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- La multa por tenencia es del cliente. El artículo 201 bis LGT sanciona al productor del programa y a quien lo usa, no al asesor por el programa de su cliente.
- El despacho entra en juego en tres casos: sus propias minutas, las facturas que emite por cuenta del cliente y el software o las macros que desarrolla.
- El riesgo real es profesional. Se cubre con un aviso escrito, nominal y fechado, una respuesta registrada y una cláusula clara en la hoja de encargo.
Actualizado a 16 de septiembre de 2026. Es la pregunta que más me hacen los titulares de despacho cuando hablamos de Verifactu, y casi nunca en voz alta: si un cliente sigue facturando con un programa sin adaptar y le sancionan, ¿me va a tocar a mí? La respuesta corta es que la multa no, pero el problema puede que sí. Este artículo separa las dos cosas con la norma delante.
Qué dice el artículo 201 bis: a quién sanciona y a quién no
El artículo 201 bis LGT sanciona a dos figuras: a quien fabrica o comercializa un sistema de facturación que no cumple (150.000 € por ejercicio y tipo de sistema) y a quien lo tiene y lo usa (multa fija de 50.000 € por ejercicio). El asesor no aparece como infractor por el programa que utiliza su cliente.
La infracción de tenencia está en el artículo 201 bis.2 de la LGT, introducido por la Ley 11/2021. Castiga la tenencia de sistemas que no se ajusten a lo dispuesto en el artículo 29.2.j), sin la certificación exigida, o con dispositivos certificados alterados. El sujeto infractor es quien tiene el sistema: el empresario o profesional que factura con él. Todas estas infracciones son graves y las multas son fijas, no «de hasta».
| Conducta | Quién responde | Multa |
|---|---|---|
| Fabricar o comercializar sistemas que no cumplen las especificaciones del art. 29.2.j) | Productor o comercializador | 150.000 € por ejercicio con ventas y por cada tipo de sistema |
| No certificar el sistema estando obligado | Productor o comercializador | 1.000 € por cada sistema vendido sin certificado |
| Tener un sistema no conforme o alterado | Usuario (el cliente que factura) | 50.000 € fijos por ejercicio |
La AEAT añade en su pregunta frecuente sobre la declaración responsable un matiz útil: si el cliente no actualiza el programa, o usa uno sin mantenimiento, responde el usuario, no el fabricante. Si ni siquiera el fabricante carga con la tenencia de su cliente, cuesta sostener que la cargue el asesor.
Cuándo el despacho sí es parte: tres situaciones
El despacho tiene obligaciones propias en tres situaciones: cuando factura sus honorarios con un programa, cuando expide materialmente las facturas de un cliente con su propio sistema y cuando desarrolla una herramienta de facturación, aunque sea una macro. En la segunda, la responsabilidad frente a Hacienda sigue siendo del cliente, pero el trabajo material es del despacho.
1. Sus propias minutas
Un despacho que es sociedad tiene que tener su sistema adaptado antes del 1 de enero de 2027. Si es un profesional persona física o una comunidad de bienes, antes del 1 de julio de 2027. Aquí el despacho es un usuario más y le aplica la multa de tenencia como a cualquiera. Las fechas y su norma están en la guía de plazos de Verifactu 2027.
2. Cuando el despacho emite las facturas del cliente
La AEAT distingue dos escenarios en sus preguntas frecuentes sobre ámbitos de aplicación. Si el cliente factura a mano y entrega las facturas al asesor para contabilizarlas, el cliente no está en el Reglamento. Si el asesor expide materialmente las facturas con un sistema informático, el asesor debe generar el registro de facturación y, en la modalidad VERI*FACTU, enviarlo. La responsabilidad sigue siendo del cliente.
El artículo 6 del Reglamento permite delegar ese cumplimiento material, y para enviar registros en nombre del cliente hace falta apoderamiento inscrito o representación por colaboración social, según la FAQ sobre cumplimiento y delegación. Que la sanción sea del cliente no quita que, si el despacho genera mal los registros, el cliente vaya a pedirle cuentas. Este caso tiene su propio artículo: cuando la asesoría emite las facturas del cliente.
3. Cuando el despacho desarrolla la herramienta
Es el caso que más me encuentro y el que menos se ve. Una hoja de cálculo con macros que el despacho diseñó hace años, se la pasó a veinte clientes y genera su libro de facturas emitidas. Esa hoja puede ser un sistema informático de facturación, y quien la creó y la distribuye puede tener la consideración de productor, con las multas de productor. La AEAT también exige declaración responsable al software desarrollado por la propia empresa. Si su despacho está en esta situación, es lo primero que hay que resolver.
