Contenido (9 secciones)
- No hay homologación ni registro oficial. La declaración responsable es una autocertificación del fabricante, sin firma electrónica obligatoria.
- Debe estar dentro del programa y fuera de él, una por versión, con nombre, código, versión, tipo de uso y datos del productor.
- Si el cliente no actualiza, responde el cliente. Por eso el despacho debe comprobarla y dejar constancia de lo que ha visto.
Cada semana llega a algún despacho la misma pregunta: «¿Este programa está homologado para Verifactu?». Y cada semana algún comercial contesta que sí. La respuesta correcta es que ningún programa lo está, porque la norma no prevé esa homologación. Lo que la norma exige es otra cosa, más sencilla de comprobar y bastante más útil para una asesoría: una declaración responsable del fabricante, versión por versión.
Actualizado a 16 de septiembre de 2026. Fuentes: el artículo 13 del RD 1007/2023, la FAQ de la AEAT sobre certificación y declaración responsable y el documento de ejemplos de declaraciones responsables publicado en la sede.
Por qué nadie puede venderle un programa «homologado»
El reglamento no prevé homologación, certificación externa ni registro previo de programas. Cada fabricante certifica su propio producto mediante una declaración responsable. La AEAT no publica una lista de programas conformes. Cuando alguien habla de «software homologado por Hacienda», usa un término que no está en la norma.
«Corresponderá a la persona o entidad productora del sistema informático certificar, mediante una declaración responsable, que el sistema informático cumple […]»
La AEAT lo confirma en su FAQ: a la pregunta de si un programa debe obtener una certificación externa o registrarse antes de venderse, responde que no. Se trata de una autocertificación del productor. Esto tiene dos consecuencias prácticas para un despacho. La primera: no hay ninguna web oficial donde consultar si el programa de un cliente «vale». La segunda: la única prueba documental disponible es la declaración del fabricante, y hay que ir a buscarla.
Qué es la declaración responsable y quién la firma
Es un documento escrito en el que el productor del programa declara que esa versión cumple el artículo 29.2.j de la Ley General Tributaria, el Reglamento Verifactu y la Orden HAC/1177/2024. La suscribe el productor, con fecha y lugar. La AEAT aclara que no se exige firma electrónica.
Quién la emite depende de quién ha hecho el programa:
| Situación | Quién la emite | Qué debe comprobar el despacho |
|---|---|---|
| Programa comercial estándar | El fabricante, para cada versión | Que exista y corresponda a la versión instalada |
| Programa con módulos o extensiones de otra empresa | Cada productor de un componente que afecte al cumplimiento | Que haya declaración de cada componente relevante |
| Desarrollo a medida por una empresa externa | La empresa que lo desarrolla | Que el contrato incluya la declaración y su actualización |
| Desarrollo propio del cliente (incluida una hoja con macros) | El propio cliente, que pasa a ser productor | Que el cliente sepa que asume ese papel |
| Distribuidor o comercializador | No la emite, pero debe vender productos certificados y conservar las declaraciones | Que pueda entregarla si se la piden |
El comercializador también responde: el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria sanciona tanto a quien fabrica como a quien comercializa programas que no cumplen o que no están certificados estando obligados. Y el artículo 13.3 del reglamento obliga a productor y comercializador a conservar las declaraciones de todas las versiones.
Dónde debe estar y qué datos debe contener
Debe estar en dos sitios: dentro del propio programa, en un lugar fácil de encontrar, y fuera de él, en PDF o texto, para que el cliente pueda verla antes de comprar. Debe identificar el programa, su código, la versión exacta, si funciona solo como VERI*FACTU y los datos del productor.
