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- Excel y Word no están prohibidos. Si solo sirven para escribir, emitir, imprimir y guardar la factura, el reglamento no se aplica.
- La frontera es el procesamiento: si la hoja genera el libro registro, la contabilidad u otro resultado fiscal (por ejemplo, con una macro), es un sistema de facturación.
- No se puede mezclar: quien emite alguna factura con programa tiene que emitirlas todas con programa, salvo la excepción de MiFacturae.
Un caso ficticio, pero muy corriente. Un electricista autónomo de Valladolid lleva doce años haciendo sus facturas con la misma plantilla de Excel. Cambia a mano el número, el cliente y el importe, guarda el PDF y lo manda por correo. En agosto un cuñado le dice que «con Verifactu el Excel está prohibido» y que se compre un programa antes de Navidad. Él llama a su asesor. La respuesta correcta no es «sí» ni «no». Es «depende de para qué use usted esa hoja».
Este artículo explica esa respuesta con las palabras exactas de la Agencia Tributaria. Actualizado a 16 de septiembre de 2026, con las preguntas frecuentes de la AEAT en su versión de 21 de julio de 2026. Si es usted asesor, al final tiene las preguntas que conviene hacer a cada cliente que factura así.
La respuesta corta: depende de para qué use la hoja
Puede seguir facturando con Excel o Word si solo los usa para introducir los datos, expedir e imprimir la factura y guardarla. En ese caso el Reglamento Verifactu no se aplica. Sí se aplica si la hoja, además, procesa esos datos para generar libros registro, contabilidad u otros resultados fiscales, por ejemplo con una macro.
La clave no es el nombre del programa, sino lo que hace con los datos. Una hoja de cálculo puede ser un simple papel con celdas o un pequeño programa de facturación. La AEAT no mira la marca: mira las funciones. Y se reserva el derecho a comprobar, caso por caso, de qué lado de la línea está cada hoja.
Lo que dice la AEAT, palabra por palabra
La AEAT responde en su FAQ de ámbitos de aplicación que el reglamento no afecta a quien usa hojas de cálculo o procesadores de texto solo para introducir datos, expedir, imprimir y conservar facturas. Pone dos ejemplos: un listado con sumas queda fuera; una macro que genera el libro registro de facturas expedidas convierte la hoja en sistema de facturación.
La pregunta oficial habla de hojas de cálculo (cita Excel y Numbers) y de procesadores de texto (cita Word y Pages). Por tanto, el criterio vale igual para Google Sheets, LibreOffice o cualquier herramienta equivalente. Estos son los tres fragmentos que importan, citados de forma literal:
«El reglamento no le afectará si los procesadores de texto o las hojas de cálculo se utilizan exclusivamente para: introducir los datos de las facturas […]»
«Si un usuario utiliza una hoja de cálculo Excel para generar simples listados de facturas emitidas, incluyendo sumatorios […], no le afectará el Reglamento.»
«[…] programando una Macro, para generar el libro registro de facturas expedidas, su hoja de cálculo sí se considerará un sistema informático de facturación.»
La lista completa de la AEAT tiene tres usos permitidos: introducir los datos de las facturas, expedirlas e imprimirlas, y conservar la información de facturación. La misma respuesta añade dos ideas. La primera: la hoja entra en el reglamento si procesa la información para generar directamente los libros registro de IVA o de IRPF, la contabilidad «o cualquier otro resultado» que se use para cumplir obligaciones tributarias. La segunda: la AEAT podrá verificar si la hoja cumple los criterios de un sistema de facturación según las capacidades y herramientas que utilice. En otra FAQ, la del empresario que entrega sus facturas al asesor, la AEAT llega a escribir «Word/Excel no SIF» como ejemplo de facturación sin sistema informático.
Las tres funciones de un sistema de facturación y dónde está la frontera
Según la AEAT, un sistema informático de facturación hace tres cosas: admite la entrada de datos de facturación, los conserva y los procesa para obtener resultados derivados, como libros o contabilidad. Una hoja que solo hace las dos primeras no es un sistema de facturación. La tercera función es la que marca la frontera.
