de representación
Apoderamiento inscrito o Anexo II. Recoja las firmas o los apoderamientos antes de la fecha de cada cliente.
Separe las series por cliente
Numeración y encadenamiento independientes, y pantalla que muestre siempre el obligado.
Actualice la hoja de encargo
Con los siete puntos del apartado anterior.
Aproveche el periodo de pruebas
Hasta la fecha de obligación de cada cliente se puede enviar a VERI*FACTU y dejar de hacerlo. Pruebe con un cliente antes de extenderlo a todos.
Para el resto de la cartera (los clientes que facturan por su cuenta), el método está en el checklist Verifactu para despachos y la visión completa en la guía Verifactu para despachos.
Preguntas frecuentes
Si mi despacho emite las facturas de un cliente, ¿quién es el obligado de Verifactu?
El cliente. El artículo 6 del reglamento permite que un tercero cumpla materialmente las obligaciones, pero no exime de responsabilidad al empresario que realiza la operación. El despacho genera y envía los registros; el cliente sigue respondiendo.
¿Necesito apoderamiento para enviar registros de mis clientes?
Necesita representación. La AEAT admite el apoderamiento inscrito en su registro y, para profesionales tributarios, el modelo de colaboración social del Anexo II de la Resolución de 18 de diciembre de 2024, que conserva el despacho y exhibe si se le requiere.
¿Hay que comunicar en el modelo 036 que el despacho factura por el cliente?
No a efectos de Verifactu. La AEAT indica que esa comunicación censal solo se refiere a los obligados en el SII.
Mi cliente me pasa sus facturas hechas a mano para contabilizarlas. ¿Le afecta?
No. Si el cliente emite sus facturas sin sistema informático de facturación y después se las entrega al despacho, la AEAT indica que el reglamento no se le aplica. Contabilizarlas con el programa del despacho no cambia eso.
¿Puedo usar un solo programa para facturar por veinte clientes?
Sí, si el programa separa los registros de cada cliente, mantiene un encadenamiento independiente por obligado, envía lotes de un único obligado y muestra siempre para quién se está facturando. Su declaración responsable debe indicar que admite varios obligados.
¿Puedo usar la aplicación gratuita de la AEAT para facturar por un cliente?
La guía de la AEAT indica que, tras identificarse, se elige si se actúa en nombre propio o en nombre de un tercero mediante apoderamiento previo. Tenga en cuenta que no emite facturas simplificadas y que todo se introduce a mano.
Fuentes y normativa (8)
- Real Decreto 1007/2023, arts. 4, 6 y 13 (texto consolidado)
- Real Decreto 254/2025 (nueva redacción de los arts. 4 y 6)
- Real Decreto 1619/2012, art. 5 (facturación por el destinatario o por terceros)
- Resolución de 18 de diciembre de 2024 de la AEAT, modelos de representación (BOE-A-2024-27600)
- AEAT. FAQ: cumplimiento y delegación
- AEAT. FAQ: ámbitos de aplicación (asesor que recibe facturas, autofacturación foral)
- AEAT. FAQ: sistemas para varios obligados
- AEAT. Guía de usuario de la aplicación gratuita de facturación v1.0 (10-10-2025)
Revisado el por Gerardo Gutiérrez Palenzuela. Si cambia la norma o una fuente oficial, se actualiza el texto y la fecha de revisión.