El artículo 13.2 del reglamento pide que conste «por escrito y de modo visible» en el sistema, en cada versión, y también para el cliente al adquirirlo. El documento de ejemplos de la AEAT sigue esta estructura, que sirve de lista de comprobación:
| Apartado | Qué contiene | Por qué le importa al despacho |
|---|---|---|
| 1.a Nombre | Nombre comercial del sistema | Que coincida con lo que usa el cliente |
| 1.b Código | Código identificador del sistema (dos caracteres) | Identifica el producto en los registros enviados |
| 1.c Versión | Identificador completo de la versión | La declaración vale para esa versión, no para todas |
| 1.d Componentes | Hardware y software, funciones e instalación | Detecta si hay módulos de terceros |
| 1.e Solo VERI*FACTU | Sí o no | Indica si puede funcionar sin envío |
| 1.f Varios obligados | Si da soporte a varios obligados tributarios | Clave si el despacho factura por varios clientes |
| 1.g Firma | Tipos de firma de registros si se usa sin envío | Relevante para la modalidad NO VERI*FACTU |
| 1.h a 1.j Productor | Razón social o nombre, NIF y dirección | A quién reclamar |
| 1.k Declaración | Que cumple la LGT, el RD 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024 | Es el núcleo del documento |
| 1.l Fecha y lugar | Cuándo y dónde se suscribe | Permite fechar la comprobación |
Comprobación en cinco minutos por cliente
Para cada cliente: anote el programa y la versión que usa, localice la declaración dentro del programa o en la web del fabricante, compruebe que la versión coincide, revise si hay componentes de terceros y guarde una copia en el expediente con la fecha de la comprobación.
Cinco pasos, un cliente
Anote programa y versión exacta
No vale «usa el de siempre». Pida una captura de la pantalla de información del programa o de la licencia. Si el cliente factura desde más de un sitio (TPV y programa, tienda online y programa), anote cada uno.
Localice la declaración
Primero dentro del programa, que es donde la norma exige que esté. Si no aparece, en la web del fabricante. Si tampoco, pídala por escrito con la plantilla de más abajo.
Compruebe que la versión coincide
Si la declaración es de la versión 5.2 y el cliente usa la 4.8, esa declaración no cubre lo que tiene instalado. Es una fuente habitual de falsa tranquilidad.
Revise componentes y extensiones
Módulos de TPV, conectores de tienda online o personalizaciones pueden necesitar su propia declaración si afectan al cumplimiento.
Guárdela con fecha
Archive el PDF o la captura en el expediente del cliente y anote la fecha. Si el fabricante publica una versión nueva, la comprobación caduca con ella.
Señales de alarma
Desconfíe cuando el fabricante no localiza la declaración, cuando la declaración no menciona la versión del cliente, cuando el programa ya no tiene mantenimiento, cuando es un TPV antiguo sin actualizaciones o cuando es un desarrollo a medida sin nadie que responda de él.
- El fabricante no encuentra o no envía la declaración. Su plazo para ofrecer productos adaptados venció el 29 de julio de 2025.
- La declaración existe, pero para otra versión distinta de la instalada.
- El programa está descatalogado o el cliente dejó de pagar el mantenimiento hace años.
- TPV o caja registradora antiguos: si imprimen facturas simplificadas, son sistemas de facturación y necesitan su declaración.
- Desarrollo propio o a medida, incluidas hojas de cálculo con macros que generan libros: alguien tiene que asumir el papel de productor.
- El comercial promete «homologación» o «certificado de Hacienda». No existe.
- El cliente tiene un programa antiguo instalado «solo para consultar». Si todavía permite emitir facturas después de su fecha de obligación, su mera tenencia puede ser infracción.
Contratos de mantenimiento plurianual: el matiz de la disposición final cuarta
Los fabricantes debían ofrecer productos adaptados antes del 29 de julio de 2025. Además, la disposición final cuarta del reglamento exige que los programas incluidos en contratos de mantenimiento plurianual estén adaptados antes de la fecha del usuario: 1 de enero de 2027 para sociedades y 1 de julio de 2027 para el resto.
Para el despacho, esto se traduce en una pregunta concreta: ¿el cliente tiene un contrato de mantenimiento en vigor que incluya la actualización? Si lo tiene, la adaptación debería llegarle sin comprar otro programa. Si no lo tiene, conviene saber cuánto cuesta la versión adaptada antes de que el cliente se lo encuentre en diciembre. Las fechas completas están en el calendario de plazos de 2027.