La definición está en la FAQ de conceptos y definiciones. Traducida a lo que ocurre en una oficina, queda así:
| Qué hace la hoja o la plantilla | Función | ¿Reglamento Verifactu? |
|---|---|---|
| Escribir los datos de la factura (cliente, concepto, importe) | Entrada de datos | No, por sí sola |
| Calcular el IVA y el total de esa factura | Parte de la expedición | No, por sí sola |
| Imprimir o guardar la factura en PDF | Expedición | No, por sí sola |
| Guardar las facturas en una carpeta o pestaña | Conservación | No, por sí sola |
| Listado de facturas emitidas con sumas del trimestre | Consulta simple (ejemplo de la AEAT) | No |
| Macro o automatismo que genera el libro registro de facturas expedidas | Procesamiento | Sí: es un sistema de facturación |
| Hoja que produce la contabilidad o los datos de un modelo tributario | Procesamiento | Sí: es un sistema de facturación |
Casos prácticos: dentro, fuera y en zona gris
Una plantilla de Word y un Excel con listado y sumas quedan fuera. Un Excel con macro que genera el libro registro queda dentro. La hoja que exporta datos al programa contable del asesor es zona gris: no hay criterio oficial específico y conviene revisarla caso a caso, con prudencia.
Todos los casos son ficticios. Sirven para ver cómo se aplica el criterio, no sustituyen el análisis de cada situación.
Caso 1. Plantilla de Word con numeración a mano
Una psicóloga emite unas veinte facturas al mes desde una plantilla de Word. Escribe el número, los datos del paciente y el importe, exporta a PDF y archiva el archivo en una carpeta por año. Al trimestre, su gestoría le pide los PDF y los contabiliza con su propio programa. Fuera del reglamento: Word solo sirve para introducir, expedir y conservar.
Caso 2. Excel con una pestaña de resumen trimestral
Un carpintero factura con una plantilla de Excel y tiene una segunda pestaña donde copia cada factura y suma bases e IVA para saber cuánto le tocará pagar. Fuera: es el ejemplo literal de la AEAT del «simple listado» con sumatorios. Conviene vigilar que esa pestaña no acabe convertida en el libro registro que presenta o entrega como tal.
Caso 3. Excel con macro que construye el libro registro
Una tienda de bicicletas tiene un Excel que un sobrino programó con macros: al pulsar un botón genera la factura, la numera sola y vuelca la fila al libro registro de facturas expedidas, que luego se usa para el modelo 303. Dentro: la hoja procesa los datos para generar un libro registro. Además, quien programó la macro pasa a ser el productor del sistema, y ese sistema necesitaría su propia declaración responsable. En la práctica, casi nunca compensa adaptar una hoja así.
Caso 4. Excel que se exporta al programa del asesor
Una academia factura con Excel y cada mes envía a su asesoría un CSV preparado con columnas fijas, que el despacho importa en su programa contable. La hoja no genera el libro por sí misma, pero está pensada para alimentarlo. Zona gris. La FAQ no trata este caso de forma expresa. Mi criterio prudente: cuanto más automatizado esté el paso de la hoja al libro o a la contabilidad, más cerca está de ser un sistema de facturación. Si la exportación la genera una macro o una fórmula compleja, trátela como caso 3.
Caso 5. Excel para unas facturas y programa para otras
Un bar emite tiques con un TPV y hace en Excel las pocas facturas completas que le piden las empresas. Problema: el TPV que emite facturas simplificadas es un sistema de facturación, y la AEAT no admite, con carácter general, que convivan facturas con sistema y facturas manuales. Esas facturas de Excel deberían salir también del sistema. Lo explico en el apartado siguiente.