El riesgo real: la responsabilidad profesional por no avisar
Fuera del ámbito tributario, el asesor responde ante su cliente por cómo cumple el encargo. Si Verifactu está dentro de lo pactado y el cliente sufre una sanción que un aviso a tiempo habría evitado, puede reclamar daños por la vía contractual. Por eso la pregunta útil no es quién paga la multa, sino qué puede demostrar el despacho.
El Código Civil obliga a indemnizar a quien, al cumplir sus obligaciones, incurre en negligencia (art. 1101). Qué obligaciones tiene un asesor con un cliente concreto depende sobre todo de la hoja de encargo: no es lo mismo llevar la contabilidad y los impuestos de una sociedad que presentar una renta al año. Cuanto más amplio es el encargo, más fácil es que el cliente alegue que esperaba un aviso.
En la práctica, la conversación que quiere evitar es esta. El cliente recibe la sanción, llama al despacho y pregunta: «¿Por qué no me lo dijisteis?». Si la respuesta es «lo dijimos en una reunión» o «mandamos una circular a todos», el despacho está en una posición débil. Si puede enseñar un correo con su nombre, su fecha límite, su programa y la respuesta que dio, la conversación es otra.
Qué prueba sirve y qué prueba no
Sirve un aviso escrito dirigido a un cliente identificado, con fecha, con su plazo concreto, con la consecuencia de no adaptarse y con una petición de respuesta, y la respuesta archivada junto al aviso. Sirve poco una circular masiva sin destinatario nominal, sin acuse ni seguimiento, o un aviso verbal del que no queda rastro.
| Forma de aviso | Qué acredita | Valor práctico |
|---|---|---|
| Comentario en una reunión | Nada, salvo que haya acta firmada | Muy bajo |
| Circular genérica en la web o el boletín | Que el despacho informó en general | Bajo |
| Circular por correo a toda la cartera, sin personalizar | Que se envió a una dirección, no qué sabía cada cliente | Bajo o medio |
| Correo nominal con fecha límite, programa detectado y petición de respuesta | Qué se le dijo a ese cliente y cuándo | Alto |
| Lo anterior, con la respuesta del cliente archivada | Qué decidió el cliente | Muy alto |
| Documento de conformidad firmado por el cliente que decide no adaptarse | Que asumió la decisión informada | Muy alto |
Para que un aviso sea útil necesita cuatro elementos. Uno: el destinatario, con nombre y NIF. Dos: su fecha, que no es la misma para una sociedad que para un autónomo. Tres: lo que el despacho sabe de su forma de facturar («nos consta que factura con el programa X, versión Y»). Cuatro: la consecuencia, con la norma, y una pregunta que pida contestación. Tiene un modelo con estas partes en la carta de aviso Verifactu para clientes.
Una cláusula para la hoja de encargo
La hoja de encargo es el sitio para dejar claro qué hace el despacho con Verifactu y qué no. Conviene que diga que el despacho informará de la obligación y del plazo, que la elección y el mantenimiento del programa de facturación corresponden al cliente y que el cliente se compromete a comunicar cualquier cambio de sistema.
Este es un texto de partida. Es orientativo, y le recomiendo que lo revise un abogado antes de incorporarlo a sus contratos:
Si el despacho sí emite facturas por cuenta de algún cliente, la cláusula debe decir lo contrario para ese cliente y recoger el apoderamiento o la colaboración social que se utilizará. Una misma plantilla para toda la cartera suele fallar justo en esos casos.
El cliente que se niega: cómo cerrar el expediente
Si el cliente decide no adaptarse, la decisión y la responsabilidad tributaria son suyas. Al despacho le toca registrar esa decisión: aviso inicial, recordatorio, respuesta o silencio, y, si es posible, un documento firmado en el que el cliente reconoce que ha sido informado. Con eso, el expediente queda cerrado de su lado.
Secuencia que utilizo con los despachos
Primer aviso nominal
Con su fecha límite, su programa y una petición de respuesta. Se archiva el envío con fecha.
Recordatorio a los 30 días si no hay respuesta
El silencio también se anota. Un segundo envío a otra dirección o por otro canal refuerza la prueba.
Llamada con nota escrita
Si sigue sin responder, una llamada breve y un correo posterior que la resuma: «Como hablamos hoy…». El correo es lo que queda.
Documento de decisión informada
Si el cliente dice que no va a cambiar de programa, pídale que firme una línea: ha sido informado de la obligación, de su fecha y de la sanción, y decide no adaptarse por ahora.
Revisión antes de la fecha límite
Un último aviso uno o dos meses antes de su fecha. Muchos clientes cambian de opinión cuando la fecha está cerca, y conviene que la puerta siga abierta.
Seguir o no con un cliente que se niega es una decisión comercial del despacho, no una obligación. Lo que sí le recomiendo es no guardar sus facturas en un formato que dé a entender que el despacho las valida.