Quién responde si el programa no cumple
Si el programa no cumple por culpa del fabricante, la sanción del productor o comercializador es de 150.000 euros por ejercicio y tipo de sistema. Si el fabricante ofrece la versión adaptada y el cliente no actualiza, la AEAT indica que responde el cliente, con la multa fija de 50.000 euros por ejercicio.
La FAQ de la AEAT aborda el caso del cliente que no quiere actualizar: pasados los periodos transitorios, la responsabilidad es suya y no del productor. Por eso la declaración del fabricante no basta. Hay que comprobar también que el cliente tiene instalada la versión declarada. El desglose completo de multas está en la guía de sanciones de Verifactu.
Cómo registrarlo en el inventario del despacho
Por cada cliente, registre programa, fabricante, versión, si existe declaración responsable, su fecha, dónde está archivada, la modalidad y la fecha de la última comprobación. Con esos campos, el estado de cada cliente se calcula solo, en verde, ámbar o rojo, y la revisión mensual de la cartera se reduce a mirar cuántos rojos quedan.
| Situación | Estado | Siguiente paso |
|---|---|---|
| Declaración localizada y versión coincidente | Verde | Revisar al cambiar de versión |
| Fabricante con adaptación anunciada, sin declaración para su versión | Ámbar | Pedir fecha por escrito y hacer seguimiento |
| Cliente que no sabe qué versión usa | Ámbar | Pedir captura de la pantalla de información |
| Sin declaración, sin mantenimiento o fabricante desaparecido | Rojo | Plan de cambio de programa con tiempo |
| Desarrollo propio sin declaración | Rojo | Decidir si el cliente asume ser productor o cambia de programa |
El método completo de auditoría está en el checklist Verifactu para despachos (fase 2) y la hoja lista para usar en la plantilla de auditoría de cartera. Para la visión general, vea la guía Verifactu para despachos. Si algún cliente factura con hoja de cálculo, revise antes qué dice la AEAT sobre Excel y Word.
Preguntas frecuentes
¿Existe una lista oficial de programas homologados para Verifactu?
No. La AEAT no homologa programas ni publica un registro de programas conformes. El reglamento prevé una autocertificación: la declaración responsable del productor de cada programa, para cada versión.
¿La declaración responsable tiene que estar firmada electrónicamente?
No. La AEAT aclara en su FAQ que no se exige firma electrónica del productor. La declaración debe indicar la fecha y el lugar en que la suscribe, además de los datos del programa y del productor.
¿Dónde encuentro la declaración responsable de un programa?
Debe estar accesible dentro del propio programa y también fuera de él, por ejemplo en PDF en la web del fabricante, para poder consultarla antes de comprar. Si no aparece en ninguno de los dos sitios, pídala por escrito al fabricante o al distribuidor.
¿Una declaración responsable sirve para todas las versiones?
No. El reglamento exige una declaración para cada versión. Si el cliente tiene instalada una versión anterior a la declarada, esa declaración no cubre su programa.
Si mi cliente usa un programa hecho por su sobrino, ¿qué pasa?
Quien desarrolla el sistema es su productor y debe emitir la declaración responsable. Si el programa es propio de la empresa, la declaración la emite la propia empresa. Además, la ley impide sancionar dos veces a la misma persona como productor y como usuario por los mismos hechos.
¿Un TPV necesita declaración responsable?
Si expide facturas, incluidas las facturas simplificadas, es un sistema informático de facturación y necesita la declaración responsable de su productor, como cualquier otro programa.
Fuentes y normativa (6)
- Real Decreto 1007/2023, art. 13 (declaración responsable) y DF 4.ª
- AEAT. FAQ: certificación de los sistemas y declaración responsable
- AEAT. Ejemplos de declaraciones responsables (V0.5.1)
- Orden HAC/1177/2024, especificaciones técnicas
- Ley 58/2003, General Tributaria, arts. 29.2.j y 201 bis
- AEAT. Preguntas frecuentes: cuestiones generales (programa antiguo con histórico)
Revisado el por Gerardo Gutiérrez Palenzuela. Si cambia la norma o una fuente oficial, se actualiza el texto y la fecha de revisión.