| Caso | Uso de la hoja | Resultado | Acción razonable |
|---|---|---|---|
| 1. Plantilla de Word | Emitir y guardar | Fuera | Nada obligatorio; revisar una vez al año |
| 2. Excel con sumas | Emitir, guardar, listado simple | Fuera | Vigilar que no se convierta en libro registro |
| 3. Excel con macro | Genera el libro registro | Dentro | Pasar a programa adaptado o a la aplicación de la AEAT |
| 4. Excel que alimenta la contabilidad | Exporta datos preparados | Zona gris | Analizar con el asesor; en la duda, cambiar |
| 5. Excel más TPV | Mezcla con un sistema | Incumple la unicidad | Emitir todo desde el sistema |
La regla que casi nadie cuenta: no se puede mezclar
La AEAT indica que, con carácter general, no pueden convivir facturas emitidas con un sistema informático y facturas manuales. Quien usa un sistema de facturación debe emitir con él toda su facturación. La única excepción que cita es quien factura a mano y usa el programa gratuito MiFacturae para sus facturas a la Administración.
«Con carácter general, no es posible que conviva la emisión de parte de las facturas con un SIF y parte de forma manual.»
Esto afecta sobre todo a comercios y hostelería, que tienen caja registradora o TPV y hacen aparte, «a mano» o en Word, las facturas para empresas. También a profesionales que tienen un programa para una actividad y una plantilla para otra. La excepción de MiFacturae es estrecha: sirve para quien factura sin sistema y necesita emitir facturas electrónicas a la Administración a través de FACe con ese programa gratuito. No cubre un programa comercial conectado a FACe.
Errores frecuentes
- Creer que el reglamento prohíbe Excel o Word. No lo prohíbe: regula lo que hace la herramienta.
- Creer que cualquier fórmula convierte la hoja en sistema de facturación. Calcular el IVA de la factura o sumar un listado no lo hace, según el ejemplo de la AEAT.
- Olvidar la macro heredada. Muchas hojas «de toda la vida» tienen botones que numeran, archivan y generan resúmenes. Hay que abrirlas y mirar.
- Mezclar TPV o programa con facturas en Word. Rompe la regla de unicidad.
- Pensar que, por quedar fuera de Verifactu, la factura no tiene requisitos. Sigue sujeta al Reglamento de facturación (RD 1619/2012): numeración correlativa, datos obligatorios y conservación.
- Confiar en que nadie lo va a mirar. La AEAT se reserva comprobar las capacidades de cada hoja, y la multa por tener un sistema no conforme es fija.
- Esperar a 2027 para decidir. Las sociedades tienen que estar adaptadas antes del 1 de enero de 2027 y el resto antes del 1 de julio de 2027.
Si su hoja está en la frontera: tres salidas
Si su hoja procesa datos o está en zona gris, tiene tres salidas: pasar a un programa de facturación con declaración responsable de su fabricante, usar la aplicación gratuita de facturación de la AEAT si emite pocas facturas completas, o simplificar la hoja para que solo emita y guarde, dejando la contabilidad al asesor.
Las tres salidas, de más a menos cómoda
Programa de facturación adaptado
Es la opción natural si emite muchas facturas o necesita tiques. No existe «homologación»: lo que debe pedir es la declaración responsable del fabricante para su versión. Qué comprobar está en la guía sobre programas «homologados» y declaración responsable.
Aplicación gratuita de la AEAT
Funciona siempre en modalidad VERI*FACTU, emite facturas completas con QR y no cuesta nada. No emite facturas simplificadas y está pensada para quien factura poco. Detalles y límites en la guía de la aplicación gratuita de Hacienda.
Hoja que solo emite y guarda
Quite macros y automatismos que generen libros o contabilidad, y deje ese trabajo al programa de su asesor. Es la opción que la FAQ deja expresamente fuera del reglamento. Documente el cambio (fecha y qué se quitó) por si algún día tiene que explicarlo.
Si no tiene claro si le afecta en general, empiece por el test «¿Me afecta Verifactu?», y compruebe su fecha en el calendario de plazos de 2027.