Plantilla de registro por cliente
Basta con una fila por cliente con diez campos: NIF, forma jurídica, fecha límite, cómo factura, programa y versión, declaración responsable, fecha del aviso, canal, respuesta y próximo seguimiento. Lo importante es que el aviso y la respuesta estén juntos y que nadie tenga que buscarlos en la bandeja de un compañero.
| Campo | Ejemplo ficticio | Por qué importa |
|---|---|---|
| Cliente y NIF | Talleres Ejemplo, S. L. · B00000000 | Identifica al destinatario del aviso |
| Fecha límite | Antes del 1-1-2027 (contribuyente del IS) | Demuestra que el aviso era para ese cliente |
| Cómo factura | Programa de escritorio sin mantenimiento | Justifica el nivel de riesgo |
| Declaración responsable | No localizada | Es el dato que decide el estado |
| Aviso enviado | 02-10-2026, correo a administración | Fecha y canal |
| Respuesta | 09-10-2026: cambiará en noviembre | La decisión del cliente, con su fecha |
| Próximo seguimiento | 15-11-2026 | Evita que el expediente se quede abierto |
Si prefiere partir de una hoja ya montada, tiene la plantilla de auditoría de cartera, con la fecha y el estado calculados. El método completo, en seis fases, está en el checklist Verifactu para despachos, y la visión general, en la guía de Verifactu para asesorías.
Errores frecuentes
- Dar por hecho que «el programa del despacho ya cumple» resuelve también a los clientes. Son obligaciones separadas.
- Enviar una sola circular y no registrar quién contestó.
- Poner la misma fecha a todos. Una comunidad de bienes o un autónomo tiene hasta julio de 2027; una sociedad, hasta enero.
- Decir a los clientes que Excel está prohibido. La AEAT dice que, si solo sirve para emitir e imprimir, el Reglamento no se aplica. Un aviso con un error de fondo pierde valor.
- Olvidar las macros o plantillas que el propio despacho reparte a sus clientes.
- Emitir facturas por cuenta de un cliente sin apoderamiento ni cláusula que lo recoja.
Preguntas frecuentes
¿Puede Hacienda sancionar al asesor si su cliente usa un programa no adaptado?
El artículo 201 bis LGT sanciona al productor del programa y al usuario que lo tiene. No incluye al asesor como infractor por el programa de su cliente. Otra cosa es que el despacho haya colaborado activamente en una infracción, que es un supuesto distinto del art. 42.1.a) LGT, o que desarrolle él mismo la herramienta.
¿Tengo obligación legal de avisar a mis clientes de Verifactu?
El Reglamento no impone ese aviso a los asesores. El deber nace de la relación profesional y de lo pactado en la hoja de encargo. Por eso conviene avisar por escrito y dejar claro en el encargo qué hace el despacho y qué corresponde al cliente.
¿Sirve una circular enviada a toda la cartera?
Sirve como información general, pero acredita poco sobre cada cliente. Un aviso con el nombre del cliente, su fecha límite, su forma de facturar y una petición de respuesta, archivado junto a la contestación, tiene mucho más valor práctico.
Si emito facturas en nombre de un cliente, ¿quién es el responsable?
Según la AEAT, la responsabilidad sigue siendo del cliente, aunque el despacho genere los registros y, en VERI*FACTU, los envíe. Para enviarlos necesita apoderamiento inscrito o colaboración social. Frente al cliente, el despacho responde de hacer bien ese trabajo.
¿Qué hago si un cliente me dice que no piensa cambiar de programa?
Regístrelo. Guarde el aviso, la respuesta y, si puede, un documento firmado en el que reconozca que ha sido informado de la obligación, la fecha y la sanción. Envíe un último recordatorio antes de su fecha límite.
¿Una macro de Excel que doy a mis clientes me convierte en productor?
Puede. Si la hoja procesa las facturas para generar libros registro o contabilidad, la AEAT la considera un sistema informático de facturación, y quien la desarrolla y la distribuye puede quedar sujeto a las obligaciones del productor, incluida la declaración responsable. Revíselo antes que nada.
Fuentes y normativa (7)
- Ley 58/2003, General Tributaria (arts. 29.2.j, 42 y 201 bis), texto consolidado
- Real Decreto 1007/2023, Reglamento de sistemas informáticos de facturación (arts. 3, 4 y 6)
- AEAT. Preguntas frecuentes: ámbitos de aplicación (actualizadas a 21-07-2026)
- AEAT. Preguntas frecuentes: cumplimiento y delegación
- AEAT. Preguntas frecuentes: certificación y declaración responsable
- Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre (fechas vigentes)
- Código Civil (art. 1101), texto consolidado
Revisado el por Gerardo Gutiérrez Palenzuela. Texto informativo, no asesoramiento jurídico. Si cambia la norma o el criterio de la AEAT, se actualiza el texto y la fecha de revisión.