Qué debería preguntar el asesor a cada cliente que factura con Excel o Word
El asesor necesita cinco respuestas: con qué herramienta emite, si la hoja tiene macros o automatismos, si genera algún libro o resumen que se use para impuestos, si hay otro sistema que emita facturas o tiques, y quién mantiene la hoja. Con eso se clasifica al cliente en fuera, zona gris o dentro.
- ¿Con qué herramienta hace sus facturas: Excel, Word, otra hoja o procesador, programa o TPV?
- ¿La hoja tiene botones, macros o fórmulas que numeren, archiven o pasen datos a otra pestaña o archivo?
- ¿De esa hoja sale algún libro, listado o archivo que se use para presentar impuestos o para la contabilidad?
- ¿Emite también tiques o facturas desde una caja registradora, un TPV, una tienda online u otro programa?
- ¿Quién hizo la hoja y quién la toca cuando algo falla?
Con esas respuestas, el cliente pasa a una de tres columnas del inventario. Si lleva esa auditoría para toda la cartera, el checklist Verifactu para despachos explica el método, y la plantilla de auditoría de cartera trae ya la columna «uso de Excel». La visión completa para asesorías está en la guía Verifactu para despachos.
Preguntas frecuentes
¿Hacienda prohíbe facturar con Excel a partir de 2027?
No. Según la FAQ de la AEAT, si Excel o Word se usan solo para introducir los datos, expedir e imprimir las facturas y conservarlas, el Reglamento Verifactu no se aplica. Solo se aplica si la hoja además procesa los datos para generar libros registro, contabilidad u otros resultados fiscales.
¿Una fórmula que suma el IVA convierte mi Excel en sistema de facturación?
No, por sí sola. La AEAT pone como ejemplo que un listado de facturas emitidas con sumatorios u otras reglas de cálculo no queda afectado. El cambio llega cuando la hoja genera el libro registro, la contabilidad u otro resultado para cumplir obligaciones tributarias, por ejemplo mediante una macro.
¿Y si mi asesor contabiliza las facturas que hago en Word?
Si usted las emite sin sistema de facturación y se las entrega después, el reglamento no se le aplica. La AEAT lo recoge en su FAQ sobre el empresario que factura sin sistema y pasa las facturas a su asesor. Distinto es que el asesor sea quien emite las facturas con su programa: entonces sí hay obligaciones.
¿Puedo hacer los tiques con la caja registradora y las facturas en Word?
Con carácter general, no. La AEAT indica que no pueden convivir facturas emitidas con un sistema informático y facturas manuales. Si la caja emite facturas simplificadas, es un sistema de facturación y el resto de facturas también debería salir de un sistema.
¿Sirve lo mismo para Google Sheets, Numbers o LibreOffice?
Sí. La FAQ habla de hojas de cálculo y procesadores de texto en general y cita como ejemplos Excel, Numbers, Word y Pages. Lo que decide no es la marca, sino si la herramienta solo emite y guarda o si además procesa los datos para obtener resultados fiscales.
Si mi Excel queda fuera, ¿tengo que hacer algo?
No hay obligación Verifactu, pero sí las de siempre del Reglamento de facturación: numeración correlativa, datos obligatorios y conservación. Conviene revisar la hoja una vez al año para comprobar que nadie le ha añadido macros o automatismos, y no mezclarla con otro sistema que emita facturas.
Fuentes y normativa (6)
- AEAT. FAQ sobre hojas de cálculo y procesadores de texto (act. 21-07-2026)
- AEAT. Preguntas frecuentes: ámbitos de aplicación (unicidad, facturación manual, MiFacturae)
- AEAT. Preguntas frecuentes: conceptos y definiciones (qué es un SIF)
- Real Decreto 1007/2023, Reglamento de sistemas informáticos de facturación (texto consolidado)
- Real Decreto 1619/2012, Reglamento de obligaciones de facturación
- Real Decreto-ley 15/2025 (fechas vigentes: 1-1-2027 y 1-7-2027)
Revisado el por Gerardo Gutiérrez Palenzuela. Si cambia la norma o una fuente oficial, se actualiza el texto y la fecha de revisión.